Лекція №4

Текст документа

План

1. Текст документа та його логічні елементи: вступ, доказ, закінчення.

2. Документи з високим та низьким рівнем стандартизації.

3. Оформлення сторінки документа.

4. Правила написання тексту документа.

5. Етикет ділових паперів.

Література

1. Глущик С. В. ін. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К., 2005.

2. Коваль А. П. Культура ділового мовлення. - К.: Вища школа, 1982.

3. М. Зубков. Сучасне українське ділове мовлення: Навчальний

посібник. – Харків., 2001.

4. Зоряна Мацюк, Ніна Станкевич Українська мова професійного

спілкування.- К.: Каравела, 2005.

5. Молдаванов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. - К.: Техніка, 1992.

6. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. - К., 2002.

Текст - головний елемент документа. Це сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. Через це підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій в документуванні й діловодстві.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі зазначається привід, що призвів до укладання документа. У доказі викладається суть питання (пояснення, міркування, посилання на законодавчі акти тощо).У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення - поінформувати адресата про якийсь факт, обставини тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи - складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотньому порядку - спочатку викладається І закінчення, а потім доказ. Вступ в таких документах відсутній.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою, оформляються на бланках чи стандартних аркушах, у них мають бути якнайточніше збережені основні конструкції й формулювання тексту – зразка. Це контракти, договори, угоди, статути, доручення, накладні, квитанції.

2

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. Такі документи поділяються на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, протокол).

В описі характеризуються люди, предмети, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (характеристика, наказ, звіт, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні визначення, думки розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу (листи). Розрізняють два основні види доказів - дедуктивний, коли думка розкривається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297*210 мм) та А5 (148*210 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве - 35 мм; праве - не менше 8 мм, верхнє - 20 мм; нижнє - 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні - на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци, які пов'язані логічним зв'язком.

Абзац - це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від одної думки до іншої.

Типовий абзац має три частини:

1. зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що говориться в абзаці);

2. фраза (міститься основна інформація абзацу);

3. коментарі (підводиться підсумок того, про що говорилося в абзаці).

3

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його величина, треба пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики не нумеруються. Існує дві системи нумерації: традиційна й нова.

Традиційна базується на використанні знаків різних типів - римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д...

І. II. III. IV. V...

1.2.3.4.5...

1)2)3)4)5)...

а) б) в) г) д)...

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф, розділ, частина. Вони теж нумеруються.

При рубрикації тексту треба дотримуватися таких правил:

1) нумерування рубрик, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, треба враховувати:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи 1.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають в себе також номери розділів - 1.1.; 1.2.;

1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту -1.1.1.;

1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до кожної частини документа. Найзагальніші принципи, яких треба дотримуватися при підготовці

тексту документа, - це об'єктивність, логічна послідовність, повнота інформації, ясність, точність, переконливість тощо.

Об'єктивність тексту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні точно відповідати нормам адміністративного права. Службові папери

4

оформляють переважно від імені юридичної особи, тому суб'єктивний момент в оцінці фактів, подій повинен бути зведений до мінімуму.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах документів, де зовсім виключаються суб'єктивні елементи.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв'язок між елементами тексту.

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзаци та ін.

Повнота інформації полягає в тому, що всі складники думки мають в тексті своє словесне вираження, немає двозначності, зміст документа вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Ясність забезпечується точним добором слів, термінів, вдалим виділенням основної думки і т. ін.

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням

(аргументуванням) висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних.

Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремими додатками. Не треба забувати, що психологічні докази мають неабияку силу переконання.

Лаконічність викладу досягається добрим обдумуванням змісту документа, складанням його плану, добором аргументів. Лаконічним є такий документ, в якому немає зайвих слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини у висловлюваннях.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту висловлювання з реальною дійсністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови. Точним мовлення може бути за умови знання предмета мовлення, знання мови, володіння її лексичним багатством. Найбільше можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми.

Доречним є текст, в якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення Доречність мовлення нерозривно пов'язана з його чистотою. Для чистоти мовлення важливим є вживання слів, що відповідають літературній нормі. Руйнують чистоту мовлення діалектні, просторічні слова, канцеляризми, професіоналізми, іншомовні слова. Надмірне використання їх засмічує мову, робить її громіздкою, важкою для сприйняття. Ці слова варто вживати лише в разі потреби. Щодо іншомовних слів, то треба використовувати ті, які стали міжнародно визнаними - фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв'язків, діловодства, зовнішньої торгівлі: віза, гриф, бланк, кредит, штраф тощо.

5

У діловому мовленні особливо актуальною є проблема штампів-готових зразків для висловлювання думки: вищезазначені, що нижче підписалися, беручи до уваги, зупинитися на питанні, доводити до відома, взяти за основу. Недоречне їх використання призводить до беззмістовної фрази, до неконкретного змісту. Не варто переносити в усне мовлення кліше писемного ділового мовлення, які в документі є логічними зв'язками між частинами. Канцеляризми - складні, громіздкі слова та фрази. За формою вони відповідають нормам літературної мови, що утруднює боротьбу з ними:

у справі підвищення кваліфікації на сьогоднішній день ми маємо...

Має місце наявність порушення техніки безпеки виробництва...

Виконати планове завдання по лінії усіх показників...

Належить розробити заходи щодо усунення наявних недоліків...

Вирішили акцентувати увагу на впровадженні нових форм організації праці...

Приступили до конкретної реалізації намічених планів...

Беззмістовною мову робить і надмірне вживання вставних слів, які нічого не виражають у тексті: значить, отже, взагалі, ну, так би мовити, розумієте, буквально та ін. Часте вживання "пустих слів" створює враження некомпетентності, нерішучості, низької мовної культури.