Выполнение вычислений в таблице
В таблице Word можно выполнять простые вычисления над числами, расположенными в ячейках; например, суммирование или расчет средних значений.
Чтобы выполнить расчет, нужно поместить формулу в ячейку, в которой должен находиться результат, следующим образом:
поместить курсор ввода в нужную ячейку;
выбрать команду Таблица/Формула;
в строку Формула ввести формулу следующей структуры: =Название_функции(область_ячеек)
функции можно выбрать из списка «Вставить функцию»; для суммирования используется функция SUM, для расчета средних значений - AVERAGE; если ячейки, над которыми выполняются вычисления, располагаются слева от ячейки с результатом, то область ячеек указывается как LEFT; если ячейки расположены сверху, то они описываются как ABOVE;
нажать кнопку ОК.
Если после вставки формул числа в таблице изменятся, обновить результаты вычислений можно следующим образом:
выделить формулу и нажать клавишу <F9>.
Создание колонтитулов в документе Word. Назначение, возможности создания различающихся колонтитулов.
Колонтитулы
Каждая страница документа, помимо полей и области текста, имеет две области, называемые колонтитулами. Колонтитулы расположены на верхнем и нижнем поле и называются, соответственно, верхним и нижним колонтитулом.
Изначально при создании документа области колонтитулов являются пустыми. Если ввести в колонтитул на одной странице какую-либо информацию, то данная информация будет повторяться на каждой странице. Обычно в колонтитулы вводят название документа (книги, главы книги, статьи журнала ...), имя и фамилию автора, номера страниц и т.п.
Если документ разбит на разделы, то каждый раздел может содержать информацию в колонтитулах, отличающуюся от информации в колонтитулах других разделов.
В пределах одного раздела можно формировать разные колонтитулы для первой страницы, для четных и нечетных страниц. Для этого необходимо:
поместить курсор в рассматриваемый раздел;
вызвать команду Файл/Параметры страницы; вкладку Макет;
в поле Различать колонтитулы отметить флажок Первой страницы и/или Четных и нечетных страниц.
Каждый колонтитул может содержать текст, графику, специальные поля (например, номера страниц).
Для ввода информации в колонтитул следует:
переключиться в режим просмотра Разметка страницы;
поместить курсор ввода в нужный раздел;
вызвать команду Вид/Колонтитулы;
нажать кнопку Верхний/нижний колонтитул на панели инструментов Колонтитулы, чтобы перейти на нижний или верхний колонтитулы;
нажимая кнопки Переход к предыдущему и Переход к следующему переключиться на нужный колонтитул (первой, четной, нечетной страницы);
ввести информацию;
нажать кнопку Закрыть на панели Колонтитулы
Текст и графика вводятся в колонтитул точно так же, как и в область текста: с клавиатуры или копированием через буфер. С помощью кнопок на панели Колонтитулы в колонтитул можно ввести номер страницы, текущую дату и текущее время. Все эти объекты являются специальными полями и обрабатываются Word автоматически: на каждой странице Word проставит текущий номер, при открытии или печати документа обновит значение даты и времени.
Нельзя вводить номер страницы в колонтитул в виде числа с клавиатуры. Число будет рассматриваться не как поле “Номер страницы”, а как обычный символ и повторится на каждой странице без изменений.
Информация в колонтитуле может форматироваться точно так же, как и во всем документе.
Колонтитулы размещаются по умолчанию на расстоянии 1,25 см от края бумаги. Чтобы изменить это расстояние, следует:
поместить курсор в нужный раздел;
вызвать команду Файл/Параметры страницы;
на вкладке Поля изменить значение От края до колонтитула.
По умолчанию Word формирует одинаковые колонтитулы для всех разделов документа, т.е. при формировании какого-либо колонтитула он будет копироваться на все остальные разделы. Для того чтобы отключить связь между колонтитулами разделов и получить возможность сформировать для текущего раздела индивидуальный колонтитул, следует отключить режим «Как в предыдущем разделе» (нажать кнопку Как в предыдущем разделе на панели Колонтитулы).
Если необходимо сформировать колонтитулы для нескольких разделов, можно воспользоваться кнопками Перейти к предыдущему, Перейти к следующему для переключения на колонтитулы соседних разделов.
Колонтитулы отображаются в режимах «Предварительный просмотр» и «Разметка страницы». Для редактирования колонтитула следует вызвать команду Вид/Колонтитулы или сделать двойной щелчок в области колонтитула в режиме «Разметка страницы».
Технология связывания и внедрения объектов. Объекты в текстовом процессоре Word.
Связывание и внедрение объектов
Windows позволяет объединять в одном файле фрагменты файлов, созданных разными программами. Например, в документ Word можно вставить рисунок, электронную таблицу, звуковую информацию, видеофрагмент и т.п.
Существует несколько способов передачи данных из одного файла в другой. Это вставка, внедрение и связывание данных.
Для последующего изложения потребуются понятия файл-источник, файл-приемник, приложение-источник, приложение-приемник.
