Новая информационная технология (6 вопрос)

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии.

Информационные процессы. 8 вопрос

К информационным процессам относятся - процессы обработки, сбора, накопления, хранения и передачи информации. Информационные процессы происходят в человеческом обществе и технических системах. Сбор информации – это совокупность операций, мер и процедур, целью которых является получение информации, нужной для принятия решения, для решения задачи, достижения поставленной цели. К основным методам сбора информации относятся: наблюдение, измерение, эксперимент, опрос, анкетирование, тестирование. Наблюдение означает регистрацию поведения интересующего нас объекта или явления без вмешательства в него. Наблюдения большей частью дают возможность получать информацию, которая носит описательный характер, то есть качественную. Измерение – это регистрация показателей измерительных приборов, которые дают объективные количественные данные о характеристиках изучаемого объекта или явления. Эксперимент проводится на натурных объектах или на их физических моделях. Опрос означает получение информации в форме ответов на вопросы, сформулированные заранее или в процессе собеседования. Анкетирование предусматривает целенаправленный сбор данных по специально разработанному перечню, который одинаков для каждого участника анкетирования. Тестирование, как и опрос, тоже опирается на заранее разработанный ряд вопросов, но предусматривает для каждого из них возможные варианты ответа и сравнение полученных ответов с ожидаемыми.

Форматирование текста вопрос 9

Форматирование текста представляет собой задание фрагмен¬там документа различных атрибутов (или свойств), определяю¬щих внешний вид текста в этих фрагментах. Word предоставляет для этого мощные средства. Можно менять параметры формати¬рования отдельных символов, их групп, абзацев. Для изменения параметров форматирования используются меню, клавиатура и панель инструментов

Так как все операции в Word выполняются для выбранного фрагмента, то перед тем, как выполнить какую-либо операцию форматирования, необходимо выделить фрагмент документа, параметры которого Вы хотите изменить. Задать формат текста можно и перед его вводом. Для этого нужно поместить курсор ввода в то место, где Вы хотите набирать текст, а затем настроить необходимые параметры.

Чтобы определить параметры форматирования готового тек¬ста, достаточно поместить курсор внутрь рассматриваемого фрагмента. Параметры текста появятся в панели инструментов.

Форматирование символов

Все действия, связанные с форматиро¬ванием, сосредоточены в командах меню Формат. Для работы с форматом символов используется команда Шрифт.

Ее выполне¬ние вызывает диалоговое окно Шрифт, состоящее из трех стра¬ниц опций. Активизировать это окно можно и иначе, если, выбрав нужный фрагмент, выполнить на нем щелчок правой кнопкой мыши. Появится локальное меню, где нужно выбрать команду Шрифт.

Другие возможности по управлению шрифтами содержит страни¬ца Интервал.

Поле Масштаб позволяет изменить масштаб отображения выделенных символов. По умолчанию масштаб составляет 100%.

Расстояние между символами устанавливается в поле Интер¬вал. Можно выбрать одно из следующих значений:

Обычный - используется значение по умолчанию;

Разреженный - расстояние между символами увеличива¬ется в соответствии с тем значением, которое будет указа¬но в поле справа;

Уплотненный - расстояние между символами уменьшается в соответствии с тем значением, которое будет указано в поле справа.

По умолчанию единицей измерения является пункт, но Вы може¬те задать значение и в сантиметрах, дюймах или пиках. Для этого после числа нужно ввести соответственно "cm", "in" или "pi".

С помощью поля Смещение устанавливается позиция симво¬лов относительно базовой линии. Можно использовать одно из следующих значений:

Нет - символы располагаются обычным образом;

Вверх - символы располагаются выше базовой линии в со¬ответствии с тем значением, которое будет указано в поле справа;

Вниз - символы располагаются ниже базовой линии в соот¬ветствии с тем значением, которое будет указано в поле справа.

Форматирование абзацев вопрос 10

Основные параметры форматирования абзацев устанавлива¬ются с помощью диалогового окна Абзац из меню Формат.

Дру¬гой способ - воспользоваться командой Абзац локального меню (оно вызывается щелчком правой кнопки мыши). Если изменяет¬ся формат только одного абзаца, то нет необходимости выделять его целиком, достаточно поместить в него курсор ввода или вы¬делить только фрагмент абзаца. Если же изменяется формат не¬скольких абзацев, то также нет необходимости выделять их пол¬ностью: достаточно, чтобы выделенный фрагмент частично охва¬тывал изменяемые абзацы.

Диалоговое окно Абзац содержит две страницы: Отступы и интервалы и Положение на странице.

Группа опций Отступ позволяет управлять положением тек¬ста абзаца относительно полей страницы.

В полях Слева и Справа задается расстояние соответственно от левого и правого полей страницы. Для того чтобы текст занял часть поля страницы, допускается использовать отрицательные значения.

Опция Первая строка управляет отступами в абзаце. Возмож¬ны такие ее значения:

нет - отступы отсутствуют;

Отступ - используется отступ для первой строки абзаца. Расстояние указывается в поле на:, расположенном справа от поля Первая строка

Выступ - используется отступ для всех строк абзаца, кро¬ме первой. Расстояние указывается в поле на:.

В полях Перед и После задаются расстояния соответственно перед первой строкой абзаца и после последней строки абзаца. Здесь допускается использование только положительных значе¬ний. Применение таких интервалов полезно не только непосред¬ственно к абзацу.

