Задание по дисциплине "делопроизводство и корреспонденция" составление и оформление информационно-справочных документов

Цель задания: ознакомиться с видами информационно-справочных документов, обязательными для их составления реквизитами, научиться составлять документы с использованием компьютера.

Методические указания:

Подавляющее большинство документов (создаваемых в организациях и поступающих в нее извне) содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, протоколы, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

1. Справки

Для отражения производственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках составляются справки. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

- с информацией о фактах и событиях служебного характера;

Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы (внутренние), составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций (внешние), должны быть подписаны руководителем предприятия. Внешние справки должны обязательно иметь заголовок к тексту, раскрывающий их содержание или указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в них.

Справки составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. Справка по производственным вопросам может составляться по запросу руководства и содержать информацию по производственной тематике.

Например:

Справка по производственным вопросам

Пример справки

ЗАО «Оргкомплект» Директору

Московский филиал ЗАО «Оргкомплект»

СПРАВКА А.Б. Иванову

15.04.2000 №1

Москва

о закупке мебели и оборудования

В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в I квартале 2000 г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

Вид комплекта	Количество (шт.)	Стоимость (руб.)	Место установки

Справка составлена на основании……………………………………

Главный бухгалтер Личная подпись В.П. Медведев

Павлова Анна Петровна 449 28 32

- справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.

Справка с места работы

Наименование предприятия Место предоставления справки

Адрес предприятия Тел. Факс

СПРАВКА

00.00.03 №

Леонова Оксана Анатольевна работает

экономистом отдела маркетинга ____________________________________________

(наименование предприятия)

с окладом руб. в месяц.

(цифрами и прописью)

Директор Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

М.П.

Справки с места работы, подтверждающие трудовой стаж и оплату труда работника, составляются на бланке предприятия формата А-5. Бланк справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведения, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например: "Детсад № 72"). Если в справке отсутствуют данные о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справки с места работы заверяются печатью.