49

Министерство образования и науки Украины

Одесский национальный политехнический университет

Кафедра теоретических основ и общей электротехники

Методические указания и задания к контрольным работам №1 и №2

по курсу «Алгоритмические языки и программное обеспечение»

для студентов 1 курса специальности 7.0906 – “Электротехника”

заочной формы обучения

Одесса 2010

Тема 1. Ввод и редактирование данных в электронной таблице Microsoft Excel. Формат ячеек.

Цель: Научиться

- вводить и редактировать данные в ячейках;

- добавлять и удалять отдельные ячейки, строки и столбцы;

- устанавливать формат ячеек – число, выравнивание, шрифт, вид, границы, защиту;

- копировать форматы;

- использовать автоформат.

Теоретическая часть. Главное окно программы Microsoft Excel

После запуска Microsoft Excel на экране появится главное окно, с которого всегда начинается работа с программой.

Оно содержит все элементы управления, с помощью которых пользователь может вводить в программу данные, задавать алгоритм их оброботки, строить графики и диаграммы и распечатывать результаты. Вид главного окна может меняться в зависимости от настроек пользователя. Чаще всего стандартный вид окна выглядит так, как представлено на Рис.1.1:

Рис.1.1.Главное окно программы Microsoft Excel.

Это главное окно программы с чистой рабочей книгой. Книга это набор листов. В понятии Excel книга это файл. При запуске программы открывается рабочее окно, содержащее новую рабочую книгу, которой автоматически присваивается имя Книга1. Рабочая книга – это многостраничный документ в Excel. Каждая страница рабочей книги – это рабочий лист. Страница, активная в данный момент, отображается в окне документа.

Меню Excel

Структура экрана при работе с Excel во многом аналогична структуре экрана при работе с другими программами Windows.

Рабочее окно программы Excel содержит стандартную строку заголовка. Под строкой заголовка находится строка меню (Рис.1.2.), в которой содержатся все команды программы Excel.

С помощью щелчка мыши можно открыть выбранное ниспадающее меню, и на экране будут представлены содержащиеся в нем команды. Под строкой меню расположены две строки панелей инструментов – панель стандартная (Рис.1.3.) и панель форматирования (Рис.1.4.), каждая из которых содержит определенное количество кнопок, которые предназначены для быстрой активации выполнения определенных команд меню и функций программы. Под строкой панели форматирования находится поле имени и строка формул (Рис.1.5.):

Рис.1.2. Строка меню.

Рис.1.3. Панель стандартная.

Рис.1.4. Панель форматирования.

Рис.1.5. Строка формул

Выбор активной ячейки.

Минимальной единицей информации в Excel является ячейка.

Ячейка – это область пересечения строки и столбца. Каждая ячейка имеет адрес, определяемый именем столбца и номером строки, которым принадлежит данная ячейка.

Активной называется ячейка окруженная рамкой (Рис.1.6.). При этом заголовки активного столбца (В) и строки (2) выделяются более жирным шрифтом и выглядят рельефно приподнятыми.

Вводить данные можно только в активную ячейку.

Рис.1.6. Активная ячейка.

Ввод и редактирование данных в ячейке.

Рабочий лист может содержать три вида данных: числа, формулы и текст.

Ч исла, в том числе даты, можно использовать в вычислениях. Формулы – это инструкции для вычислений. Текстовая информация не является ни числом, ни формулой. Выбрав нужную ячейку, можно начинать ввод данных. В ячейке появится курсор, вводимые символы попадут в ячейку и в строку формул. Включатся кнопки строки формул (Рис.1.5.).

Если строка формул не установлена, то ее можно установить вызвав меню Вид – Строка формул.

Любые данные можно вводить в выбранную ячейку только тогда, когда Excel находится в режиме ожидания – режим Готово (Рис.1.7. ):

Рис.1.7. Режим ожидания.

Как только мы приступаем к вводу данных, Excel переходит к режиму Ввод. Становится активной строка формул, символы по мере их ввода отображаются не только в активной ячейке, но и в строке формул (Рис.1.8.):

Рис.1.8. Режим ввода.

