Страница | 8

1. ТЕМА 1. Документальное обеспечение управленческого труда

Организация делопроизводства. Документы и их виды.

Один отдельный документ — это единственный акт документирования. На предприятии разрабатывается огромное множество документов, определённым образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой и составляющих системы документации. Мы будем работать с системемой организационно-распорядительной документацией (ОРД).

Деятельность предприятий характеризует совокупности документов, определённым образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой и составляющих системы документации.

Вопросы делопроизводства описываются унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В Республики Беларусь стандартом этой системы является СТБ 6.38-95, введённый в действие с 1 августа 1996 года.

Полное название стандарта - СТБ 6.38-95, «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на любые организации, как на государственные, так и негосударственные.

Стандартом РБ дано следующее определение документу: документ –это зафиксированная каким-либо образом (не обязательно на бумаге информация, которую можно использовать в последующем.

К информации предъявляются два жёстких требования: во-первых, она должна быть своевременной, а во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.

Виды документа:

Документы подразделяются на служебные и личные

Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих должностных лиц.

К Личным относятся документы, созданные отдельными гражданами;, автобиография, заявления, доверенность, расписка, письма, предложения; Другие.

Служебные документы подразделяют на следующие группы:

1.Организационно-распорядительная документация (ОРД)

Её подразделяют на пять основных групп:

1.1 организационная - положения, уставы, инструкции, правила протоколы

и правила;

1.2 распорядительная - постановления, распоряжения, приказы пс

организационным вопросам;

1.3 информационно-справочная — письма, телеграммы, телефонограмм':,

акты, справки, таблицы, отчёты, докладные и объяснительные записки,

договора, контракты;

1.4 документы, связанные с оформлением трудовых соглашений (графики отпусков, трудовые соглашения, документы о личном составе:

• приказы о личном составе, личные дела, характеристики;

• оформление поощрений и взысканий ).

1.5. предложения, заявления, и жалобы граждан.

2.Вторая группа служебных документов по месту составления:

Внутренние и внешние.

Внутренние документы создает сама организация, предприятие^ процессе документирования.

Внешние - приходят извне, от других организаций, предприятий;, учреждений и граждан.

З.По сложности содержания:

Простые и сложные.

К простым относят документы, отражающие один вопрос, одну тему. Ч В сложных содержание посвящено нескольким вопросам, темам.

4.По форме:

Документы могут быть:

• индивидуальные, составленные по произвольному признаку;

• - типовые, представляющие собой текст-образец;

• трафаретные, когда часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация).

5.По стадиям создания.

Документы делятся на оригиналы и копии.

Оригинал - это документ, созданный в первый раз.

Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала,

засвидетельствованного в установленном порядке.

Различают несколько видов копий. К наиболее распространённым относятся: выписка - это копия части документа, которая выдается на руки.

Отпуск - полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело организации отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой реквизитом «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Общий вид копий представляет дубликат. Дубликат выдают в случае утери владельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и т.д

Тема 2.Стандартизация и унификация форм документов, Реквизиты документа. Формуляр документа.

Резкое увеличение объёма информации в современном обществе, рост числа организаций, развитие промышленности, расширение экономических и культурных связей привело к огромному потоку документов. Единственном шагом к наведению порядка в потоках информации было утверждение нескольких стандартных видов документов, т.е. стандартизация документации. Появилась потребность в автоматизации обработки документов, невозможной без создания унифицированных (т.е. типовых) форм документов.

1). Массовое производство различных механизмов и приспособлений для

хранения бумаг и работ с ними - папок, скоросшивателей, конвертов и т.д.

потребовало унификации форматов (т.е. размеров) бумаги, на которой

печатались документы.

В 20-е годы XX века в СССР была введена система типовых форматов

бумаг, основанная на широко распространённых в Европе немецких

форматор.

В качестве основного был выбран формат в виде прямоугольника со

сторонами 841мм х 1189 мм. Каждый последующий формат получают из

предыдущего делением пополам.

Форматы потребительских бумаг, действующие на сегодняшний день в Республике Беларусь:

Таблица 1

Форматы потребительских бумаг (мм)

Д0-841хП89 А1- 594x841

А2 - 429 х 594 A3-297x420

А4-210x297 А5-148x210

А6-105x148 А7-74x105

А8-52х74 А9-37х52

А10-26х37 А11-18х26

А12-13х18 А13-9х13

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4

(210x297) и А5 (148x210). Некоторые виды документов, содержащие

таблицы и графики (ведомости, планы и т.п.) оформляются на формате A3

(297x420). Если в Европе наиболее распространены немецкие форматы,

которые совпадают с нашими, то США и Канада используют свои

форматы. Например, А4 (216x279).

2). При составлении документов следует учитывать стандартные размеры полей. Установлены минимальные размеры полей:

левое - 20 мм

правое- 10 мм

верхнее-15 мм нижнее-20 мм

Меньшие поля использовать не рекомендуется. Указанные размеры полей

являются стандартными для оперативной переписки.

Для документов долговременного и постоянного сроков хранения;

которые нужно переплетать или подшивать, а также для бланков

документов (служебные документы) поля должны быть следующими:

левое-30 мм

правое- 10 мм

верхнее-20 мм

нижнее-20 мм

3). Следующим этапом упорядочения документов была их унификация по

форме, т.е. разработка так называемых формуляров документов.

Каждый документ состоит из нескольких элементов, которые называются

реквизитами. :i

Реквизит документа - это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Числи реквизитов, составляющих документы, определяется их видом> назначением и другими факторами.

Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.

Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром

документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-95.

В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиту,

присущие всем видам организационно-распорядительных документов,

изложены правила грамотного написания и оформления каждого

реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе

бумаги.

1 — Государственный герб Республики Беларусь; 2 — эмблема организации; 3 — код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); 4 — код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); 5 — наименование вышестоящей организации; 6 — наименование организации; 7 — наименование структурного подразделения; 8 — почтовый адрес отправителя; 9 - номара данные (номер счета, наименование банка и т.д.); 10 - название вида документа; 11 - дата; 12 — индекс документа; 13 — ссылка на индекс и дату входящего документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — гриф ограничения доступа к документу; 16 — адресат;

17 — гриф утверждения; 18 — резолюция; 19 — заголовок к тексту; 20 — отметка о контроле; 21—текст; 22 — отметка о наличии приложения; 23 — подпись; 24— гриф согласования; 25— визы; 26— печать; 27 — фамилия исполнителя и номер его телефона; 28— отметка о заверении копии; 29—отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30— отметка о переносе данных на машинная носитель; 31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов); 32— предупредительный знак.