Абсолютные, относительные ссылки

Относительные

А1 – при копировании, автозаполнении ячеек с формулами относительные ссылки изменятся.

Абсолютные

При копированиии, автозаполнении ячеек с формулами абсолютные ссылки не изменяются.

Курсор устанавливается в строке формул в области адреса и нажимается клавиша F4 необходимое число раз

На ячейку - $A$1.

На строку A$1

На столбец $A1

Ссылка в исходной ячейке	Ссылка в следующей ячейке
	При заполнении вправо	При заполнении вниз
А1	B1	A2
$A1	$A1	$A2
A$1	B$1	A$1
$A$1	$A$1	$A$1

Абсолютные ссылки используются тогда, когда в формуле не изменяет адрес ячейки или одна из компонент адреса (название столбца или номер строки).

46. Средства автоматизации ввода данных в MS Excel

Так же как и в текстовом процессоре MS Word, в MS Excel существует функции автотекста и автозамены. Если вводится данное, которое уже использовалось в ячейках рабочего листа, то при вводе начальных символов, появляется продолжение, и пользователь нажав клавишу ввода Enter может подтвердить ввод данных в ячейку.

Автозаполнение предназначено для автоматизации ввода однотипных данных, а также для копирования формул.

Автозаполнением можно получить следующие ряды данных:

1. 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11

2. 1,3,5,7,9,11,13

3. январь, Февраль, март, апрель, май, июнь, июль

4. Понедельник, вторник

5. 1-й кв. 2007, 2-й кв. 2007 и т.д.

Автозаполнение ячеек данными или формулами

В ячейке, где установлен курсор, в нижней части появляется черный квадратик. Если установить на него курсор мыши (он примет форму черного крестика) и протащить мышью по строке или столбцу, то число или текст скопируется в ячейку, куда указывает курсор. Если в ячейке была сумма, рассчитанная по формуле, то при перемещении мышью произойдет копирование формулы, и по ней выполнится расчет суммы в другой ячейке.

Если таким же образом выделить несколько ячеек, в которых был определён принцип автозаполнения (например, чётные числа 2 4), то ячейки будут заполнены в соответствии с заложенным пользователем принципом.

Если протянуть за крестик (маркер автозаполнения) правой кнопкой мыши то появится контекстное меню для выбора автозаполнения: можно, например, выбрать прогрессию, заполнить только числа или только форматы ячеек.

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, если они не смежные (расположены не рядом), нужно установить курсор на любую из сторон ячейки с формулой (он примет форму стрелочки), нажать клавишу [CTRL] и, не отпуская её, перетащить мышью формулу в нужную ячейку.

Примечание: Если при перетаскивании мышью не удерживать клавишу [CTRL], то произойдет перемещение содержимого ячейки.

47. Стандартные функции MS Excel (вызов функции, ввод параметров функции, типы функций).

MS Excel предоставляет пользователю набор встроенных функций, разбитых по категориям. Например: Математические, Логические, Статистические, Финансовые.

Функции имеют англоязычное и русскоязычное написание. В качестве аргумента функции используются ссылки на одну или несколько ячеек (диапазон) или имя, присвоенное диапазону ячеек. Аргументы функций заключаются в скобки.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel. Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка. Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле. Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками. В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций. Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

Типы функций Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические. При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое. С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени). Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных. В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать. С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа. В Excel можно решать задачи оптимизации и использовать анализ Фурье. В частности, в Excel реализован алгоритм быстрого преобразования Фурье, при помощи которого вы можете построить амплитудный и фазовый спектр.

Мастер функций Excel содержит более 400 встроенных функций. Поэтому непосредственного вводить с клавиатуры в формулу названия функций и значения входных параметров не всегда удобно. В Excel есть специальное средство для работы с функциями — Мастер функций . При работе с этим средством вам сначала предлагается выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога предлагается ввести входные значения. Рис. 17. Мастер функций

Мастер функций вызывается командой Вставка | Функции или нажатием на кнопку Мастер функций . Эта кнопка расположена на панели инструментов Стандартная, а также в строке формул. Рассмотрим применение функции СУММ(диапазон) (сумма диапазона ячеек) и СРЗНАЧ(диапазон) (среднее значение диапазона ячеек) для подведения промежуточных итогов, на примере таблицы 2. Вставим после каждой товарной позиции пустые строки и с помощью функции приведенных выше получим требуемые результаты.

48. Печать документов в MS Excel.

Для настройки параметров печати книги в режиме Предварительного просмотра необходимо кликнуть по пункту меню Файл  ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР или кликнуть по одноимённой кнопке на панели инструментов СТАНДАРТНАЯ . В окне предварительного просмотра появится панель с кнопками.

Кнопка ПЕЧАТЬ предназначена для печати страниц с параметрами по умолчанию. Кнопка СТРАНИЦА открывает окно ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ для настройки параметров печати. На вкладке СТРАНИЦА настраивается масштаб отображения данных, расположение их на определённом количестве страниц по вертикали и горизонтали, ориентация страниц, размер бумаги. На вкладке ПОЛЯ настраиваются поля, центрирование данных на странице, расстояние от нижнего и верхнего колонтитула. На вкладке КОЛОНТИТУЛЫ можно определить стандартные колонтитулы или создать свои колонтитулы для печати. На вкладке Лист устанавливается печать объектов листа (заголовков, сетки), также можно задать диапазон ячеек для печати, располагающийся на текущем листе, с помощью кнопки СВОЙСТВА настроить свойства текущего принтера. После настройки параметров печать кликнуть по кнопке ОК. Для перехода в предыдущий режим используется кнопка ЗАКРЫТЬ.

