Інформаційне забезпечення управління персоналом Приклад.

Розробити базу даних за темою "Рух кадрів" з таблицями КАДРИ, ПОСАДИ, ПІДРОЗДІЛИ, ПРИЙНЯТТЯ.

	КАДРИ	ПОСАДИ	ПІДРОЗДІЛИ	ПРИЙНЯТТЯ
Назви полів	Табельний №	Код посади	Код підрозділу	Табельний №
	Прізвище Ім’я По-батькові	Посада	Підрозділ	Дата прийняття
	Дата народження	Погодинний тариф		Код підрозділу
	Стать			Код посади
	Фото			Кількість робочих годин на день
				Місячний фонд заробітної плати

що пов’язані між собою відношенням "один до багатьох", схему даних, передбачивши цілісність даних. Побудувати форми для введення даних, запит та звіт для виведення даних. Відкриття форм та звіту оформити через одну кнопкову форму.

Обчислювальне поле

ПРИЙНЯТТЯ. [Місячний фонд заробітної плати] =

ПОСАДИ. [Погодинний тариф] * ПРИЙНЯТТЯ. [Кількість робочих годин на день]*21

Запит щодо списку місяців із заданого періоду [p, q], в яких загальний місячний фонд заробітної плати прийнятих працівників перевищує задану суму z. Значення параметрів (місяців p, q і суми z) задаються користувачем під час виконання запиту.

Звіт побудувати групуванням за підрозділами і сортуванням за табельним номером для таблиці ПРИЙНЯТТЯ і подати за формою:

Назва підрозділу …

Табельний номер	Прізвище	Місячний фонд заробітної плати, грн.
…	…	…
	Всього	…

Розв’язування прикладу.

Започаткувати базу даних в оболонці MS Access з назвою відповідного файлу Ruh.mdb.

1. Побудова таблиць.

   1. Вибір полів, їх типів, розмірів і підписів.

Побудувати першу таблицю. Вибрати її з множини довідникових таблиць. Таких таблиць з постановки задачі три: Кадри, Посади, Підрозділи. Вибір назви полів, їх типів, розмірів і підписів здійснювати за правилами, що надані в Передмові. Очевидно ключами таблиць-довідників будуть відповідні коди (табельний №, код посади, код підрозділу). При визначенні ключа таблиці Прийняття виходити з того, що кожна особа може бути прийнята один раз на день, таким чином, ключ цієї таблиці – множина полів {табельний №; Дата прийняття} Отримуються такі таблиці і поля¹:

Таблиця Person (кадри)

Назва поля	Тип, фіксовані значення	Розмір (формат)	Підпис
tn	текстовий	4	Таб.№
pib	текстовий	40	ПІБ
date	дата	короткий	Дата народження
sex	Текстовий "Ч"; "Ж"	1	Стать
photo	об’єкт OLE		Фото

Таблиця Post (посади)

Назва поля	Тип	Розмір (формат)	Підпис
cod_p	текстовий	2	Код посади
name	текстовий	50	Посада
tarif	числовий	одинарне з плав. крапкою	Погодинний тариф

Таблиця Department (підрозділи)

Назва поля	Тип	Розмір (формат)	Підпис
cod_d	текстовий	2	Код підрозділу
name	текстовий	50	Підрозділ

Таблиця Accept (прийняття)

Назва поля	Тип	Розмір (формат)	Підпис
tn	текстовий	4	Таб.№
cod_p	текстовий	2	Код посади
cod_d	текстовий	2	Код підрозділу
date	дата	короткий	Дата прийняття
duration	числовий	одинарне з плав. крапкою	Кількість роб. годин на день
fond	числовий	одинарне з плав. крапкою	М/фонд з/п

Побудувати наведені таблиці в режимі "Конструктор" (Рис.1).

Рис.1. Фрагмент побудови таблиці Person в режимі "Конструктор"

2. Застосування підстановок фіксованими значеннями і значеннями полів таблиць.

Для поля sex (cтать) таблиці Person (кадри) побудувати список фіксованих значень. Для цього в режимі "Конструктор" скористатись елементом списку типів даних "Мастер подстановок…" (Рис.2):

Рис.2. Фрагмент вибору типу даних в режимі "Конструктор"

На першому кроці діалогу вибрати радіокнопку "Будет введен фиксированный набор значений" (Рис.3):

Рис.3. Фрагмент першого кроку діалогу з майстром підстановок

На другому кроці діалогу ввести список значень "Ч" і "Ж", розташувавши їх вертикально (Рис.4):

Рис.4. Фрагмент другого кроку діалогу з майстром підстановок

На останньому третьому кроці діалогу погодитись з пропозицією майстра підстановок.

Зауваження: в даному випадку фіксованих значень статі необхідно забезпечити обмеження саме значеннями "Ч" і "Ж". Це можна зробити в тому ж режимі "Конструктор", якщо вибрати закладку "Подстановка" і вибрати значення "ДА" параметру "Ограничиться списком".