Опция Междустрочный управляет межстрочным расстоянием внутри абзаца. Можно выбрать одно из следующих значений (в скобках приведены горячие клавиши):

Одинарный - расстояние, равное высоте шрифта наиболь¬шего размера, используемого в строке, плюс некоторое до¬полнительное пространство, величина которого также за¬висит от используемого шрифта (Ctrl-1);

Полуторный - расстояние, в 1,5 раза превышающее то, ко¬торое было бы при значении опции Одинарный (Ctrl-5);

Двойной - расстояние, в два раза превышающее то, которое было бы при значении опции Одинарный (Ctrl-2);

Минимум - интервал, выбираемый для очень больших шрифтов

Точно - расстояние, в точности равное указанному в поле Значение;

Множитель - расстояние формируется умножением одинарного интервала на множитель, указанный в поле Значение.

Поле Выравнивание служит для выбора способа выравнивания абзаца. Можно воспользоваться одним из следующих значений:

По левому краю - абзац выравнивается по левому краю (Ctrl-L);

По центру - абзац центрируется (Ctrl-E);

По правому краю - абзац выравнивается по правому краю (Ctrl-R);

По ширине - абзац выравнивается по левому и правому краям одновременно (Ctrt-J).

Буквица

Word позволяет выполнять заглавные буквы абзацев в виде буквиц (больших заглавных букв). Эта возможность распростра¬няется только на обычный текст. Ею нельзя пользоваться при изменении колонтитулов, таблиц и т. п. Кроме того, создание буквицы допускается только в режиме разметки страницы.

При попытке создания буквицы в обычном режиме Word предлагает переключиться из него в режим разметки.

Для создания буквицы следует поместить курсор ввода в аб¬зац, который будет начинаться с буквицы, а затем выбрать ко-манду Буквица меню Формат.

Окно форматирования буквицы позволяет задать ее размещение внутри текста или на поле страницы, а также отрегулировать размер.

21-26. вопросы

22.Работа со списками: список с маркерами, список с нумерацией, многоуровневые списки

В Word имеются специальные средства для работы со списками. Обычно используются два основных типа списков: с нумерацией и с маркерами. На панели «Абзац» предусмотрен такой выбор инструментов для оформления списков.

Список с маркерами.

Выбор типа маркера осуществляется в окне, открывающемся кнопкой маркера. Для более детального формирования списка следует выбрать команду «определить новый маркер». Откроется окно определения нового маркера: символ, рисунок, шрифт. В окне выбора типа маркера имеется пункт изменить уровень списка, позволяющего создать уровень списков от 1до 9.

Список с нумерацией.

Каждый элемент нумерованного списка выделяется слева цифрой или буквой. Нумерация в списке автоматически корректируется при добавлении или удалении элемента.

Для задания нового формата номера следует выбрать опцию «Определить новый формат номера», в результате появится окно со следующими параметрами: «нумерация»( арабские цифры, римские, строчные или прописные лат.буквы), «формат номера».

Помимо команды «Определить новый формат номера» имеется пункт «Задать начальные значения».

Многоуровневые списки.

Word позволяет создавать списки с несколькими уровнями вложения, и число таких уровней ограничиваются 9. Для того, чтобы в определенном месте изменить уровень списка в сторону уменьшения, следует установить курсор в начало строки и нажать клавишу «Тав», а чтобы вернуть элемент списка на 1 уровень вверх, необходимо нажать сочетание клавиши Shift+Tab.

23.Оформление страницы: установка параметров, страницы и разделы, поля…

Форматирование страниц. Установка параметров страниц.

Word позволяет выполнять операции со следующими параметрами страниц:

1. размер и ориентация

2. поля

3. колонтитулы

4. нумерация страниц

5. нумерация строк

6. колонки

Если документ должен состоять из страниц, имеющих различные параметры (ориентация), то его нужно разделить на несколько разделов.

Поля в странице.

Для установки отступов от края листа бумаги используется кнопка «Поля» на панели «Параметры страницы»- «Вкладки»-«Разметка страницы». Выбрать «Настраиваемые поля», а дальше вкладку «Поля» , в которой задается верхнее, левое, нижнее поля и ориентация страницы.

Размер страницы

Установка размера страницы выполняется нажатием кнопки «размер» в панели «параметры страницы» на ленте «разметка страницы». Например, можно выбрать формат А4, А5, конверт. Другие параметры: вкладка «источник бумаги» окна «параметры страницы» (нажать на стрелку в правом углу) позволяет

установить ряд других параметров страницы: «начать раздел» и «Различать колонтитулы» (различаются колонтитулы четных и нечетных страниц, а также 1ая страница, на которой колонтитул должен отсутствовать).

Колонтитулы.

Колонтитулом называется текстовой или графический элемент. Например, название документа, номер страницы, печатаемый на каждой странице документа. Колонтитулы бывают верхние и нижние.

Для выхода из режима редактирования колонтитула существует три способа:

1. нужно нажать кнопку «закрыть окно колонтитулов» на вкладке «конструктор»

2. нажать кнопку «ESC»

3. выполнить двойной щелчок за пределами колонтитула.

Для того, чтобы полностью удалить колонтитул нужно активизировать режим колонтитулов, выделить все содержимое колонтитула с помощью мыши или клавиатуры и нажать клавишу «DELETE» и вернуться в обычный режим редактирования документа.

24.Стили и их применение

Стили- одно из самых удобных средств форматирования текста. Стилями называются наборы параметров форматирования, которые можно применить ко всем частям документа сразу. При запуске Microsoft Word новый пустой документ создается на основе шаблона Normal.dotm. Этот стиль является базовым, т.е. служит основой для др.стилей.

