Установление связей между таблицами

Откройте окно Схема данных кнопкой на панели инструментов или командой меню Сервис > Схема данных.

Если в базе данных никаких связей не определено, автоматически будет открыто диалоговое окно Добавление таблицы. Если нужно добавить таблицы для создания связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку на панели инструментов.

Дважды щелкните на именах таблиц, для которых требуется определить связи (в нашем случае, для всех). Затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

Чтобы установить связи между полями, выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

В большинстве случаев связывают первичный ключ (представленный в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя) второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных (из этого правила существует исключение) и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля. Вот упомянутое исключение из правила соответствия типов данных: поле счетчика можно связывать с числовым полем, свойство Размер поля которого имеет значение Длинное целое.

Настройка механизма подстановки в поля [Код товара] и [Код фирмы]

В таблицах "ПродажиДетальн" и "ПокупкиДетальн" поля [Код товара] и таблице "Покупки" поле [Код поставщика] должны автоматически заполняться из соответствующих таблиц текстовыми значениями. При этом пользователь должен видеть не цифры кодов, а названия товаров или поставщиков. Для этого используется механизм подстановки, который реализован на одноименной закладке свойств полей в конструкторе таблиц.

Здесь мы с Вами впервые встречаемся с интерфейсом создания запросов в MS Access. Запрос – это текстовая строка содержащая инструкцию SQL. Такую инструкцию можно написать "руками" (в режиме "Режим SQL"), или создать с помощью конструктора запросов (Вы его видите в правой части рисунка). Запросы бывают разных типов: на выборку, на обновление, на добавление, на создание новой таблицы, на удаление и т.д. В данном случае создается запрос на выборку:

SELECT Товар.[Код товара], Товар.Товар FROM Товар;

Результатом выполнения такого запроса является объект динамическая (временная) таблица (просмотр результата выполнения запроса возможен в режиме "Режим таблицы"), который в нашем примере используется в качестве источника строк для раскрывающегося списка. Из этого списка выбираются данные для подстановки в текущую запись таблицы при ее заполнении. Для того чтобы пользователь производил выбор товара по названию из списка имеющихся товаров, а в поле [Код товара] автоматически записывался бы числовой код выбранного товара, в запрос включается два столбца – [Код товара] и [Наименование] из таблицы "Товары". Присоединенным (смотри одноименное свойство поля на закладке подстановка) назначается 1-й столбец, т.е. столбец, значение из которого будет сохраняться в поле [Код товара] таблицы после выбора из списка. А для того, чтобы показывать пользователю только поле [Название], ширина первого столбца устанавливается нулевой. Для этого в свойство «Ширина столбцов» введите: 0;2 , т.е. 0 см;2 см.

Осталось внести оформительские штрихи:

В свойстве "Подпись" поля [Код товара] (на закладке "Общие") вписать текст "Товар". После этого заголовок столбца будет подписан этим текстом. То же сделайте с полем [Код фирмы].

В свойстве "Значение по умолчанию" поля [Дата покупки] внесите следующее: =Date(). Это встроенная функция, возвращающая текущую дату. Таким образом в каждую новую запись в поле [Дата покупки] будет автоматически записываться текущая дата при добавлении новой строки в таблицу. Разумеется, эту дату можно будет исправить. Далее в свойстве "Формат" поля [Дата покупки] выберите из списка "Краткий формат", а в свойстве "Маска ввода" введите "00.00.0000;0;_" (двойные кавычки не вводить) или выберите маску в мастере.

Теперь можно сохранить таблицу, перейти в режим таблицы и посмотреть работу подстановки в действии.

Введите данные во все таблицы и убедитесь в работоспособности механизма подстановки в полях [Код товара] и [Код поставщика].