Приложение 4. Шаблоны основных проектных документов

1.Рейтинговая оценка проектов

1.1.Выбрать три наиболее приемлемых проектов

1.2.Оценить проекты с точки зрения заданных критериев.

1.3.Выбрать тот проект который набрал наибольшее количество балов.

П-1-

П-2-

П-3-

Таблица 1

Рейтинговая оценка альтернатив проекта

Критерии оценки		Альтернативы
		П-1		П-2		П-3
1	2	3	4	5	6	7	8
Критерии	Важность (1-3)	1. (1-3)	2.	1. (1-3)	2.	1. (1-3)	2.
Стоимость
Реализуемость
Актуальность
Инновация
Эффективность (полезность)
Риски
……
ИТОГО:

2.Инициация проекта

2.1.Из таблицы 1 выбрать идею, которая набрала большее количество балов.

2.2.Расписать актуальность идеи проекта.

2.3.Придумать название для своего будущего проекта.

2.4.Разработать концепцию для проекта.

Полученные данные занести в таблицу 2.

Таблица 2

Инициация проекта

Основная идея проекта (актуальность):

Название проекта: «Кулинарный поединок Смак»

Концепция проекта:

3.Паспорт проекта

3.1.На основании полученных данных в пунктах 1 и 2 заполнить паспорт проекта таблица 3.

3.2.Подумайте, кто ещё может учувствовать в вашем проекте. Дописать в свободные строки в таблицу 3. Например (потребитель, поставщик, подрядчик, инициатор, инвестор и т.д.)

Список участников проекта.

Команда проекта – это совокупность действующих как единое целое участников проекта, которая обеспечивает под руководством проекта менеджера достижение целей проекта.

Спонсор — заинтересованное в результатах проекта лицо из числа вышестоящих менеджеров организации, обеспечивающее «устранение барьеров» (в том числе политических).

Заказчик – это участник проекта, заинтересованный в достижении основной цели, результатов п.

Инициатор – это участник проекта, являющейся носителем основной идеи проекта и инициативы по его реализации.

Инвестор – это участник проекта, осуществляющий финансирование проекта и заинтересованный в достижении финн.

Потребитель – лицо которое является прямым потребителем результата проекта.

Поставщик – лицо которое отвечает за доставку продуктов питания, оборудования и т.д.

Подрядчик – лицо которое выполняет порученную ей работу от команды проекта на основании договора подряда (агентство по организации праздников).

Таблица 3

Паспорт проекта

Название проекта:
Заинтересованные лица:		Участники проекта
-заказчик
-спонсор
-команда проекта
Цели проекта
-цели заказчика
-цели спонсора
-цели команды проекта
Ограничение проекта:	Бюджет / сроки
-бюджет проекта
-срок реализации проекта
Дата начала:
Результат проекта:

4.Определение цели и результата проекта

Исходя из паспорта проекта необходимо определить главную цель. Провести декмпозицию (разбиение) на основные вехи.

Веха - это ключевая точка проекта

Цель - это состояние системы в будущем периоде.

Цель - это разница между текущим состоянием проекта и конечным его результатом.

Результат проекта – это конечное состояние цели, а также будущие перспективы после реализации проекта.

Таблица 4

Определение цели и результата проекта

Главная цель проекта:			Приоритет (А, В, С)
Декомпозиция цели:
……
Результат проекта:

5.Структура дерева работ

Концепция «дерева целей» впервые была предложена Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 году. Она позволяет предприятию сбалансировать цели. В проектном менеджменте на базе этой модели была создана СДР.

Структура дерева работ (СДР) – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням) совокупность работ по проекту в которой на базе главной цели («вершина дерева»); строятся основные вехи первого уровня, и достраиваются работы второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево целей» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням работ напоминает по виду перевернутое дерево.

Правила формирования СДР:

-основные вехи нумеруются 1,2,3 и т.д.;

-работы входящие в определённую веху например в 1 нумеруются, как 1.1, 1.2, 1.3 и т.д.;

-если необходима более глубокая детализация то 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.

Построение СДР.

5.1.Провести мозговой штурм.

5.2.Составить полный список всех предложенных работ.

5.3.Все ли задачи нужны для достижения результата.

5.4.Помогает ли формулировка задач понять их, распределить между исполнителями и контролировать их выполнение? Если нет, продолжайте делить задачи на более мелкие до тех пор, пока действия не станут предельно ясны.

5.5.Не возникли ли повторы при формулировке задач? Если какие-то задачи частично совпадают, измените их формулировку, чтобы они отражали разные действия.

5.6.Получив оптимальный список работ, пронумеруйте их. Затем пронумеруйте работы с учётом их иерархии – это так называемые номера дерева работ проекта. Полученные данные занести в таблицу 5.

Таблица 5

Структура дерева работ

Номер СДР	Описание задачи

6. Календарный план

Оцените сроки с учётом зависимости работ и задержек. Чтобы превратить дерево работ в календарный план, добавьте данные о трудоёмкости каждой из задач и отразите в плане зависимости между ними. Предшествующая задача это та задача которая должна выполнятся перед текущей задачей. Полученные данные заносятся в таблицу 6.