Если при вводе данных произошла ошибка, нажмите на кнопку - Отменить ввод, для удаления введеных данних и отключения кнопок строки формул. Отменяет ввод и нажатие клавиши <Esc>.

Введение данних заканчиваться после нажатия клавиши <Enter> или после перехода на другую ячейку.

Исправлять то, что вводится можно двумя способами. Первый - это прямо в ячейке. Для этого нужно перейти в режим редактирования ячейки. Для этого необходимо выбрать меню Сервис - Параметры.

Появиться диалоговое окно настройки параметров. Нам нужна вкладка Правка. Там устанавливается разрешение на правку в ячейке (Рис.1.9):

Рис.1.9. Меню Сервис – Параметры, вкладка Правка.

Другой способ - это вносить изменения в строку формул. Для этого нужно выделить ячейку, перейти в строку формул и там внести необходимые изменения.

Для удаления содержание ячеек необходимо выделить эти ячейки и нажать на кнопку <Delete>. Также можно вызвать меню Правка и вызвать команду Очистить (Рис.1.10):

Рис.1.10. Меню Правка, команда Очистить.

Используя это меню, можно очистить все, очистить установленные форматы, содержимое ячеек и примечания.

Добавление и удаление отдельных ячеек.

Иногда необходимо добавить или удалить отдельные ячейки рабочего листа. Для этого необходимо выделить место для вставки новых ячеек и выбрать меню Вставка – Ячейки. Появится окно Добавление ячеек (Рис.1.11.):

Рис.1.11. Добавление ячеек.

При добавлении или удалении строк и столбцов Microsoft Excel автоматически перемещает соседние строки и столбцы. Если же добавляется или удаляется одна ячейка, то программе необходима дополнительная информация о перемещении соседних ячеек. Если установить в диалоговом окне Добавление ячеек переключатель ячейки, со сдвигом вниз, то выделенные ячейки переместятся вниз. Если установить переключатель ячейки, со сдвигом вправо, то ячейки, расположенные в этой строке переместятся вправо.

Формат ячеек.

Для того, что бы изменить формат ячейки, или просмотреть текущий нужно ячейку выделить. Можно сразу выделять несколько ячеек. После этого нужно в строке меню выбрать Формат, а в ниспадающем окне выбрать – ячейки. Появиться диалоговое окно с настройками формата ячейки (Рис.1.12.).

Рис.1.12. Формат ячеек.

Число.

Вкладка Число содержит список различных числовых форматов и определяет количество десятичных знаков, типы разделителей групп разрядов, режимы представления отрицательных чисел. Сначала нужно выбрать вид формата, а затем переходить к установке параметров.

По умолчанию программа Excel использует для чисел формат Общий, в котором не отображаются незначащие нули.

• Числовой формат регулирует количество цифр, после запятой. Он также позволяет выбрать способ отображения отрицательных чисел (Рис.1.13.):

• Денежный формат позволяет выбирать символ для обозначения валютных знаков.

• Финансовий формат позволяет изменять количество десятичных знаков отображаемого числа и символ валютных знаков.

Рис.1.13. Формат числовой.

• Дата используется для оформления даты и времени. Форму отображения дати можно выбрать из предложенных вариантов (Рис.1.14.):

Рис.1.14. Формат Дата.

• Процентный. Использование этого формата приводит к умножению значения содержания ячейки на 100 и добавлению символа %.

• Дробный. При виборе этого формата значения в ячейке отображается в виде дроби. Можно выбрать количество цифр, используемых в числителе и знаменатели дроби.

• Экспоненциальный. В этом формате число отображается в экспоненциальном виде. Можно выбрать количество отображаемых десятичных знаков. Например, если в ячейке содержится число 0,75, то в экспоненциальном формате с двумя десятичными знаками оно будет отображаться в виде 7,50Е-01.

• Текстовый формат переводит число в текст, так что оно перестает быть числом и не может быть использовано в вычислениях.

Выравнивание.

