2. Робота з вихідними документами

Документи, які відправляються з підприємства, назива­ються вихідними.

Оброблення вихідних документів включає ряд операцій:

• складання проекту документа;

• узгодження проекту документа;

• перевірка правильності оформлення проекту докумен­та секретарем;

• підписання документа керівником (затвердження в не­обхідних випадках);

• реєстрація документа;

• відправка документа адресату;

• підшивання другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складає виконавці, пра­вильність його Оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюють у двох примірниках, :і;і винятком факсів і телефонограм, які складаються в одному примірнику.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється в день одержання від структур­них підрозділів або наступного дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

• правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

• правильність зазначення адреси кореспондента;

• наявність усіх необхідних підписів на документі та до­датках до нього;

• наявність віз на копіях документів, що залишаються в справах;

• наявність на документі позначки про додатки;

• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому са­мому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті про­ставляються реєстраційні номери всіх документів, які знахо­дяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає повер­ненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп “ Підлягає поверненню ”.

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно за­лишати в установах-авторах цих документів. Підрозділам над­силаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, ре­комендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Основні правила відправлення вихідної документації (кореспонденції):

• У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується спочатку номер будинку, вули­ця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс.

• Можливе застосування конвертів з невеличким віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце написаної адреси на листі відповідало розмірам віконця.

• У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказують порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції.

• Документи, які доставляє кур’єр, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

• Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

• Копію супровідного листа підшивають до справи на за­гальних підставах.

• Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

Усю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправ­лення структурні підрозділи або виконавці передають у кон­кретно визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.