Формат по образцу

В Word существует возможность копирования формата по образцу. Для этого необходимо:

1. выделить абзац с нужным форматированием

2. на панели«буфер обмена» нажать кнопку «форматирование по образцу»

3. выделить абзац или фрагмент текста, к которому следует применить выбранное форматирование.

Создание нового стиля

Для создания нового стиля необходимо в диалоговом окне «Стили» (стрелка в правом нижнем углу), и это все находится на панели «Главное» нажать кнопку «Создать стиль».

Для изменения параметров существующего стиля необходимо отметить его в перечне стилей и с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши) выбрать из списка опцию «изменить».

25.Иллюстрации

Несмотря на то, что Word является текстовым редактором,инструментов работысизображениями, здесь более чем достаточно. Под них выделен специальный участок – «вставка» (рисунок, картинка, фигуры, диаграммы и Smart Art)

Нажав кнопку картинка, вы откроете в правой части окна спец.поисковую панель. С ее помощью легко можно выбрать картинки или из библиотеки Word или из архива office.com

Причем панель не только отыщет нужные картинки по ключевым словам, но и покажет их миниатюрное изображение.

1. Фигуры- линии, фигурные стрелки, блок-схема, выноски и т.д. Перед набором блок-схемы нужно выбрать новое полотно

2. Диаграммы. Любаядиаграмма- это прежде всего переведенная на язык графики таблица. Таблицу, на основе которой будет строиться диаграмма, будет создаваться не в Word, а в Exel. Новинка Word 2010- снимок экрана (возможность крайне полезна для авторов технических)

3. Редактирование. В Word 2010 появился новый инструмент- удаление фона. Этот инструмент понадобится при помещении в текст необычную прямоугольную картинку, а объект причудливой формы.

Рамки

Чтобы создать рамку вокруг выделенного фрагмента текста нужно на вкладке «Главное» панели «абзац» выбрать кнопку «Границы» открыв «полное меню». На этой панеле абзац есть кнопка для создания цветового фона для выделенного фрагмента.

Сортировка данных

При работе с таблицами существует сортировка данных как по возрастанию, та ки по убыванию. Поместите курсор ввода в любую из ячеек таблицы и выполните команду «макет»-«сортировка»

26.Примечание

Помимо видимого текста в Word есть еще скрытый. В этой области документа могут скрываться комментарии и примечания,оставленный рецендентом, педагогом или просто приятелем. Можно конечно, вносить вправку в текст, но это невполне корректно. Примечание же позволяет указать автору на слабые или спорные места в документе.

Чтобы вставить примечание к любому участку текста, нужно на панели «Рецензирование» нажать на «создать примечание»,далее набрать текст заметки. В итоге справа от текста образуется цветная линия (плашка).

Для того, чтобы отобразить примечание нужно выбрать на панели «отслеживание» меню «показать исправления примечаний».

Исправления

Примечание- часть скрытой информации, которая хранится в документах Word 2010 сохраняет в каждом файле историю всех сделанных исправлений.

Вопросы 27-32

Горячие клавиши Word.

Чтобы создать новый документ нужно нажать CTRL+N

CTRL+P - распечатать текст

CTRL+A – выделить весь текст целиком

CTRL+W – закрыть документ

ALT+ клавиша «+» – вставка формул

ALT+SHIFT+P - сегодняшняя дата

ALT+SHIFT+T - время

CTRL+SHIFT+F – выбор шрифта (гарнитурой называется тип шрифта «подчерк которым он написан»; начертание – модификация шрифта; кегель – это размер шрифта указанный типографическим пунктом)

CTRL+SHIFT+ клавиша «+» надстрочный знак a2

CTRL+SHIFT+ клавиша «-» подстрочный знак a2

Предварительный просмотр документа.

Лента «Вид».

Тут можно выбрать режим просмотра документа, масштаб, изображение линеек, сеток и так далее.

Режим просмотра документа состоит из:

Режим разметки (основной рабочий режим).

Режим чтения.

Web документ – показывает текст таким, каким его увидят пользователи интернета.

Структура.

Черновик (быстрое редактирование документа).

Ctrl+F2 – предварительный просмотр документа.

Excel 2010.

Microsoft Excel – ведущая программа обработки электронных таблиц. Первая версия Excel появилась в 1985 году. В 1993 году вышла 5 версия, ставшая первым приложением Microsoft Office.

Электронные таблицы позволяют производить обработку чисел, текста, задавать формулы и функции для автоматического выполнения. Широкие возможности Excel применимы для решения математических, экономических и других задач. Excel используется здесь как средство для проведения расчетов, визуализации их в виде таблицы, графика, сводных таблиц.

Элементы окна Excel.

После запуска Excel автоматически открывает пустую книгу «Книга 1». При стандартном запуске Excel автоматически создаётся одна рабочая книга. В Excel допускается работа с несколькими рабочими книгами одновременно, при этом каждая из них открывается в собственном окне. Активной может быть только одна рабочая книга. Для перехода к одной из открытых книг нужно выполнить команду: «Вид – Перейти к другому окну» (Ctrl + Tab, Ctrl + F6, Alt + Tab). По умолчанию книга состоит из 3-х рабочих листов. Для изменения количества рабочих листов нужно выполнить команду: «Файл – Параметры – Основные – Количество листов». По умолчанию используются имена: «Лист 1», «Лист 2», … . Для переименования текущего листа необходимо выполнить «Главное – Ячейки – Формат – Лист – Переименовать лист» (выбрать значение «Переименовать» их контекстного меню).

В отличие от предыдущих версий, Excel имеет изменённый интерфейс:

Кнопка «Файл» - для вывода списка возможных действий с документом.