Побудова списку значень поля, що надходять з відповідного поля іншої таблиці (довідника) виконується в даному прикладі для полів tn, cod_p, cod_d таблиці Accept, причому значення для поля tn беруться з довідника Person, для поля cod_p – з довідника Post, для поля cod_d - з довідника Department. Всі відповідні кроки майстра підстановок аналогічні, їх фрагменти у випадку побудови списку значень поля tn наведені на рис.5.

	крок 1
	крок 2
	крок 3
	крок 4
	крок 5
	крок 6
	крок 7

Рис.5. Фрагменти діалогу з майстром підстановок у випадку списку значень таблиці Person.

Зауваження:

• на кроці 3 множина вибраних полів складається, як правило, з ключового поля та додаткових полів, що забезпечують інформативність списку, в данному випадку це поля tn, pib відповідно.

• на кроці 5 MS Access рекомендує "скрыть ключевой столбец", але для забезпечення інформативності списку ми пропонуємо цю рекомендаціїю не приймати.

  3. Побудова схеми даних, забезпечення цілісності даних, створення певних відношень між таблицями.

Для забезпечення цілісності даних побудувати схему даних. Для цього залишаючись в розділі бази даних "Таблица", скористатись піктограмою схеми даних, або контекстним меню з подальшим вибором дії "Схема данных". Відкриється вікно схеми даних з зв’язками між таблицями по полям, де відбулись підстановки (Рис.6). Залишилось забезпечити цілісність даних. Для цього скористатись властивістю кожного зв’язку між таблицями: клацнути правою кнопкою миші по лінії зв’язку з подальшим вибором дії "Изменить связь …". У вікні "Изменение связей" поставити прапорець "Обеспечение целостности данных".

Рис.6. Схема даних до забезпечення цілісності даних

Зауваження: прапорець "Обеспечение целостности данных" активізує перемикачі "Каскадное обновление связанных полей" та "Каскадное удаление связанных записей", але ми рекомендуємо прапорці тут не ставити.

Після забезпечення цілісності даних схема даних набуває в даному прикладі наступного вигляду (Рис. 7):

Рис.7. Схема даних після забезпечення цілісності даних

В результаті забезпечення цілісності даних між таблицями утворюються певні відношення (в даному випадку – відношення "один-ко-многим")

2. Побудова форм (введення даних; обчислення значень полів).

Для побудови форм перейти у розділ "Форми". Форму введення даних побудувати майстром. Спочатку побудувати форми введення даних для довідникових таблиць Person, Post, Department. На першому кроці майстра вибрати таблицю та її поля (Рис.8, значки між вікнами забезпечують пересування полів в відповідну сторону по одному або всі разом), на другому – зовнішній вигляд форми, на третьому - стиль, на четвертому – назву.

Рис. 8. Крок 1 побудови форми введення даних таблиці Department.

На Рис. 9 зображено відкриту форму Department - один з можливих результатів роботи майстра побудови форм.

Рис. 9. Форма введення даних у таблицю Department

Після побудови форм введення даних в довідникові таблиці ввести за їх допомогою записи. Побудувати форму для облікової таблиці Accept. На першому кроці майстра побудови форми при формуванні її полів забезпечити інформативність форми за рахунок включення у форму крім всіх полів таблиці Accept ще й поля pib таблиці Person, полів name, tarif таблиці Post, поля name таблиці Department. Включення полів інших таблиць важливо ще й з причини подальших обчислень їх значень. Для забезпечення обчислень значень поля fond відкрити макет форми Accept в режимі "Конструктор".

Рис. 10. Макет форми введення даних у таблицю Accept

Значенням поля fond є добуток значень полів tarif і duration помножений на середню кількість днів місяця. Щоб присвоїти полю fond такий добуток необхідно скористатись властивостями кожного з полів, від яких залежить результат множень - tarif і duration. Спочатку відкрити властивості tarif і скористатись закладкою "События" (Рис.11):

Рис. 11. Вікно властивостей поля tarif форми Accept

Вибрати подію "После обновления", встановити режим обчислень через "Процедуру обработки событий" (Рис.12 ):

Рис. 12. Вибір події в вікні властивостей поля tarif форми Accept

Кнопкою зайти в режим редагування цієї процедури, де записати оператор присвоєння fond= tarif * duration * 21 . Аналогічно необхідно обробити властивості і для поля duration . На рис 13. наведене вікно Microsoft Visual Basic з відповідними процедурами.

Зауваження: при формуванні тіла процедури особливу увагу звертати на правильність написання імен полів таблиць, зміст виразів.

:

Рис. 13. Процедури обробки подій форми Accept

3. Побудова запиту для вибірки даних та агрегатних обчислень.