Определить область печати можно в режиме РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ, который вызывается через меню ВИД. В этом режиме можно с помощью мыши перетащить границу области печати как по горизонтали, так и по вертикали и диагонали.

49. Построение диаграмм и графиков в MS Excel.

Для построения диаграмм необходимо ввести данные в ячейки электронной таблицы Рабочей книги MS Excel.

Диаграммы бывают следующих типов: Графики, Гистограммы, Линейчатые, Круговые, Точечные и т.д.

Графики, Гистограммы, Линейчатые подразделяют на обычные, нормированные, с накоплением. Обычный график отображает развитие процесса во времени или по категориям. При построении Нормированного графика значения точек последней линии получаются путем суммирования данных остальных графиков и принимают за 100%. На диаграмме показывается вклад каждой категории в общую сумму в %. График с Накоплением отображает абсолютный вклад каждой категории в общую сумму.

Графики, Гистограммы, Линейчатые диаграммы могут быть построены по одному или нескольким рядам данных. Для построения Круговых на листе определяется один ряд данных. Плоская, Объёмная, Разрезанная строятся одинаково, но имеют различный вид. Круговая Вторичная характеризуется тем, что одна из категорий выносится в отдельную круговую или стопочную диаграмму.

Точечные диаграммы строятся на основе одного или нескольких рядов данных. Для неё задаются значения X и Y. Если данные имеют несколько рядов, то для ряда значений X выбирается несколько рядов Y.

Для построения диаграммы можно выбрать команду ВставкаДиаграмма… или соответствующую кнопку на панели инструментов. На экране появится окно Мастера диаграмм.

На ПЕРВОМ шаге необходимо задать тип диаграммы, в зависимости от исходных данных и способа их представления (обычный, нормированный, с накоплением – для графиков, гистограмм, линейчатых; плоская, объёмная, разрезанная, с выносом – для круговых; точечная для сравнения пар значений, с точками соединёнными сглаженными линиями, с точками соединёнными прямыми отрезками – для точечных). После выбора типа диаграммы нажать кнопку ДАЛЕЕ для перехода к следующему шагу Мастера.

На ВТОРОМ шаге на вкладке Диапазон данных на листе мышью выделить ячейки, в которых хранятся числовые данные и имена рядов. На этом шаге также необходимо определить, как на листе расположены данные. Если данные находятся правее имён рядов, то – в строках, если ниже – в столбцах. Вкладка Ряд предназначена для задания адресов ячеек с именами рядов, если они не были выделены вместе с данными. Для определения имени ряда в поле Ряд выделить Ряд1. В поле Имя: щелкнуть по красному флажку в правой части поля и выбрать на листе мышью ячейку с именем ряда. Чтобы восстановить окно Мастера, повторно нажать на флажок. Аналогично выделяются в таблице значения рядов данных и подписи по оси X. После проверки значений и имён рядов, подписей по оси X, нажать кнопку ДАЛЕЕ. Для добавления или удаления рядов в окне Мастера существуют кнопки ДОБАВИТЬ\УДАЛИТЬ. Чтобы удалить ряд, необходимо выделить его в списке и нажать кнопку УДАЛИТЬ, для добавления ряда нажать кнопку ДОБАВИТЬ.

На ТРЕТЬЕМ шаге Мастера задаются параметры диаграммы: Заголовки (диаграммы, осей X и Y), оси X и Y (отображение подписей), Линии сетки, Легенда (и её местоположение), Подписи данных, Таблица данных (изображение на диаграмме). После выбора параметров кликнуть по кнопке ДАЛЕЕ.

На ЧЕТВЁРТОМ шаге Мастера выбирается размещение диаграммы: на текущем листе или отдельном, имя которого можно записать в поле Отдельном:. Для завершения работы Мастера нужно кликнуть мышью по кнопке ГОТОВО.

Для настройки готовой диаграммы в контекстном меню появляются команды: Формат области диаграммы, Тип диаграммы…; Исходные данные…, Параметры диаграммы…, Размещение…(вызываются 1 – 4 шаги Мастера соответственно).

С помощь команды Формат области диаграммы… можно изменить Вид (рамку, заливку), Шрифт, а также Свойства диаграммы. Для форматирования отдельных частей диаграммы: осей, линий сетки, заголовка, легенды, вызывается контекстное меню для выделенного объекта, в котором, выбрав команду Формат…, можно изменить параметры форматирования соответствующих объектов. Или для форматирования готовой диаграммы можно дважды кликнуть по одному из её элементов.

. Например, при двойном клике на одной из осей появится окно Формат оси, в котором на соответствующих вкладках можно выбрать:

• Вид оси и промежуточных и основных делений;

• Настроить шкалу (минимальное и максимальное значение);

• Отформатировать шрифт подписей оси;

• Выбрать формат подписей оси;

• Выравнивание и направление текста.

Удаление диаграммы выполняется после её выделения (дважды щёлкнуть мышью по области диаграммы) и нажатия клавиши [Delete].

Перемещение и изменение размеров диаграммы выполняется так же, как и рисунков.