Лента - вкладки, представляющие собой замену традиционного меню и панелей инструментов.

Элементы интерфейса:

Строка формул используется для ввода и редактирования содержимого активной ячейки.

Поле «Имя».

Располагается слева на строке формул, в нем выводится имя активной ячейки.

Рабочий лист – состоит из 2^20(более 1млн.) строк и 2^14(более 16 тыс.) столбцов.

Строки обозначаются числами от 1 до 256, а столбцы от A до Z (далее AA, AB, AC, …). Имя ячейки – ее адрес, состоящий из имени ее столбца и номера строки.

В программе Excel предусмотрены различные адреса для одних и тех же ячеек: относительные и абсолютные. Адрес A1 – относительный, при копировании содержимого ячейки он автоматически изменяется. Адрес $A$1 – абсолютный адрес, при копировании содержимого ячейки он не меняется.

Строка состояния.

Располагается в нижней части окна Excel. В левой ее части отображается название операции (открытие или сохранение). Первая часть строки состояния содержит ярлыки переключения режимов, а также кнопку масштабирования. Набор элементов строки состояния можно изменить по своему усмотрению.

Полосы прокрутки.

Разделители листа – кнопки, которые располагаются справа от горизонтальной полосы прокрутки и сверху над вертикальной полосой.

Ссылки и ввод данных.

Ссылки могут иметь стиль A1B2 – A1 – строка, B2 – столбец.

Переключение между стилями осуществляется при помощи опции ссылок A1B2, расположенной на странице формулы окна «Параметры» Excel, которая вызывается кнопкой «Файл».

Между смежными ячейками ставится знак «:», между несмежными - «;».

Работа с файлами.

Рабочая книга Excel 2010 представляет собой один файл (формат xlsx).

Новая рабочая книга создаётся с помощью кнопки «Создать» на панели быстрого доступа (или с помощью комбинации Ctrl+N).

Открытие рабочей книги происходит с панели (Ctrl+O).

Сохранение рабочей книги происходит с панели (Ctrl+S).

Закрытие рабочей книги происходит с помощью панели (Alt+F4).

Панель быстрого доступа.

Лента.

Имеет два варианта отображения: 1) Стандартный (показано содержание вкладок); 2) Свернутый (видны лишь названия вкладок). Для сворачивания ленты используется комбинация Ctrl+F1.

Для добавления элементов на панель быстрого доступа: нажать ПКМ на ленте, выбрать в контекстном меню «Настройка панели быстрого доступа», далее откроется меню, в котором можно добавить или удалить команды, которые будут располагаться на панели быстрого доступа.

Контекстно-зависимое меню.

Некоторые вкладки ленты являются контекстно-зависимыми и появляются только при необходимости, например: группа вкладок «Работа с рисунком» и «Работа с диаграммой» видны лишь в процессе работы и соответственно исчезают при переключении в другой контекст.

Выделение строк и столбцов.

Выделение с помощью мыши.

Чтобы выделить столбец или строку, следует нажать на заголовок строки или столбца. Чтобы выделить весь рабочий лист, нужно нажать на кнопку в левом верхнем углу.

Выделение с помощью клавиатуры.

Для выделения строки: Shift+Space.

Для выделения столбца: Ctrl+Space.

Вопросы 49-51

Автофильтр

Позволяет произвести фильтрацию данных в списке очень простым и легким в использовании методом – строка заголовка база данных преобразуется в группу раскрывающихся списков, позволяющих задать условия фильтрации для каждого из полей.

Автофильтр производит скрытие строк не удовлетворяющих критерию.

Чтобы применить средство автофильтрации для списка нужно:

1. Выбрать список, выделив диапазон либо ячейку принадлежащую списку.

2. Выполнить команду данные – сортировка и фильтр – фильтр. Список будет преобразован. В каждом заголовке появится характерная кнопка.

3. Откройте раскрывающийся список в заголовке поля.

4. Выберете в этом списке необходимый способ фильтрации.

При автофильтрации можно сортировать по алфавитному порядку и обратно, сортировать по цвету, использовать различные варианты пользовательского фильтра.

Пользовательский автофильтр.

Иногда возникает необходимость задать сложное условие фильтрации в поле списка. В таком случае бывает полезен пользовательский автофильтр.

Для того чтобы задать условия фильтрации (пользовательского автофильтра) нужно выполнить команду:

1. данные- сортировка и фильтр- фильтр- текстовые фильтры. Откроется окно пользовательского автофильтра.

2. Задайте условия сравнения с помощью раскрывающихся списков.

Пользовательский автофильтр.

Больше или равно 1980

И ИЛИ

Меньше или равно 1982

Расширенный фильтр.

Он использует всю мощь XL для поиска данных в списке.

Основной особенностью отличающей расширенный фильтр от рассмотренных ранее средств является необходимость во вспомогательном списке, содержащим критерий.

Для того чтобы применить расширенный фильтр:

1. Задайте критерий для поиска информации и область извлечения данных

B C D

2. фамилия год рождения средний балл

1980

????ов

3. Выполните команду данные – сортировка и фильтр – дополнительно. Откроется диалоговое окно расширенный фильтр. С помощью переключателей «обработка» выберете требуемый результат: фильтровать список на месте - фильтрация списка с сокрытием строк; скопировать результат в другое место

4. С помощью переключателя обработка

5. В поле диапазон условий укажите диапазон критерия «????ов»

6. В поле поместить результат в диапазон. Укажите диапазон извлечения. Данное поле доступно только в том случае когда установлен переключатель скопировать результат в другое место.