Файл-источник - это файл, в котором содержатся передаваемые данные. Файл-приемник - файл, в который передаются данные из файла-источника. Приложение-источник - программа, в которой создавался файл-источник. Приложение-приемник - программа, в которой создавался файл-приемник. В данной работе в качестве приложения-приемника рассматривается Word.
Вставка - это передача данных из одного файла в другой через буфер обмена с помощью команд Копировать и Вставить. Данный способ рассматривался в предыдущих работах. Особенностью вставки является то, что не существует никакой связи между вставленным фрагментом и программой-источником. Если возникает необходимость внести изменения во вставленный фрагмент, этот фрагмент нужно удалить из документа Word, запустить приложение-источник, открыть в нем файл-источник, отредактировать файл, а затем повторить операцию вставки.
Достоинством операции вставки является то, что при этом способе размер файла-приемника увеличивается меньше, чем при внедрении.
Операции внедрения и связывания позволяют создавать фрагменты, которые можно редактировать, не выходя из Word и не повторяя операцию передачи данных.
Внедрение данных
При внедрении Windows создает копию данных, подлежащих передаче; копия вставляется в файл-приемник. Кроме данных в файл-приемник вставляется информация о приложении-источнике.
После операции внедрения существуют 2 экземпляра данных: один - в файле-приемнике, второй - в файле-источнике. Эти 2 файла полностью независимы. Это является и достоинством, и недостатком операции внедрения: можно выполнять любые операции над файлом-источником (удалять, перемещать, переименовывать ...); но пространство диска оказывается занятым дублирующейся информацией.
Можно внедрять как весь файл-источник целиком, так и его часть1.
Для внедрения файла в документ Word:
поместить курсор в точку вставки;
вызвать команду Вставка/Объект;
выбрать вкладку Создание из файла;
нажать кнопку Обзор;
выбрать нужный файл.
Для внедрения части файла в документ Word:
скопировать данные в буфер обмена в приложении-источнике;
открыть файл-приемник ( документ Word );
установить курсор в точку вставки;
вызвать команду Правка/Специальная вставка;
выбрать тип “Объект” в списке “Как”.
Отредактировать внедренные данные можно не выходя из файла-приемника. Для этого на внедренном объекте надо выполнить двойной щелчок. Запустится приложение-источник, в него будут переданы внедренные данные, которые можно будет отредактировать. Это оказывается возможным благодаря тому, что внедренные данные содержат информацию о приложении-источнике.
Способ возвращения в файл-приемник зависит от того, как было запущенно приложение-источник:
если приложение-источник запускается в отдельном окне, то для выхода из него следует выполнить команду Файл/Обновить, затем команду Файл/Выход;
приложение-источник может быть запущенно прямо в окне Word; документ Word при этом остается видимым на экране, строка меню и панели инструментов Word замещаются строками приложения-источника; в этом случае для возврата в Word достаточно щелкнуть вне редактируемого фрагмента в области документа Word.
Связывание данных
При связывании данные реально не передаются в файл-приемник, они остаются в файле-источнике. В файл-приемник вставляется информация о местонахождении и имени файла-источника и о приложении-источнике.
Связывание данных очень удобно, когда нужно одни и те же данные вставить в несколько файлов-приемников. При этом существенно экономится дисковое пространство, так как данные хранятся в одном экземпляре в файле-источнике. Кроме того, существенно ускоряется процесс редактирования данных: нет необходимости вносить изменения в каждом файле-приемнике, как при внедрении, редактировать приходится только один файл-источник.
Недостатком связывания является то, что нельзя перемещать, переименовывать, удалять файл-источник. При любом из этих действий происходит разрыв связи и потеря данных для файла-приемника.
Чтобы связать какой-либо файл с документом Word, нужно:
установить в документе курсор в точку вставки;
вызвать команду Вставка/Объект;
выбрать вкладку Создать из файла;
нажать кнопку Обзор;
найти файл-источник;
щелкнуть ОК;
установить флажок Связь с файлом.
Для связывания части файла-источника с документом Word:
скопировать данные в буфер обмена в приложении источнике;
переключиться на документ Word;
установить курсор в точку вставки;
вызвать команду Правка/Специальная вставка;
в списке “Как” выбрать формат данных ( для разных приложений этот формат различен );
включить флажок Связать.
Для редактирования связанных данных нужно запустить приложение-источник, открыть файл-источник, отредактировать его обычным образом.
Если открыть документ Word, содержащий связанные данные, которые были изменены, то Word выведет на экран уже измененный вариант. В зависимости от существующих установок, Word может вывести запрос: нужно ли обновлять связанные данные. В случае необходимости обновления следует выбрать “Да”.
Встроенные программы текстового процессора Word: Microsoft WordArt, Microsoft Graph, Microsoft Equation. Технология работы с объектами редактора Word.
Приемы построения диаграмм в текстовом процессоре Word.
