Планування презентації
Термін "презентація" одночасно позначає процес представлення матеріалу аудиторії та сам документ, в якому міститься текст і мультимедіа-матеріали. Від промовця з презентацією потрібне не лише уміння створити документ і грамотно оформити його, а й мистецтво донести його вміст до аудиторії.
Професіонали стверджують, що 95% успіху презентації визначаються ще до її початку. Щоб розробити успішний план, потрібно відповісти на наступні питання:
Хто ваші слухачі?
Чи будуть учасники виступати з повідомленнями, подібними вашому?
Скільки часу у вас буде на повідомлення?
Як ви зачнете свій виступ?
Скільки чоловік вас слухатиме?
Як правило, планування презентації містить наступні пункти.
1. Визначите мету.
Зазвичай існує деяка мета, котра висловлюється вголос і сформульована в заголовку. Але, крім того, є мета, що не висловлюється, яка полягає в тому, щоб після завершення вашого виступу слухачі думали про предмет певним чином і головне - поступали так, як це потрібно вам. Хоч би ті з них, кому надалі належить приймати рішення по темі вашого виступу.
Це справедливо для багатьох презентацій, будь-то пропозиція з продажу товару або переговори про прийом на роботу.
Для визначення мети варто відповісти на питання: "Що б ви хотіли, щоб зробили слухачі після завершення презентації, і як ви зрозумієте, що мета досягнута"?
Якщо ви хочете керувати думкою аудиторії, насамперед треба отримати уявлення про цілі цієї аудиторії. Спробуйте зрозуміти, що об'єднує цих людей. Управління без інформації неможливе. Якщо в аудиторії знаходиться людина, від враження якого залежатиме успіх, досягнення вашої мети, то про таку людину необхідно отримати максимум інформації. Спробуйте вгадати його мрію і розповісти в презентації, як її досягти з вашою допомогою або за допомогою вашого проекту.
Продумайте, як переконати аудиторію. Знання питання підкаже вам аргументи, проте корисно врахувати і словарну базу вашої аргументації. Дослідження Йельського університету свідчить, що серед слів, які найбільшою мірою здатні переконати людину, лідирують наступні: Ви, Гроші, Зберегти, Новий, Результати, Легко, Здоров'я, Безпека, Любов, Відкриття, Доведене, Гарантія.
2. Сформулюйте висновок.
Висновок - це найважливіша частка презентації, саме в цій частці робляться головні висновки. Формулювання цілей в тому вигляді, як вони мають бути представлені вами - це завдання презентації загалом. Саме тут вирішується, стануть ваші слухачі вашими союзниками або ні, куплять вони рекламований товар або ні і т.д.
Висновок настільки важливий, що корисно вивчити його напам'ять.
Професіонали продумали можливі сценарії висновку і навіть привели їхню класифікацію. Наприклад, можливі варіанти висновку і їхні назви наводить в своїй книзі "Презентації плюс" відомий маркетолог, співробітник фірми IBM Девід А. Піплз.
Висновок "Щасливий кінець" передбачає перерахування сильних сторін і переваг предмету вашого викладу. Висновок "Міст над бурхливими водами" має на увазі, що ви покажете, які властивості вашого продукту дозволяють потенційному споживачеві мінімізувати ризик і досягти поставлених цілей. У висновку "Айсберг" останній слайд із змальованим айсбергом зведе воєдино факти, докази, і приклади, що знаходяться під поверхнею води і підтримують вершину айсберга. Висновок "Головоломка-конструктор": потрібно розбити цілі аудиторії на декілька частин і показати, як ваші рекомендації дають рішення для кожної частини, забезпечуючи спільне рішення. І нарешті, "Емоційний висновок" може завершуватися цитатою.
Будь-який висновок повинен включати вираз подяки, повідомлення контактної інформації, пропозицію відповісти на питання аудиторії.