7. Установите флажок только уникальные записи.

8. Нажмите OK.

Форма ввода данных.

Чтобы иметь возможность вызова команды форма следует сначала добавить команду на панель быстрого доступа. Для этого:

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа и выберете пункт настройка панели быстрого доступа.

2. В поле выбрать команды из выберете команда не на ленте.

3. Выделите в левом списке форма и нажмите кнопку добавить

4. Нажмите OK.

Для того чтобы воспользоваться формой данных:

1. Выделите диапазон базы данных (как минимум заголовок и одну запись) .

2. Выберете команду форма на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно с именем рабочего листа.

52-54 вопросы

Понятие БД и СУБД

Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД).

Современные компьютеры могут хранить самые разнообразные данные: записи, документы, графику, звуко и видеозаписи, научные и другие данные во множестве форматов.

БД – это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.

Задачи хранения, получения, анализа, визуализация данных принято называть управлением данными, а программы для решения подобных задач – СУБД.

СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержаниях их в актуальном состоянии. БД обеспечивает хранение данных, а СУБД – получение информации. Понятие БД применимо к любой информации, связаны между собой по определенному признаку, которое организовано особым образом и хранится в виде таблицы. В Access возможно создание связи между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. Это экономит память, увеличивает скорость обработки данных, позволяет избежать ненужного дублирования данных и лишних ошибок. Именно это и отличает СУБД от электронных таблиц. СУБД Access обычно применяют в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации в большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы.

С БД проводят ряд операций над содержащейся в ней информацией, например добавление новой информации, поиск информации, изменение информации, удаление информации. Когда дело касается задач хранения, извлечения и организации данных, Access равных нет.

Предметная область БД

Построение любой БД прежде всего преследует цель «хранение» и «использование» информации о какой либо предметной области. Предметная область очень многогранна и включает в себя массу понятий и данных, как необходимых для построения БД, так и не существенных. Модель предметной области описывает процессы происходящие в ней и движение используемых при этом данных. Чтобы создаваемая БД работала корректно, данные в ней должны быть правильно организованны. При этом устраняется дублирование данных и обеспечивается корректная взаимозависимость связанных данных.

Практически любую БД можно определить как набор связанных между собой таблиц. При организации реляционной БД необходимо обеспечить связи, которые дают возможность осуществлять поиск данных в одной таблице по данным содержащихся в других таблицах.

Каждая таблица связи обладает следующими свойствами:

1. Все элементы столбца имеют одинаковый тип данных. Столбцам присвоены уникальные имена

2. В таблице нет одинаковых строк; порядок расположения строк и столбцов таблицы не имеет значения.

Понятие реляционной БД

БД построенная с помощью отношений называется реляционной БД. Независимо от того, сколько таблиц входит в БД, каждая строка любой таблицы содержит данных об одном объекте (человеке, техническом устройстве, документе и тд), а столбцы содержат различные характеристики этих объектов ( названия, адреса, даты и тд). Независимо от кол-ва записей (100000) чтобы БД была как можно более полезной таблицы должны быть связаны.

Если таблицы связаны БД называется реляционной. Реляционные – БД Access

Основные виды связей, которые могут быть применены в реляционных моделях:

1. 1 к 1

2. 1 ко многим

3. Многие ко многим .

Основным структурным компонентом БД является, как правило, таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться следующим правилом: в каждой таблице должны хранится данные только об одном классе объектов. Например в одной таблице нельзя хранить анкетные данные студента и фамилии преподавателя, т.к это свойство разных классов объектов. Если в БД должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Для успешного функционирования БД важна правильная организация данных в ней.

Класс объектов – совокупность объектов обладающих одинаковым набором свойств. Например в БД о ВУЗе классами объектов являются: студенты, преподаватели, предметы и тд. Для каждого отдельного объекта из данного класса объектов создается отдельная запись

Свойства (атрибут) – это определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца таблицы. Например ФИО – это свойство для объекта «студент».

Связь ( отношения) – это способ которым связано информация о разных объектов.

Связь 1 к 1

Этот вид связи подразумевает, что в любой момент времени каждой записи в таблице 1 соответствует не более 1 записи в таблице 2 и наоборот. Это наиболее простой вид связи между отношениями. Этот вид связи встречается довольно редко.

Связь 1 ко многим

Смысл связи заключается в том, что каждой отдельной записи в таблице 1 может соответствовать сразу несколько записей в таблице 2. Этот наиболее распространенный тип связи. Для его реализации используется 2 таблицы, одна из них представляет сторону 1, а другая сторону много

Многие ко многим

Эта связь представляет собой такое взаимодействие между отношениями, когда множеству записей в таблице 1 может соответствовать множество записей в таблице 2. Такой тип связи в реляционных БД напрямую не поддерживается, а выражается через более простой: «1 ко многим». Для хранения информации здесь уже требуется уже 3 таблицы: 2 со стороны много и 1 со стороны 1. При организации связи типа 1 ко многим таблицу 1 принято называть главной, а таблицу многие подчиненной.

Любую таблицу реляционной БД можно назвать отношением. Важной особенностью СУБД является обеспечение целостности данных. Оно означает поддержку некоторых правил при использовании связи между таблицами. Для того чтобы установить такую проверку связанные поля таблиц должны иметь одинаковый тип данных.

Вопросы 55-59

55. Основные виды связей в реляционных моделях:

Связь осуществляется с помощью общих полей.

1 к 1

Этот вид связи подразумевает, что в любой момент времени каждая из записей в табл.1 соответствует не более одной записи в таюл.2 и наоборот. Это самый простой вид связи. Встречается довольно редко.