1.Для того, чтобы построить диаграмму нужно: Зайти в панель «вставка» – «рисунок» – «организационная диаграмма» и на страницу у нас будет вставлена диаграмма, которую нужно будет отредактировать (изменить текст и размеры). Общий вид показан ниже на картинке.
Чтобы изменить текст внутри диаграммы нужно нажать на картинку и ввести символы.
2. Для начала откроем наш Microsoft Word. После загрузки данного текстового редактора мы проходим во вкладку вставка и нажимаем кнопочку под названием «диаграмма». Перед нами откроется окошко, где и нужно будет выбрать параметры, а затем и построить диаграмму.выбираем ,например «круговая диаграмма» и выбираем вариант оформления диаграммы. Подтверждаем наш выбор и нажимаем клавишу Ok
Перед нами появится окошко из программы Microsoft Exel, в котором нам и нужно будет внести все данные для того, чтобы посроить диаграмму в word. В левой колонке пишем временные данные, к примеру – недели или месяцы, а в правой колонке колличественные данные, например прибыль
Когда все данные заданы, то закрываем окошко и наблюдаем. Что наша диаграмма появилась в текстовом редакторе word. Для того, чтобы изменить какие – либо параметры диаграммы (цвет, оформление, содержание) нажмите на саму диаграмму (выделите ее) и нажмите на вкладку работа с диаграммами. Если Вы захотите удалить диаграмму, то также выделите ее и нажмите на клавишу Back Space
Работа с большими документами в текстовом процессоре Word. Закладки, сноски – назначение, приемы создания и использования.
Особенности работы с большими документами
Сноски
Сноски являются необходимым атрибутом больших документов разных типов. Особенно они актуальны при написании различных научных работ — от рефератов до дипломных проектов и научных статей. В Word есть возможность автоматического создания сносок. Основная особенность такого способа состоит в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, выбирает для нее подходящий размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документе впоследствии происходят какие-нибудь изменения.
Колонтитулы
Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулы бывают верхние и нижние. Они представляют собой текст или графические изображения (иногда и то и другое), которые печатаются в верхней и нижней частях каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц.
Предметный указатель
В предметном указателе собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, где упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель по алфавиту и к тому же сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста.
Создание автореферата
Word может выполнять даже такие сложные задачи, как анализ текста и создание его краткого содержания — автореферата. Это можно сделать при помощи команды Автореферат из меню Сервис.
Создание оглавления
Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с большими документами. Если вы написали книгу или завершили создание рабочего или учебного проекта, то перед распечаткой окончательного варианта документа желательно создать оглавление. Оглавление поможет читателю сориентироваться в вашей работе, выделить для себя главное и сосредоточиться на изучении наиболее интересных для него моментов. Оглавление может помочь и при навигации в электрон ном документе. Если вы поместите оглавление в начало документа, с него можно будет начать просмотр.
Закладки в Word 2007 добавляются через вкладку «Вставка», группа «Связи», команда «Закладка» (в предыдущих версиях Word – меню «Вставка», «Закладка…»). Если Вы, запустив Word, нажмёте F1 (вызов справки) и введёте слово «Закладка», то сможете найти более подробную информацию. В случае если добавление закладок Вы производите для того, чтобы создать оглавление с возможностью перехода по гиперссылкам, то легче воспользоваться вкладкой «Ссылки» - «Оглавление» (для Word 2003 – меню «Вставка», подменю «Ссылка», пункт «Оглавление и указатели»). Word автоматически добавит закладки (их имена будут «скрытыми», начинающимися с нижнего подчёркивания, см. «Вставка» – «Закладка») к тексту установленного уровня. Разумеется, абзацам с названиями глав и параграфов следует установить «Уровень 1» и «Уровень 2» соответственно (Word 2007: вкладка «Ссылки», группа «Оглавление», команда «Добавить текст»; Word 2003: меню «Формат» - «Абзац»), после чего при необходимости обновить поле/таблицу с оглавлением.
Закладка указывает на местоположение текста или его фрагмента, который имеет имя и может в … Закладку в документе Word можно использовать в качестве цели для гиперссылки на веб-странице.
Сноски
Сноски являются необходимым атрибутом больших документов разных типов. Особенно они актуальны при написании различных научных работ — от рефератов до дипломных проектов и научных статей. В Word есть возможность автоматического создания сносок. Основная особенность такого способа состоит в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, выбирает для нее подходящий размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документе впоследствии происходят какие-нибудь изменения.
Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде числа возле соответству ющего слова документа. В зависимости от того, где помещается текст, сноски могут быть двух типов:
q обычные — текст помещается на той же странице, что и ссылка;
q концевые — текст расположен в конце документа, главы и т. д.
Создание сноски
Чтобы создать сноску, сделайте следующее.
1. Поместите курсор в то место документа, куда следует установить ссылку.
2. Выполните команду Вставка4Ссылка 4Сноска.
3. В диалоговом окне Сноска (рис. 7.1) выберите тип сносок в документе:
Работа с большими документами в текстовом процессоре Word. Заголовки. Создание оглавления.