Таблица 6

Календарный план

№ СДР	Описание задачи	Оценка трудоём- кости

7.Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта проекта - показывает как даты начала и окончания, так и продолжительность работы; используется для представления хода реализации проекта.

На основании СДР и календарного плана составляется диаграмма Гантта таблица 7.

В первый столбец записываются все работы начиная со второго уровня (т.е. например с 1.1).

В поле дата заносятся например 01.11.11. или 01.11.11 – 03.11.11

В поле время например 11:00 или 11:00 – 13:00.

Данные правила носят рекомендательный характер, вы можете использовать свои принципы построения диаграммы. Однако главное правило это логичность, обоснованность и последовательность.

Таблица 7

Диаграмма Ганта

СДР

дата

время

8.Бюджет проекта

Стоимость проекта – это совокупность всех затрат (издержек) связанных с разработкой, реализацией и завершением проекта.

Бюджет проекта – это таблица расходов и доходов по проекту. Бюджет бывает:

-профицитный – когда доходная часть бюджета больше расходной;

-дефицитный – когда доходная часть бюджета меньше расходной.

В статьи расходов входят:

-расходы на выполнение работ (концертная программа, уборка, организация и т.д.);

-расходы на приобретение материалов, необходимых для выполнения проекта например (еда, аппаратура, мебель и т.д.).

-прочие расходы например аренда помещения.

В статьи доходов входят например:

-деньги от заказчика;

-продажа билетов на мероприятие;

-взносы от спонсоров;

-пожертвования и т.д.

Резерв бюджета – это страховая сумма денежных средств. Размер резерва можно определить в процентном отношении от общей суммы расходов по бюджету (рекомендуется от 5-10%).

Прибыль проекта - определяется разностью доходной части бюджета и расходной части. Это положительный результат проекта, как правило, измеряется в денежных единицах.

Плановый бюджет (предварительный) – это сумма денежных средств определённая в паспорте проекта.

Фактический бюджет – это реальная сумма денежных средств рассчитанная после реализации проекта.

Последовательность действий по составлению бюджета проекта таблица 8.

8.1.Определить все основные стать расходов.

8.2.Определить процент резерва. Рассчитать резерв проекта.

8.3.Прибавить резерв к затратам на проект.

8.4.Определить все основные статьи доходов.

8.5.Рассчитать сумму общую сумму доходов бюджета.

8.6.Расчитать прибыль проекта и определить уровень профицита или дефицита проекта.

8.7.Сравнить плановый и фактический бюджет проекта, написать свои комментарии.

Таблица 8

Бюджет проекта

Статьи бюджета	Оценка в рублях
Статьи расходов
Продукты	30 000
Оборудование	20 000
Расходный материал	10 000
Напитки	5 000
…………..
Итого затраты на проект	100 000
Резерв 5%	5 000
Затраты на проект + резерв	105 000
Статьи доходов
Спонсоры
-РБИУ	20 000
-Уральские пельмени	50 000
-Помидор	35 000
……
..
Итого доходы проекта	105 000
Прибыль = Доходы – Расходы =	0
Бюджет (профицитный / дефицитный)	Сбалансированный
Соответствие планового бюджета и фактического	Превышение на 5 000 за счёт резерва

9.Риски проекта

Риск – возможные незапланированные события, которые могут быть как негативными, так и позитивными.

Риск - предполагаемое событие, способное принести кому-либо ущерб или убыток.

Метод SWOT - анализа (Strengths - сильные стороны, Weaknesses - слабые стороны, Opportunities - возможности, Threats - угрозы) часто используются для целей стратегического планирования, в особенности для оценки специфических параметров самой организации и ее окружения.

Возможности и угрозы это факторы внешней среды проекта.

Слабы и сильные стороны это факторы внутренней среды проекта.

Как правило риски проекта связывают с полем слабые стороны (внутренние риски) и полем угрозы (внешние риски). Иногда сильные стороны и возможности так - же могут оказаться и рисками проекта.

7.1.Для определения основных рисков необходимо провести SWOT-анализа.

7.2.Полученые данные вносятся в таблицу 9.

Таблица 9

SWOT – анализ проекта

Сильные стороны	Слабые стороны (внутренние риски)
Возможности	Угрозы (внешние риски)

7.3.Разработать стратегию реагирования на риски таблица 10.

Способы реагирования на риски.

1)Уклонение от рисков – изменение плана проекта, направленное на устранение риска либо на защиту целей проекта от его воздействия.

2)Передача риска – перенос последствий риска на третью сторону. Перенос не устраняет риск, а передаёт управление риском третьей стороне, например страховая компания.

3)Снижение риска – снижение вероятности наступления риска или его последствий до приемлемого уровня.

4)Принятие риска – полная ответственность ложится на команду проекта.

Необходимо периодически пересматривать проектные риски, так как они имеют тенденцию изменять параметры вероятности и воздействия по ходу реализации проекта. Данное явление называется миграцией рисков.

Таблица 10

Стратегия реагирования на риски

№	Формулировка риска	Способы реагирования	Ответственность
……	……

8.Оценка эффективности проекта

Определить основные показатели эффективности провести полную оценку эффективности проекта. Расчёт интегрального среднеарифметического показателя эффективности.

Оценка эффективности проекта

Показатель	Расчёт	Оценка1-5 балов
ИТОГО: средняя арифметическая