Контрольні питання:

1. В чому полягають особливості сучасного діловодства?

2. Вдосконалення яких аспектів управлінської діяльності залежить від рівня організації діловодства?

3. Які документи формують нормативну базу діловодства?

4. Які юридичні норми встановлено чинним законо­давством щодо використання мови у діловодстві?

5. Які управлінські процеси становлять сутність діловодства як галузі діяльності?

6. Які документи забезпечують організаційну функцію управління?

7. Які документи забезпечують спеціальні функції управління?

8. Які процеси охоплює загальне діловодство?

9. Які процеси охоплює спеціальне діловодство?

Лекція № 4

Тема. Понятійний апарат управлінської діяльності і діловодства

План

1. Особливості організації сучасного діловодства

2. Класифікація інформації, як основи документа.

3. Функції і значення документів.

Ключові терміни та поняття: уніфікація, трафаретизації, функції документів.

Література: Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління, Сморжанюк Т.П. Документаційне забезпечення управління.

1. Велике значення для створення управлінських документів має уніфікація- встановлення єдиного комплексу їх видів і різновидів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення.

Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення їх видів та різновидів, встановлення певного кола ділових паперів, з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Трафаретизація – це спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів ділилась умовно на трафаретну (постійну) та індивідуальну (зміну).

Трафаретизація дає змогу включити якомога більший обсяг постійної інформації в типовий бланк. Складання документів з застосуванням трафаретів побудоване на поєднанні текстів або їх частин, що часто трапляються зі змінними частинами. Трафаретна частина документів друкується на бланку або вводиться в пам’ять комп’ютера, а зміна заповнюється від руки або за необхідністю додруковується. Трафаретизація допомагає ширше застосовувати засоби механізації і автоматизації ділових процесів.

За допомогою документів встановлюються офіційно – ділові контакти між закладами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Ділове спілкування ведеться державною мовою-українською.

2. Головною складовою документа є інформація. Інформація може бути недокументальною — не закріпленою — та документальною — закріпле­ною на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), призначеному для її зберігання та передавання в просторі й часі.

Документаційне забезпечення інформації — одна з основних життєво необхідних сфер діяльності людини. Саме за допомогою ділових паперів — листів, факсимільних, електронних повідомлень, протоколів, актів, на­казів, звітів, договорів тощо — встановлюються офіційні, ділові, парт­нерські відносини на таких рівнях:

• міждержавному;

• між державою та юридичними особами;

• між підприємствами, організаціями, установами;

• між фізичними та юридичними особами.

Важливу роль відіграє зовнішній вигляд документа, що засвідчує стиль управління певного адміністративного органу, дисципліну та культур­ний рівень працівника. Недбало оформлений документ свідчить про низький рівень культури праці, а отже, має негативні наслідки у формуванні позитивного іміджу суб’єкта управлінської діяльності. Нині в суспільстві триває уніфікація процесів документування управлінської інформації, їх унормування закріплено державними та національними стандартами.

Інформацію класифікують за певними ознаками.

За повнотою охоплення явища — повна; часткова; надлишкова.

За періодом дії — разова; періодична; довгострокова.

За змістом — планово-облікова; фінансова; бухгалтерська; річна; адміністративна та ер.

За рівнем достовірності — достовірна; недостовірна.

Основним носієм інформації є документ. Інформація може надходити за централізованою (документація прямує в певний єдиний центр організації — канцелярію), децентралізованою (документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо) та змішаною схемами.

Документація — це письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Документацію класифікують за такими ознаками:

За змістом: адміністративна; планово-облікова; комерційна; фінан­сова; зовнішньоекономічна; бухгалтерська; з обліку кадрів; технічна та ер.

За складністю: проста (відображує один процес); складна (відображує кілька процесів).

За призначенням: індивідуальна; типова.

За місцем у менеджменті: службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо); розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи); спеціальна (фінан­сова, бухгалтерська, планова, звітна тощо).

Інформація, що переноситься в документи, може бути різних на­прямів: управлінська; наукова; технічна; медична; облікова тощо. Так, управлінська інформація слугує для керування підприємством, його діяльністю та функціонуванням. Наукова інформація (преса, навчальна література, телебачення) містить повідомлення про досягнення та від­криття у сфері науки. Медична інформація пов’язана не лише з обслугову­ванням та існуванням закладів охорони здоров’я, а й містить відомості про ліки, висвітлює досягнення в медицині та косметології. Облікова інформація потрібна для всіх підприємств незалежно від галузі та фор­ми власності.

У господарській діяльності підприємств (організацій) документи є но­сіями як економічної, так і юридичної інформації. Носіями економічної інформації документи стають з огляду нате, що за їх допомогою здійсню­ються первинна реєстрація господарських операцій, їх вимірювання та оцінювання. Економічна інформація документа — це відомості про рух матеріальних цінностей та коштів, що дає змогу здійснювати контроль за їх використанням і наявністю на балансі підприємства. До таких доку­ментів, зокрема, належать: платіжне доручення (вимога); товаротранспорт­на накладна; касовий ордер.

Носіями правової інформації документи стають з огляду на те, що, як матеріальні об’єкти, вони містять відомості, необхідні для отримання ви­черпної інформації про виконану операцію і забезпечення їхньої доказо­вої (юридичної) сили. Документ матиме юридичне значення тільки в тому разі, якщо він буде підтверджений усіма необхідними для цього реквізи­тами.

3. Документи мають правове та господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру, відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення, як для поточної оперативної роботи, так і для історії. Планування, ділове листування, звітність призначенні для безпосередньо управлінської діяльності, тому вони мусять бути зручними для користування.

Загальні функції документів:

• інформаційна (зберігає інформацію);

• соціальна (задовольняє соціальні потреби);

• комунікативна (засіб зв’язку між організаціями та суспільними структурами);

• культурна (передає культуру, традиції, рівень науково-практичного прогресу).

Спеціальні функції документів:

• управлінська (велика роль документів в управлінні);

• правова (має юридичну силу);

• історична (являє собою джерело історії).

Вимоги до документів:

• достовірність;

• переконливість;

• належним чином відредаговані та оформленні;

• з конкретними пропозиціями та вказівками.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема, організаційно-розпорядчих зафіксовані в державних стандартах.