116

МЕЖРЕГІОНАЛЬНА

АКАДЕМІЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

МАУП

Практикум та контрольні роботи з MS Access.

Методичні вказівки до виконання контрольних і самостійних робіт

(Для студентів-бакалаврів)

Київ 2005

Попов В.В., Левченко Л.О., Москалькова Н.М. "Практикум та контрольні роботи з MS Access. Методичні вказівки до виконання контрольних і самостійних робіт". – К.: МАУП, 2005. – 105 с.

Навчально-методична розробка містить пояснювальну записку, згруповані теми і завдання робіт, приклади їх виконання, перелік рекомендованої літератури а також посилання на файли прикладів розроблених учбових баз даних, що розміщені в мережі Internet на файловому сервері МАУП.

Підготовлена кандидатом фізико-математичних наук, професором МАУП доцентом Київського університету імені Тараса Шевченка Поповим В.В., кандидатом економічних наук Левченко Л.О., кандидатом технічних наук Москальковою Н.М.

Затверджена на засіданні кафедри інформатики та інформаційних технологій Інститута кібернетики МАУП (Протокол № 15 від 17 червня 2005 р.).

Схвалена Вченою радою Міжрегіональної Академії управління персоналом.

© Міжрегіональна Академія управління персоналом (МАУП), 2005.

Пояснювальна записка

Методичні вказівки призначено для вибору теми контрольних (самостійних) робіт з інформаційних систем і технологій з відповідною сукупністю таблиць та використання при побудові баз даних в середовищі MS Access під час вивчення курсу дисциплін:

• "Інформаційні системи і технології в управлінні персоналом".

• "Інформаційні системи і технології в обліку".

• "Інформаційні системи і технології в банківській сфері".

• "Інформаційні системи і технології в медицині".

Запропоновані контрольні (самостійні) роботи можна також використати і під час вивчення споріднених дисциплін, а саме, дисциплін "Інформаційне забезпечення управління трудовими ресурсами", "Інформаційні системи і технології в фінансах".

Контрольні (самостійні) роботи, що представлені, згруповані за вищезазначеними дисциплінами і мають практичне направлення. Це означає, що основою для її виконання є дві області знань: предметна (фахова) і інформаційних технологій. Виконання завдання робіт полягає у складенні розгорнутого звіту про завершену практичну роботу з побудови бази даних. Для кожної з груп контрольних (самостійних) робіт передбачено 10 варіантів і наведений приклад їх виконання. Номер варіанту роботи студенти визначають в залежності від останньої цифри номеру своєї залікової книжки (цифра 0 відповідає варіанту №10)

Розробка бази даних виконується за конкретною учбовою темою і трьома таблицями. Таблиці бази даних надано у вигляді таблиці тексту, де перший рядок кожного стовпчика – назва таблиць, а наступні рядки – відповідні поля. Необхідно на свою думку розширити множину запропонованих таблиць (добавити 1-2 таблиці певного напрямку обробки інформації за пропонованою темою). Це неабияк закріпить знання та уявлення про проектування баз даних. Назви mdb-файлу, таблиць бажано вибирати короткими однослівними іменами з використанням лише латинських букв. Наприклад, варіант за темою "Табель врахування робочого часу" можна розробляти в файлі з назвою Tabel.mdb, а таблицю ОБЛІК РОБОЧОГО ЧАСУ цього варіанту можна назвати Oblik, а полю Табельний № дати назву tn з підписом Таб.№.

В процесі побудови бази даних таблиці необхідно передбачити етапи:

• побудова таблиць (вибір полів, їх типів, розмірів і підписів; вибір ключів; застосування підстановок фіксованими значеннями і значеннями полів таблиць, запитів; побудова схеми даних; забезпечення цілісності даних; створення певних відношень між таблицями);

• побудова форм (введення даних; обчислення значень полів);

• побудова запиту для вибірки даних та агрегатних обчислень;

• побудова звіту для виведення даних;

• оформлення через кнопкові форми побудованих об’єктів.

На першій сторінці контрольної роботи студент вказує своє прізвище, імя, номер групи, номер залікової книжки, номер варіанту. До звіту необхідно додати носій з mdb-файлом (дискету, компакт) розробленої бази даних.

Рекомендації. При оформленні звіту бажано підняти його інформативність за рахунок наведених графічних фрагментів процесу побудови бази даних. Це можна зробити за допомогою використання клавіші <PrintScreen> клавіатури, буферу обміну даних операційної системи MS Windows та програми MS Paint. Таким чином, перед роботою над складанням звіту необхідно завантажити програми MS Word, MS Paint, Ms Access. В подальшому за допомогою панелі задач MS Windows можна швидко перемикатись на необхідну з цих програм.

