28 Охарактеризовать приемы построения диаграмм в ms Excel: Мастер диаграмм, редактирование диаграммы, добавление новых данных на диаграмму

Диаграмма - это способ графического представления данных. Диаграммы создаются с помощью кнопки Мастер Диаграмм. Начальный этап в разработке диаграммы заключается в подготовке блока данных: нужно выделить данные, несмежные интервалы выделяются при нажатой клавише CTRL. Потом следует использовать либо кнопку Мастер диаграмм , либо команду ВСТАВКА/ДИАГРАММА… Мастер диаграмм строит диаграмму за 4 шага:

1 Выбор типа и вида диаграмм. Microsoft EXCEL предлагает 14 различных стандартных типов диаграмм. Тип диаграммы выбирается таким образом, чтобы представить данные наиболее ясным и впечатляющим способом. Там же, на этом шаге построения МАСТЕР ДИАГРАММ предложит несколько видов для выбранного типа диаграммы.

2 Выбор данных для создания диаграммы. На этом шаге требуется указать данные, по которым будет строиться диаграмма (вкладка ДИАПАЗОН ДАННЫХ). Для этого вводится с клавиатуры или маркируется мышью нужный интервал данных таблицы, включая заголовки строк и столбцов. Там же выбирается ориентация рядов данных. Вкладка РЯД позволяет конкретизировать принадлежность ячеек указанного ранее диапазона к определенным рядам данных, подписям оси Х и т.д.

3 Задание параметров диаграммы. На этом шаге можно установить параметры таких объектов диаграммы как заголовки (всей диаграммы и ее осей), линии сетки, оси, легенда, подписи данных и таблица данных.

4 Размещение диаграммы. Если диаграмма используется в качестве иллюстрации к данным на рабочем листе, то ее лучше отобразить вместе с ними. В этом случае создается внедренная диаграмма на этом же рабочем листе. Кроме этого, диаграмму можно создать на специальном листе диаграммы.

Для того чтобы внести изменения в отдельные элементы диаграммы, нужно активизировать их щелчком мыши. Тогда становятся доступны команды пункта меню ДИАГРАММА, позволяющие вернуться на любой шаг Мастера диаграмм, и команда ВЫДЕЛЕННЫЙ ЭЛЕМЕНТ ДИАГРАММЫ пункта меню ФОРМАТ. Кроме этого, для редактирования диаграмм могут быть использованы кнопки панели инструментов ДИАГРАММА и команды контекстно-зависимого меню элементов диаграммы.

После того, как диаграмма уже построена, может понадобиться обновить ее, добавив новые ряды или элементы ряда данных с рабочего листа. Наиболее простой способ добавления новых данных на внедренную в рабочий лист диаграмму заключается в перетаскивании данных с листа на диаграмму. Для добавления данных на отдельный лист диаграммы используют команду ДИАГРАММА/ДОБАВИТЬ ДАННЫЕ…

29 Пояснить приемы связывания электронных таблиц

Если на одном рабочем листе используются данные из другого листа, то эти листы считаются связанными. С помощью связывания можно свести воедино значения клеток из нескольких разных таблиц на одном рабочем листе.

Изменение содержимого клетки на одном листе (листе-источнике) рабочей книги приводит к изменению связанных с ней клеток в листах-приемниках. Этот принцип отличает связывание листов от простого копирования содержимого клеток из одного листа в другой. В зависимости от техники исполнения связывание бывает “прямым“ и через команду Специальная вставка.

Прямое связывание листов используется при вводе формулы в клетку одного листа, в которой в качестве одного из операндов используется ссылка на клетку другого листа. Если в клетке таблицы (например, в рабочем Листе2) содержится формула, в которой используется ссылка на клетку другого рабочего листа (например, на клетку А1 рабочего Листа1) и оба листа загружены, то такое связывание указанных листов называется “прямым”. Термин “прямое” связывание обозначает, что пользователь сам непосредственно при вводе формулы указывает имя листа и абсолютный адрес клетки из него, разделенные знаком "!".

Для указания ссылки на листы, находящиеся в незагруженных рабочих книгах, в формуле нужно без пробелов задать полный путь местонахождения файла. Путь задается в одинарных кавычках, где указывается название диска, каталога, имя рабочей книги в квадратных скобках и имя листа, на который идет ссылка. Например = 'C:\ EXCEL\[ КНИГА1.XLS] Лист1'!A1*С5

Связывание через команду Специальная вставка производится, если какая либо клетка таблицы на одном рабочем листе должна содержать значение клетки из другого рабочего листа. Чтобы внести в Лист2 значение клетки A1 из Листа1, нужно выделить эту клетку и выбрать команду Правка►Копировать. На втором листе поставить курсор на ту клетку, куда нужно копировать, и выполнить команду Правка►Специальная вставка► нажать на кнопку Вставить связь. На втором листе появится указание на клетку исходного первого листа, например, = Лист1!$A$1. При таком связывании EXCEL автоматически переводит относительный адрес в абсолютный, т.к. если адрес обращения не абсолютный, это может привести к ошибкам, особенно если обращаться к незагруженным файлам.