2. Виды контроля

По форме осуществления все три вида схожи, т.к. имеют общую цель (отклонения), различаются они по времени осуществления: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный контроль проводится по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Название связано с тем, что он проводится до фактического начала работ (не забыть: планирование и организационные структуры).

Контроль человеческих ресурсов - это анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, установка уровня образования и стажа работы, проверка рекомендаций, психологические тесты на совместимость, с помощью обучения можно выявить, чему надо доучивать. Проведя все эти мероприятия, можно ожидать, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Контроль материальных ресурсов - надежный, проверенный партнер, поставляющий продукцию с минимально допустимыми отклонениями от стандартов. К предварительному контролю относится также обеспечение запасов материальных ресурсов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Контроль финансовых ресурсов - наличие бюджета (финансовый план). Он дает уверенность в своевременном поступлении наличных для оплаты счетов. Бюджеты также устанавливают предельные значения затрат и, таким образом, ограничивают расходы организации или отдела.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются сотрудники. Проверка их работы позволяет выявить трудности и отклонения и принять своевременные меры. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для проведения этого вида контроля необходима обратная связь (данные о полученных результатах). Все системы обратной связи (биологические и организационные) состоят из одних и тех же фундаментальных элементов.

Элементы обратной связи:

• имеют цели,

• используют внешние ресурсы,

• преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования,

• следят за значительными отклонениями от намеченных целей (параметров),

• корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым системам. Внешний мир для таких систем - это менеджер-руководитель, который регулярно воздействует на эту систему. Отклонения вызываются внешними и внутренними факторами. Эффективно работающая организация не должна удовлетворяться status quo, она должна стремиться к адаптации и совершенствовать свою деятельность.

Заключительный контроль чаще всего осуществляется после выполнения работы или в заранее обозначенные даты (месяц, квартал, год). Во-первых, он дает информацию для составления планов, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, позволяет оценить реалистичность планов и получить информацию о проблемах. Во-вторых, заключительный контроль может способствовать мотивации. Результаты позволяют судить об ожиданиях сотрудников между фактическими результатами и вознаграждением.

Процесс контроля

При проведении контроля можно выделить три этапа:

• выработка параметров и критериев,

• сопоставление с ними реальных результатов,

• предприятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе используются определенные меры. Деятельность организации осуществляется в соответствии с планами. В них формулируются цели. Их желательно выразить количественно, (качественные цели косвенно выражаются количественно [Снижение процента увольнений может быть результатом боязни потерять или не найти новую работу, а не удовлетворением данной работой. Контроль должен это выявить]). Трудно установить количественные показатели социальной ответственности, этики или НИОКР.

На втором этапе происходит сопоставление фактических данных с плановыми показателями. На этом этапе, если есть отклонения, менеджер решает, насколько они велики, и нужно ли предпринимать какие-либо меры. Здесь определяются размеры отклонений, проводится измерение результатов, передача информации и ее оценка. Масштаб допустим отклонений устанавливается самой организацией, он зависит от размеров предприятия, отрасли, специфики (коммерческая - некоммерческая) и пр. В пределах отклонений действия не предпринимаются.

Что именно контролировать, каким образом и насколько часто это делать - решают руководители. Здесь совет такой: затраты на контроль не должны превышать прибыли, полученной в результате этого контроля. Один из способов повышения экономической эффективности контроля основан на принципе исключения: контролировать, когда показатель выходит за рамки min | ? | max. [У некоторых фирм это бюджет. Процедура контроля включает проведение ежемесячных и ежеквартальных совещаний по отделениям, там сопоставляется плановый бюджет с его фактическим исполнением. Следовательно, контроль - в деньгах].

Урок 12 Виды управленческой информации, коммуникационный процесс

Цели урока: