Обсуждение задания

Назначьте личную встречу с человеком, которому вы собираетесь делегировать задание.

Сотрудничество - это важный момент в делегировании. Поэтому вы должны встретиться лично.

Хорошо подготовить к дискуссии краткое изложение ключевых вопросов. Вы можете сделать это самостоятельно или попросить об этом одного из сотрудников

Четко опишите, задание, проект или функцию.

Определите цель задания, и как оно вписывается в общую картину.

Определите ответственность сотрудника.

Определите, кто еще будет вовлечен в выполнение задания, и опишите их роли.

Определите реальные сроки выполнения задания.

Предоставьте информацию, в которой может возникнуть необходимость.

Оговорите стандарты выполнения, мерки успеха и уровень ответственности.

Установите контрольные точки для качества времени и цены.

Объясните сотруднику, что выполнение задания должно соответствовать установленным стандартам.

Определите ресурсы, и какие из них доступны.

Определите материалы и физические ресурсы, необходимые для задания и убедитесь в их доступности.

Если необходимо, подберите дополнительный персонал.

Узнайте у сотрудника, какая помощь ему понадобится в выполнении задания.

Определите, есть ли необходимость в тренинге или коучинге и как их лучше провести.

Если сотрудникам необходимо развить какие-то новые навыки, согласуйте план тренинга.

Обсудите необходимость коучинга и составьте расписание, приемлемое для обеих сторон.

Назначьте дату совещания, на котором будет рассмотрено продвижение задания и необходимость дополнительного тренинга или коучинга.

Определите уровень полномочий, который вы будете делегировать.

Принимать и воплощать решения без предварительной консультации с вами.

Принимать решения и уведомлять вас прежде, чем они будут выполнены.

Давать рекомендации при принятии окончательного решения.

Предоставлять вам несколько альтернатив, чтобы вы сделали выбор.

Обеспечивать вас информацией необходимой для принятия решения (с участием сотрудника).

Согласуйте параметры окончательного исполнения и обратной связи.

Установите систему регулярных отчетов (например, встречи раз в неделю или раз в месяц, отчеты раз в месяц).

Согласуйте параметры обратной связи. Он не будет назойливой, если вы заранее обговорите, когда и как она будет осуществляться.

Согласуйте, каким образом вы должны быть вовлечены в выполнение задания, если она окажется под угрозой или возникнут непредвиденные проблемы.

Часто задаваемые вопросы

Что делегировать?

Проанализируйте вашу рабочую нагрузку и решите, какие задания, проекты и функции требуют именно вашего участия.

Определите рутинные задания, специфичные проекты, или отработанные функции которые легко могут быть выполнены другими сотрудниками или временными работниками.

Определите, какие задания требуют минимального коучинга или тренинга без отрыва от производства.

Определите, какие задания могут быть выполнены, если коучинг проведете вы или ваши коллеги.

Определите, какие задания потребуют привлечения ресурсов вне вашей организации.

Как сделать так, чтобы мои сотрудники не считали, что я перекладываю на них свою работу?

Балансируйте между делегированием рутинных заданий и заданий, которые стимулируют интерес и профессиональный рост сотрудников.

Распределяйте "грязную работу" не одному, а нескольким сотрудникам, в том числе и себе, это создаст атмосферу совместного выполнения необходимой работы.

Старайтесь дать людям здания, которые кажутся им привлекательными.

Обсудите возможные с их точки зрения преимущества и шансы.

Можно ли использовать делегирование, как проверку способностей человека, прежде чем дать ему повышение по службе?

Да! Это поможет сотруднику понять, какая ответственность ждет его на новом посту. Это поможет вам обоим оценить, способен ли сотрудник справиться с новой должностью. Если нужен дополнительный тренинг, он может быть представлен как этап продвижения по службе.

Что делать, если я не могу подобрать сотрудника для выполнения задания?

Проведите тренинг или коучинг, чтобы получить необходимые данные.

Ищите вне вашей группы или организации. Вы можете делегировать задание сотруднику другого отдела или нанять человека на определенный срок.

Попробуйте разбить задание на небольшие части, для выполнения которых у вашего персонала достаточно квалификации.

Как мне делегировать задание на более высокий уровень?

Делегирование на более высокий уровень - это приемлемая просьба о помощи, а не попытка перевесить свои проблемы на другого менеджера.

Важно понимать, что менеджеры могут обращаться на более высокий уровень управления, от лица людей, которые занимаются каким-то заданием или проектом.

Как эффективно делегировать?

Определите возможности персонала.

Доверяйте этим возможностям.

Сосредоточьтесь на желаемом результате, а не на том, как задания следует выполнять.

Рассматривайте делегирование как возможность дать сотрудникам развить новые навыки и проявить себя.

Всегда старайтесь делегировать так, чтобы максимально эффективно использовать ресурсы.

Четко объясняйте задания и предоставляйте ресурсы для их успешного выполнения.

Обеспечьте постоянную обратную связь и помогите сотруднику, если он допустил ошибку.

Избегайте обратного делегирования - не следует автоматически принимать решения и решать проблемы за ваш персонал. Сосредоточьтесь на выработке альтернатив.