1 ко многим

Смысл – каждой отдельной записи в табл.1 может соответствовать сразу несколько записей в табл.2. Это наиболее распространенный вид связи. Для его реализации используется 2 таблицы (одна – сторона 1, другая – сторона много).

Многие ко многим

Представляет собой такое взаимодействие между отношениями, когда множеству записей в табл.1 соответствует множество записей в табл.2. Такой тип связи в реляционной БД не поддерживается напрямую, а выражается через 1 ко многим.

Для хранения инфы требуется 3 таблицы (2 – сторона много, 1 – сторона один).

56. Понятие целостности данных

Любую таблицу реляционной БД можно назвать отношением. Важная особенность СУБД – обеспечение целостности данных. Оно означает поддержку некоторых правил при использовании связей между таблицами. Чтобы установить такую проверку – связанные поля таблиц должны иметь одинаковый тип данных.

57. Особенности Access.

Access – реляционная СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям.

Access – для создания и управления БД.

Реляционная – каждая запись содержит инфу, относящуюся только к 1 объекту (от слова related).

С данными о 2х объектах можно работать как с единым целым, основанных на значениях связанных между собой данными.

Все данные представлены в виде таблицы.

Строка – только об одном объекте – запись. Столбец – однотипную для всех записей инфу – поле.

В посл.годы популярность БД возрастает, а области применения расширяются. Удобная возможность – пользователь одновременно может работать не только с данными Acess, но и экспортировать данные др. СУБД, даже если совершенно другой формат представления (Paradox, Fox Pro).

Преимущество СУБД Access – с ее помощью можно создавать системы, которые обрабатывают БД, как на отдельном компьютере, так и в локальной сети предприятий, и в Интернете.

58. Структура СУБД Access.

СУБД Access при обработке инфы рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать 1 или несколько объектов.

Среди основных составляющих БД, можно выделить след.объекты:

1. таблицы – создаются пользователем для хранения инфы о предметах или объекте в определенной структуре. Состоит из записей – строк, полей – столбцов.

2. запросы – предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. При помощи запросов можно создавать выборку.

3. формы – используются для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение инфы на экран из БД.

4. отчеты – использ. для подведения итогов на основании даны и вывода этих итогов на печать в определенной форме.

5. страницы – обеспечивают доступ к инфе, имеющейся в БД из сети Интернет (браузер Explorer)

6. макрос – для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события (можно создавать запросы, формы, отчеты и т.д.)

7. модули – содержат одну или несколько процедур на Visual Basic. С их помощью – широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае исполнения макросов.

59. Разработка таблиц

БД состоит из нескольких взаимосвязанных таблиц, каждая из которых имеет своё уникальное имя. Таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов), на пересечении которых находятся атрибуты записей. Имена таблиц, как и имена таблиц лучше записывать латинскими символами, использовать_ вместо пробела, либо комбинацию строчных и прописных букв.

Для начала: Создать новую БД (файл - создать).

Талицы в Access имеют имя длинной до 64 символов.

Существуют ограничения: имена могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и спец. знаков, кроме . ! ‘ [ ]. Имена не могут начинать с пробела и с кавычек.

Новые таблицы можно создавать двумя способами – путем ввода данных и с помощью конструктора таблиц. В предыдущих версиях также с помощью шаблона.

Для выбора способа – в области данных имеются 3 команды:

1) таблица – создается путем ввода данных

2) конструктор (используется чаще всего, когда не совсем типичная структура)

3) списки SharePoint – создание на удаленном сервере

60-64 вопросы

60. Таблица в режиме конструктора.

В режиме конструктора можно описать структуру таблицы, но нельзя заполнить данными. Заполнение происходит в режиме таблице.

Внутри конструктора таблиц находятся 3 столбца:

1. Имя поля – заголовок столбца

2. Тип данных – формат содержащихся в нем данных

3. Описание поля – комментарий

Имена полей как и других объектов БД лучше записывать латинскими символами.

Для изменения или определения формата данных используется 2й столбец.

61. Типы данных в Access и их характеристика.

Для создания структуры табл. необходимо определить тип полей, которые будут в ней использованы.Для таблиц поддерживается следующие типы данных:

1. Текстовой. Этот тип данных используется для хранения текстовой информации( названия, имена, адреса и тд), а также для числовых данных не используется в числах( номер тел., индекс и тд). Максимум в нем 255 знаков. По умолчанию размер текстового поля = 50.

2. Мемо поле – испол-ся для текста длина которого 255 символов. В полях этого типа можно хранить длинные значения описания, текстовые документы. Кроме того начиная с Access 2007 поля этого типа могут поддерживать этот формат. Текст. Здесь используется формат RTF , который сохраняет основные параметры текста доступные, например в Word. Размер поля мемо достигает 2х гигабайт. Можно отобразить 65535 форм, символов.

3. Числовой. Эти поля используются для хранения числовых данных, которые использоваться в математических вычислениях. Размер поля составляет 1, 2, 4, 6 байт.

4. Дата и время. Этот тип данных используется для хранения календарных значений, даты и время относящимся к годам с 100 до 9999. Выбор конкретного формата даты или время устанавливаются в свойстве формат поля. Формат 8 байт.

5. Денежный. Денежный тип данных используется для предотвращения округления значения при проведении вычислений. В Денежных полях обеспечивается 15 знаков слева после запятой и 4 знака справа. По умолчанию при отображении данных этого типа Access добавляет к значениям значок национальной валюты, заданной в уе. Windows. Размер 8 байт.