Передмова

MS Access – одна із сучасних оболонок побудови реляційних баз даних. В ній передбачені новітні інформаційні технології на рівні об’єктів і їх властивостей. Це дає можливість оволодіти цим продуктом на рівні базових знань з інформатики, розширивши свої знання і практичні навики також просто, як і в випадку з вивченням таких представників MS Office, як MS Word і MS Excel. З чого необхідно починати? Перш за все, необхідно згадати про типи даних. Це пов’язано з необхідністю в подальшому вести обчислення в інформаційних системах за відповідними правилами. В багатьох системах управління баз даних, системах програмування дані розрізнюють такими основними типами: текстовий, чисельний, логічний. Крім цих типів є інші, наприклад, тип дата, тип MEMO, тип грошовий, тип об’єктів OLE, тощо. Дані кожного з типів пов’язані з відповідною множиною операцій над ними. Наприклад, дані тестового типу оброблюються операцією конкатенація (злиття), яку позначають символом "&", так, якщо через a позначити текст "авто", а через b - "мобіль", то значення виразу a & b буде "автомобіль" Саме з можливістю застосовувати відповідні до типів операції розподіляються на практиці дані за типами. Таблиця 1 містить основні типи, відповідні операції над ними і деякі приклади

Тип даних	Операції	Приклади
текстовий	&	"00"&"07" = "0007"
чисельний	+, -, *, /	00+07 = 7
Логічний	And, Or, Not	(7<0) Or (3>2) = істина

Таблиця 1. Типи даних.

При виборі типу даних для певної інформації, можна користуватись для основних з них такими визначеннями:

Дані текстового типу – це дані, що утворюються за допомогою будь-яких представників таблиці символів, над якими визначена операція конкатенація. Такими даними, як правило, є коди (матеріалів, машин, осіб тощо), назви, позначення. Як частинний випадок даними текстового типу можуть бути, наприклад, дані, які містять лише букви, або лише спеціальні знаки, або лише цифри (!) . В останньому випадку, щоб запобігти плутанину таких даних з даними числового типу, необхідно спробувати застосувати до цих даних або операцію для текстових типів ( конкатенації(&)), або операції для числових типів ( сумування(+), віднімання(-), множення(*), ділення(/)). За змістом, наприклад , номери будинків належать до даних текстового типу (так, важко уявити ситуацію, коли необхідно множити номери будинків, або замість номеру будинку "13/2", використовувати значення 6.5 ()). На основі сказаного маємо: табельні номери осіб, їх ідентифікаційні номери, номенклатурні номери матеріальних цінностей тощо – дані текстового типу. Слід зазначити, що програмне забезпечення MS Office має багато значень даних за умовчанням, в тому числі, за типом даних. Так, спроба записати в комірці MS Excel значення стандарту файлів "8.3" приведе до небажаного перетворення цього даного в "08.мар"(!?). Можна навести купу інших прикладів, коли дані тестового типу за їх змістом при їх введенні в комірку MS Excel цією програмою вульгарно перетворюються або навіть визнаються за помилкові (спробуйте ввести "=*=" ()) . Зауважимо, що для даних текстового типу існують обмеження за їх розміром в 255 байт. Для даних, що перевищують за своїм розміром 255 байт, передбачений тип memo.

Дані числового типу – це дані, що означають певну кількісну характеристику об’єкту. Над цими даними визначені арифметичні операції. Зауважимо, що у свою чергу такі дані діляться на підтипи: цілі та дробові. Це пов’язано з принципами збереження таких даних в комп’ютерних системах. Цілі та дробові дані діляться ще на довгі і короткі. В Ms Access дробові короткі та довгі дані називаються даними з одинарною та подвійною точністю.

