Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве

1.Понятие фондирования

Фондирование документов - распределение документов по ар­хивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится не­посредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фон­довую принадлежность документов, формируют фонд, опреде­ляют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов — входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его по­метам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние доку­менты определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов яв­ляется их автор, а входящих - адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следую­щие правила:

• дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводст­вом или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

• планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на ко­торый они составлены;

• отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;

• перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;

• отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;

• дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной, комиссии включаются в состав фонда ликви­дируемой организации;

• в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;

• если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

• в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;

• при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, неза­вершенные дела — в состав фонда организации-правопреем­ника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их дело­производство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включа­ются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации-автора;

• внутренние документы относятся к фонду организации-составителя;

• каждому архивному фонду присваивается название и номер;

• при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Один и тот же архивный фонд составляют документы органи­зации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на корен­ное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостанов­ки ее деятельности.