Составление задания

Проведение обсуждения. Главная цель обсуждения (дискуссии) по делегированию - четко объяснить задание и получить обязательство сотрудников. Открытый разговор и доверие являются здесь критическими факторами. Чтобы добиться этого, в вашу дискуссию полезно включить:

Четкое определение проекта, задания, или функции и область ответственности, которую вы делегируете.

Обзор стандартов и критериев успеха и назначение крайних сроков исполнения.

Обзор необходимых ресурсов и возможной помощи, коучинга, тренинга.

Описание уровня полномочий, который вы делегируете.

План исполнения и получения обратной связи, чтобы можно было проследить продвижение.

Передача полномочий. Следует с самого начала четко определить границы. Объем полномочий, который вы передаете, зависит от способностей сотрудника и вашего доверия. Вы можете:

Проанализировать, насколько успешно сотрудник принимал решения в прошлом.

Определить, какой минимальный объем полномочий требуется для успешного завершения работы.

Рассмотреть последовательность неправильных решений, принятых вашим персоналом, и понять степень риска.

После того как вы определили уровень полномочий, обсудите его с людьми, которые вовлечены в выполнение задания.

Контроль над заданием

Отслеживание заданий. В зависимости от сложности и количества делегированных заданий, вы можете использовать одну из этих техник:

Папки для каждого задания и проекта.

Журнал регистрации, в котором отслеживаются все задания, проекты и функции в вашем отделе.

Большой настенный календарь.

Встречи с сотрудниками.

Письменные отчеты.

Специальное программное обеспечение для ведения проекта.

Шаблонные отчеты доступные на сетевом диске.

Поддержка. После того как задание делегировано, вам следует поддержать сотрудника без излишней назойливости. Вы избежите ее, если:

Заранее определите некоторые трудности, основываясь на опыте предыдущих проектов.

Продолжите снабжать сотрудника необходимой информацией, которая может иметь значение для выполнения задания.

Просмотрите запросы по ресурсам и решите, какие из них вы можете выполнить.

Определите все кадры, соответствующие полномочиям, которые вы делегировали.

Будете советовать и направлять, только если вас просят.

Сосредоточитесь на результатах, а не на методе их достижения.

Определите для сотрудника, в каких случаях он может прибегать к вашей помощи; например, какие-то неожиданные крупные проблемы или завершение проекта под угрозой.

Преодоление препятствий

Обратное делегирование. Происходит в том случае, если сотрудник, которому вы поручили задание, возвращает его вам или ждет, что вы решите какую-то проблему или примете решение. Удержитесь от искушения взяться за это. У вас есть возможность завоевать доверие сотрудника, если вы:

Выразите позитивное отношение к тому, что уже многое сделано.

Поможете разобраться в ситуации.

Выразите уверенность в умении сотрудника принимать решения.

Поддержите его в принятии решения.

Обеспечите коучинг или просто обучение для освоения новых навыков.

Если ваш сотрудник испытывает значительные трудности в процессе выполнения задания, обсудите с ним ситуацию, активно побуждайте его находить собственные варианты их преодоления, поддержите намеченные им шаги. Не переделывайте задание, которое было делегировано, если его выполнение не соответствует вашим ожиданиям. Укажите подчиненным, что и почему Вас не устраивает, попросите переработать задание.

Если вам наверняка ясно, что задача действительно не по плечу этому человеку, и при этом невмешательство в ситуацию чревато серьезными рисками, перепоручите задание более опытному сотруднику. В любом случае Вы не должны браться за дело сами.