Дані логічного типу – це дані, що означають результат обчислень тверджень. Їх значень всього два: істина, хибність. Основні операції: And - кон’юнкція, Or - диз’юнкція, Not - заперечення. Старшинство операцій: Not, And, Or. Правила алгебри обчислень (бульової алгебри – на честь автора Джорджа Буля, XIXст.) записують у вигляді таблиці 2, де назва операції записана в лівому верхньому куті, а на перехресті рядків і стовпчиків міститься відповідь щодо операцій над логічними значеннями:

And	істина	хибність		Or	істина	хибність		Not
істина	істина	хибність		істина	істина	істина		істина	хибність
хибність	хибність	хибність		хибність	істина	хибність		хибність	істина

Таблиця 2. Операції логічного типу даних

Дані типу дата/время – це дані, що складаються з певних частин структурно між собою пов’язаних. До них відносяться дані дат та часу, які складаються з трьох частин: день-місяц-рік та година-хвилина-секунда відповідно. З такими даними передбачені бінарні операції сумування (+) та віднімання (-). При цьому серед операндів операції можуть бути дані числового типу (до дати додається одиниця ), результат може змінити тип (обчислюється різниця дат).

При виборі типів даних полів таблиц варто знати розміри і діапазон значень даних певного типу. В наступній таблиці наведені деякі з них.

Тип даних	Розмір	Діапазон значень
Byte (байт)	1 байт	[0, 255]
Boolean (логічний)	2 байт	{True; False}
Integer (цілий)	2 байт	[-32 768 до 32 767]
Long (довгий цілий)	4 байт	[-2 147 483 648 до 2 147 483 647]
Single (з плаваючою крапкою одинарної точності)	4 байт	{[-3.402823E38, -1.401298E-45]; 0; [1.401298E-45, 3.402823E38]}
Double (с плаваючою крапкою поддвійної точності)	8 байт	{[-1.79769313486232E308,-4.94065645841247E-324]; 0; [4.94065645841247E-324, 1.79769313486232E308]}
Currency (грошовий)	8 байт	[-922 337 203 685 477,5808, 922 337 203 685 477,5807]

Таблиця 3. Діапазон значень даних

Розробка баз даних містить наступні етапи:

• Визначення призначення бази даних та постановка задачі.

На цьому етапі слід скористатись досвідом в певній області знань, порадами майбутнього ви користувача бази даних. В даній розробці для кожної теми орієнтовно вже визначені таблиці та їх поля. Під час практичного використання побудованих таблиць виникає необхідність застосовувати такий корисний інструмент, як список. Списки, як правило, будуються на основі деякої множини значень. Для певних полів необхідно визначити множину їх фіксованих значень (наприклад, назви місяців року, статі тощо), або множину їх значень, що утворюють дані іншої таблиці. Ці значення полів і складають множину значень відповідних списків. Реалізацію списків забезпечує "Майстр підстановок": в режимі "Конструктор" він присутній серед елементів списку типів даних в стовпчику, де здійснюється їх вибір.

• Визначення первинного ключа – множини полів з унікальними значеннями в кожному запису таблиці.

На цьому етапі бажано для кожної таблиці визначити первинний ключ виходячи з логічних міркувань відносно її записів. Якщо первинний ключ не визначений, то MS Access запропонує його створити за рахунок ще одного поля, надавши йому тип "Счетчик". Необхідно бути обережним в цій ситуації, так як далеко не завжди це поле відповідає за унікальність записів.

• Визначення зв’язків між таблицями.

Цей етап слід розпочати з підстановок значень полів значеннями полів інших таблиць (як правило, так званих довідників). При цьому зручно скористатись Майстром підстановок в режимі "Конструктор". Остаточно зв’язки між таблицями формуються "Схемою даних" через забезпечення цілісності даних.

• Побудова інших об’єктів бази даних – форм, запитів, звітів, кнопкових форм.

Тут окремо необхідно акцентувати на побудові кнопкових форм. Ця робота –фінальна в межах виконання учбового завдання. На відміну від побудови форм для введення даних тут немає потреби в визначення таблиць і їх полів. Головний технологічний прийом для виготовлення кнопочної форми – це розміщення елементів управління кнопка у площині форми і надання цим елементам однієї властивості (функції): завантаження того чи іншого обєкту. Крім цього, звичайно необхідно потурбуватись і про дізайн форми: вибрати малюнок для фону, вдало розмістити кнопки, а також вибрати їх розмір, картинку або підпис на них. За завданням необхідно побудувати кнопкову форму, з якої можна відкривати форми, звіти, запити. При побудові кнопкових форм перш за все звернути увагу на її властивості (Alt+Enter), встановити у закладці "Макет" значення "Отсутствуют" для параметра форми "Полосы прокрутки" і значення "Нет" для параметрів "Область выделения", "Кнопки перехода", "Разделительные линии".

Кожна тема цієї розробки супроводжується прикладом, що підготовлений в російськомовній оболонці MS Office Access 2003. Автори розробки сподіваються, що за допомогою цих прикладів успішно будуть розв’язані конкретні задачі.