6. Счетчик. Этот пит данных предназначен для автоматической вставки уникальных последований (увелич. на 1). Например присвоенной записей не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы. Размер 4 байта.

7. Логический. Данные этого типа могут принимать только одно из 2х значений: да- нет, истина –лож, вкл. – выкл. По умолчанию установлен формат да – нет. Размер 1 гиг.

8. Поле объекта OLE связывание или внедрение объектов. Оно содержит данные, созданные в других программах поддерживающих технологию OLE. Это могут быть документы Word, Excel, слайды. Размер 1 гиг (ограничен объемом диска)

9. Гиперссылка. Это специальный вид данных нажав гипер ссылку в ячейки таблицы можно перейти к WEB странице. Размер 2048.

10. Мастер постановок. При выборе этого параметра запускается мастер подстановок создающий поле подстановок. Размер 4 байта.

Создать, просмотреть и изменить структуру таблице можно в режиме конструктора, а для выполнения данных в режиме.

На всех этапах работы можно проводить редактирование табл. редактирование подразумевает:

1. Изменение структуры - добавление или удаление полей.

2. Изменение типов и свойств полей.

3. Редактирование данных – исправление не точных данных, добавление записей.

Данные сохраняются в таблице по мери ввода – если просто закрыть таблицу в режиме редактирования, то все изменения будут автоматически сохранены.

62. Операции с таблицами.

При обработке БД необходимо выполнять размещение операций над созданными таблицами. Например, переименование, удаление.

Чтобы переименовать созданную таблицу следует выделить ее в окне БД и нажать правой кнопкой мышее.

Если требуется получить только копию структуры таблице (без данных), вначале выделить требуемую таблицу, а затем скопировать в буфер. И выполнить вставку из буфера. При этом автоматически появляется диалоговое окно вставка таблицы, где нужно указать новые имя таблице, выбрать в качестве параметра вставки «структура» и нажать кнопку ОК.

Чтобы удалить таблицу из БД следует выделить ее в окне базы данных – Delete или из контекстного меню удалить.

Если удаляемая таблица имела связи с другими таблицами, Access отобразит еще 1 сообщение о необходимости удаления связей. Чтобы подтвердить ДА.

63. Ключевые поля.

Практически в любой БД содержатся несколько равноправных таблиц. Реляционная БД отличает то что входящие в ее таблицу связаны между собой.

Связи между таблицами создают логическую структуру БД. Задание связей происходит с помощью совпадения значений содержания в полях разных таблиц.

Таблица и поле таблице в БД не изменяется, а записи наоборот подвижны, динамичны.

Ключевое поле - это одно или несколько полей комбинация значений которых однозначна определяет каждую запить в таблице. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отсчетов.

Ключевое поле. В качестве первичного ключа в БД разрешается использовать несколько полей. Тогда уникальной должна быть комбинация этих полей значения.

Для того чтобы таблицы можно было связать между собой- используются ключевые поля. Эти поля однозначно определяют каждую запись таблицы и делают эту запись уникальной. Такие поля позволяют связать между собой таблицы и выполнить быстрый поиск данных.

Ключ состоящей из нескольких полей – составным.

Поле первичного ключа для таблице Access назначается в режиме конструктор.

Если у таблице есть поле первичного ключа. Оно обозначается знаком изображение ключа, которое находится в начале строки.

В принципе первичным ключом в различных таблицах могут быть и тестовые поля, содержащие паспортные номера и тд.

однако не во всех таблицах могут подобные поля, по этому очень часто для создания ключевого поля в таблице вставляется столбец, используемый для этих целей. Для чего устанавливается тип данных счетчик.

В Access три типа ключевых полей:

1. Счетчик

2. Простой ключ

3 Составной ключ

Поля счетчик –характеризуются тем что Access автоматически заполняет его последовательно или случайными цифрами.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле которое содержит уникальное значение.

Составной ключ необходим вслучае если невозможно гарантировать уникальность записей с помощью первого поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Если вы попытаетесь сохранить новую таблицу в которой не задано поле первичного ключа программа Access предупредит об этом и запросит разрешение для автоматического задания ключевого поля. В случае вашего согласия ключевым полем будет назначено любое поле которое имеет тип данных счетчик, а если такого нет то будет добавлено поле с именем код и с типом данных счетчик и будет назначено ключевым.

64. Создание связи между таблицами.

При работе со сложными БД пользователю часто требуется просматривать удалять создавать и модифицировать связи между таблицами данных БД. Все эти действии удобно выполнять с помощью схемы данных. Тип отношений между связанными таблицами Access распознает автоматически.

Если связь между таблицами имеет один ко многим то в этом случи и ключевое поле главной таблице является первичным ключом, а связанное с ним поле подчиняется таблице внешнем ключом.

Для установки связий необходимо воспользоваться режимом схема данных активизируется кнопкой схемой данных на вкладке работа с базами данных.

Если не одной связи еще не определенно автоматически откроется диалоговое окно «добавление таблицы», в котором на вкладке «таблица» нужно добавить все имеющиеся таблицы в схему данных поочередно.

Следующий этап в разработке схемы данных - установка данных между таблицами. Чтобы установить связь между двумя таблицами по определенному полю, необходимо выделить в схеме данных новое поле и с помощью мышее нажав левую кнопку перетащить изображение на поле другой таблице. В результате появится диалоговое окно изменения связей в котором для обеих таблиц должно быть указанно одно и тоже поле.

В окне изменения связей установить галочку обеспечения целостности данных. После этого в таблицу невозможно будет ввести запись с таким значением поля, для которого нельзя будет найти соответствующую запись.