Для побудови запитів перейти у розділ "Запросы". Відповідно до постановки задачі, побудувати запит щодо списку місяців із заданого періоду [p, q], в яких загальний місячний фонд заробітної плати прийнятих працівників перевищує задану суму z. Значення параметрів (місяців p, q і суми z) задавати під час виконання запиту. Для цього скористатись дією "Создание запроса в режиме конструктора". В результаті зявляється вікно, в верхній частині якого розмістити необхідні для запиту таблиці (поступове додавання таблиць здійснюється в вікні Добавление таблиц). Вибрати таблиці Accept, Person. Після вибору необхідних для запиту таблиць вікно Добавление таблиц закрити. В нижній частині вікна запиту вказати поля , що стосуються запиту, в тому числі ті, що якісно впливають на запит, але значення яких не виводиться. Так, для прикладу вибрати поля: date, fond, tn таблиці Accept та поле pib таблиці Person. Крім цих полів вставити поле Місяць запиту щодо назви місяців відповідної дати, значенням його буде значення виразу MonthName(Month([accept]![date])). Ввести параметри звіту межа фонду та початок періоду, кінець періоду. В рядку "Условие отбора" вести умови щодо

• поля fond : > [ межа фонду ]

• поля date : >= [початок періоду] And <= [ кінець періоду]

Зберегти запит під деякою назвою. На Рис.14 представлений зразок макету такого запиту.

Рис. 14. Макет запиту

Щоб внести інформацію щодо сортування, значення виборки тощо необхідно в нижній частині вікна стати на перехрестя відповідного рядка і стовпчика(тут діє так звана розмітка QBE - це набір текстових вікон, які мають назву комірок, за допомогою яких здійснюється опис запиту).

4. Побудова звіту для виведення даних.

Для побудови звіту перейти у розділ "Отчеты". Звіт побудувати майстром. На першому кроці майстра забезпечити множигну полів для звіту: поля tn, fond таблиці Accept, поле pib таблиці Person, поле name таблиці Department. Нижче на рис.15-20 наведені декілька головних кроків майстра побудови звітів.

Рис. 15. Крок 1 майстра побудови звітів – вибір полів звіту

Рис. 16. Крок 2 майстра побудови звітів – вибір виду представлення.

Рис. 17. Крок 3 майстра побудови звітів – вибір рівня групування.

Рис. 18. Крок 4 майстра побудови звітів – сортування та висновки.

Рис. 19. Крок 5 майстра побудови звітів – вибір макета звіту.

Рис. 20. Крок 5 майстра побудови звітів – вибір стиля звіту.

Зауваження: при необхідності редагування елементів побудованого звіту скористатись режимом "Конструктор".

5. Оформлення побудованих об’єктів через кнопкові форми.

Побудувати три кнопкові форми з назвами Довідники, Прийняття, Рух кадрів так, щоб розташувати на головній з них за рівнем (Рух кадрів) дві кнопки для відкриття інших кнопкових форм – форм другого рівня. Розпочати з кнопкової форми Довідники. В розділі "Формы" вибрати дію "Создание формы в режиме конструктор". Відкрити вікно з властивостями форми (Alt+Enter), встановити у закладці "Макет" значення параметрів форми "Полосы прокрутки", "Область выделения", "Кнопки перехода", "Разделительные линии" такі, як на рис. 21, після чого це вікно закрити.

Рис. 21. Властивості форми

Якщо вікно "Панель элементов" не відрито, то скористатись піктограмою панелі "Конструктор форм", або діями меню "Вид""Панель элементов". Переконатись, що елемент "Мастера" знаходиться в увімкнутому режимі. Вибрати "Надпись" серед елементів вікна "Панель элементов" і розмістити цей елемент на формі, надавши йому значення ДОВІДНИК. Шрифт елементу, його колір, колір форми та інші властивості, що пов’язані з оформленням, вибрати за бажанням. Вибрати "Кнопка" серед елементів вікна "Панель элементов" і розмістити цей елемент на формі. При увімкнутому режимі елемента "Мастера" вікна "Панель элементов" настане діалог з майстром побудови кнопки. На першому кроці діалогу з майстром необхідно визначитись з дією, що буде виконуватись, якщо натиснути на цю кнопку. Вибрати категорію дії "Работа с формой", а саме дію - "Отрыть форму" (Рис. 22). На другому кроці майстра кнопок вибрати конкретну форму, що буде відкриватись, наприклад, форму Department (Рис. 23). Наступні кроки майстра (Рис. 24-26) зрозумілі за змістом. Аналогічно побудувати кнопкову форму другого рівня Прийняття, після чого побудувати головну за рівнем - Рух кадрів. Звернути увагу на вибір категорії для кнопки під запит: необхідно вибрати категорію "Разное" (Рис. 27) . Остаточно вигляд кнопкових форм може бути таким, як на рис. 28.

Рис. 22. Фрагмент першого кроку майстра кнопок

Рис. 23. Фрагмент другого кроку майстра кнопок

Рис. 24. Фрагмент третього кроку майстра кнопок

Рис. 25. Фрагмент четвертого кроку майстра кнопок

Рис. 26. Фрагмент п’ятого кроку майстра кнопок

Рис. 27. Фрагмент першого кроку майстра кнопок для запиту

Рис. 28. Фрагмент відкритих кнопкових форм