После того как выбраны поля для установки связей между таблицами в окне изменения связей необходимо нажать Создать и на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линий.

Полученную схему данных следует сохранить. Для этого нужно: закрыть окно схемы данных и ответить утвердительно о сохранении.

Для того чтобы удалить связь между таблицами на схеме данных, счелкнуть правой кнопкой мышее на этой связи и в появившемся меню – удалить.

Вопрос 70

При работе с базой данных очень часто возникает необходимость вычленить из всей массы хранимой информации, только интересующую. В таких случаях создается запрос на выборку. Это средство формирует результирующую таблицу, содержащую только необходимые по условию запроса данные из указанных базовых таблиц. Его создание в Access, как и для всех других объектов, возможно в автоматическом режиме, в ручном режиме и с помощью мастера. Мы воспользуемся ручным режимом, для более наглядного изучения внутренней структуры запроса. Но сначала небольшое отступление, по поводу использования языка запросов SQL.

Язык SQL (Structured Query Language - структурированный язык запросов) - это стандартный набор слов английского языка, применяемый для описания запроса к базе данных. Бросаться изучать его в данный момент нет необходимости. Access автоматически транслирует все запросы в последовательность символов своего собственного диалекта языка SQL, именуемого Jet SQL. Но и его изучение пока можно отложить. Все дело в том, что для упрощения создания запросов есть специальное средство, называемое бланком запроса по образцу. С его помощью можно в считанные минуты построить запрос, перетаскивая элементы запроса между соответствующими окнами. Делается это следующим образом:

Переходим на вкладку Запросы главного окна базы данных. Там пока нет ни одного готового объекта, но присутствует знакомая нам уже кнопка Создать. Вот она нам и нужна.

В открывшемся окне Новый запрос предлагаются на выбор все возможные режимы создания запроса. Выбираем ручной режим с помощью пункта Конструктор.

Далее необходимо выбрать таблицы базы данных, на основании которых будет построен запрос. Это делается с помощью окна Добавление таблицы, содержащего список всех имеющихся в базе таблиц. Выделяете нужную таблицу и нажимаете кнопку Добавить. Окно с перечнем полей соответствующей таблицы появится в верхней половине бланка запроса. Какие именно таблицы добавлять при создании запроса, решает разработчик базы данных. Главное требование - они должны содержать все необходимые для работы будущего запроса поля. Например, для создания запроса Картотека мне нужны таблицы Автор, Книги и Разделы. Кнопка Закрыть позволяет прервать процесс добавления таблиц и перейти к работе с бланком запроса.

Внимание! Как Вы видите, окно Добавление таблицы содержит еще и вкладку Запросы, на которой выводится список всех созданных раннее запросов. Поэтому следует учитывать, что запрос может основываться на другом запросе, а не только на таблицах.

Бланк запроса по образцу разделен на две панели. В верхней части расположены списки полей добавленных таблиц, в нижней части находятся строки, определяющие структуру результирующей таблицы.

Строку Поле можно заполнить либо с помощью выпадающего списка, расположенного в поле выбора, либо простым перетягиванием его названия из верхней части окна. В обоих случаях имя поля появится в строке Поле, и произойдет автоматическое заполнение строки Имя таблицы. Эти действия можно выполнить в обратном порядке. Сначала выбрав из выпадающего списка Имя таблицы, а затем выбрав соответствующее Поле (в списке будут перечислены только поля содержащиеся в выбранной таблице). Каждая колонка бланка соответствует одному полю результирующей таблицы. Разместите поля в порядке, удобном для работы и визуального восприятия.

Строка Сортировка позволяет выбрать режим вывода значений в результирующей таблице. Доступны три варианта:

По возрастанию - запись с меньшим значением поля выводится перед большим значением. В алфавитном виде записи сортируются от А до Я и от A до Z.

По убыванию - запись с большим значением поля выводится перед меньшим значением. В алфавитном виде записи сортируются от Я до А и от Z до A.

Отсутствует - сортировка не производится и записи выводятся в порядке их следования в соответствующей таблице.

Флаг Вывод на экран позволяет скрыть от работающего с запросом некоторые поля. Это возможно, когда один и тот же запрос используется и как запрос и как источник информации для других объектов, например форм. Или когда необходимо выполнить сортировку или отбор по конфиденциальному полю, значения которого нельзя отображать в этом запросе. Поэтому для скрытия поля просто снимите соответствующий флажок.

Условие отбора позволяет указать тот критерий, по которому записи будут выбираться для включения в итоговую таблицу. Для каждого поля можно создать свое условие отбора. Тогда запись будет считаться удовлетворяющей запросу, если все значения соответствующих полей с указанным условием отбора, будут удовлетворять этим условиям.

Создайте все поля запроса и укажите соответствующие параметры сортировки и условия отбора. Если необходимо, то методом перетаскивания границ, задайте ширину полей таблицы. С помощью полосы прокрутки можно к свободным полям, если текущие уже заполнены.

Для проверки работоспособности запроса, запустите его на выполнение с помощью кнопки Запуск панели инструментов в верхней части окна программы. На экране появится результирующая таблица, заполненная записями, удовлетворяющими данному запросу. Для возврата обратно к режиму конструктора воспользуйтесь кнопкой Вид.

Для сохранения запроса нажмите кнопку Сохранить, на панели инструментов. В окне Сохранение укажите имя запроса, под которым он будет сохранен на вкладке Запросы, главного окна базы данных. Затем закройте окно запроса и запустите его на выполнение из главного окна. Первый запрос готов.