Эта вкладка в формате ячейки позволяет управлять содержимым ячейки - можно установить выравнивание по горизонтали, по вертикали, управлять ориентацией текста, перенесением слов, автоподбором ширины ячеек и объединять ячейки (Рис.1.15.):

Рис.1.15. Формат ячеек. Выравнивание.

Для того, что бы объединить несколько ячеек, их нужно выделить. Потом выбрать Формат - Выравнивание и установить галочку рядом с надписью объединение ячеек.

После объединения диапазон ячеек ведет себя, как одна ячейка. В любой момент можно отменить команду объединения ячеек, если убрать галочку.

Шрифты.

Вкладка Шрифты позволяет выбрать шрифт и установить дополнительные параметры отображения, такие как начертание, размер, цвет, подчеркивание и т. д. (Рис.1.16.):

Рис.1.16. Формат ячеек, вкладка Шрифт.

В списке шрифтов отображаются все загруженные в Windows шрифты. С каждым шрифтом связан набор начертания. Также есть возможность изменить размер шрифта в поле Размер. Все сделанные изменения будут сразу отображаться в поле Образец.

Границы.

Границы для ячеек устанавливаются на вкладке Формат ячейки – Границы (Рис.1.17.). То, что вы видите в виде серых линий вокруг ячеек это не границы, это - сетка. Она может выводиться на печать, а может, нет. Границы ячеек всегда печатаются и служат для оформления таблиц (шапки, разметки, подчеркивания и т. д.).

Рис.1.17.. Формат ячеек. Граница.

Для того, чтобы начать создавать границы, необходимо выбрать тип линии в окне Линия. Ниже можно выбрать цвет линии. Границы можно устанавливать частично и все сразу. Внешняя граница обрамляет таблицу, а внутренняя позволяет устанавливать границы между ячейками, образуя сетку.

Для вызова формата Граница на панели Форматирование есть соответствующая кнопка. С ее помощью можно указать границы ячеек и диапазонов линиями разного цвета и толщины (Рис.1.18.):

Рис.1.18. Кнопка Границы панели Форматирование.

Вкладка Вид.

При помощи вкладки Вид можно устанавливать фоновий цвет и узор для выбранной группы ячеек. Разные варианты заливки ячеек используются для более наглядного оформления рабочего листа. При любом выборе, кроме варианта Нет цвета, пояляется возможность выбрать узор. Раскрывающийся список узоров содержит еще один набор цветов для узора (Рис.1.19.):

Рис.1.19. Формат ячеек, вкладка Вид.

Вкладка Защита.

Эта вкладка используется, если необходимо защитить ячейки от редактирования или несанкционированного доступа. Для установки защиты необходимо выделить ячейки или диапазон ячеек, затем на вкладке Защита установить флажок Защищаемая ячейка (Рис.1.20.):

Рис.1.20. Формат ячеек, вкладка Защита.

Защита ячеек действует только после защиты рабочего Листа. Для защиты Листа необходимо выбрать меню Сервис – Защита, и выбрать команду Защитить лист.

Копирование формата.

В программе Microsoft Excel предусмотрено два способа копирования формата. 

Во-первых, можно выбрать меню Правка – Специальная вставка и указать необходимые параметры в диалоговом окне (Рис.1.21.):

Рис.1.21. Меню Правка – Специальная вставка.

Специальная вставка позволяет вставлять из буфера обмена скопированные данные, формулы, а также форматы.

Во-вторых – используя кнопку Формат по образцу, расположенную на стандартной панели инструментов. Функция Формат по образцу дает возможность быстро скопировать в ячейку один из форматов, который уже использовался на рабочем листе. Чтобы этим воспользоваться, необходимо выделить ячейки, формат которых необходимо скопировать и нажать на кнопку Формат по образцу. При этом указатель мыши принимает вид кисточки со знаком плюс возле нее. Потом необходимо выделить ячейки, в которые нужно скопировать этот формат. После этого отпустить кнопку мыши и формат скопируется на все выделенные ячейки.

Функция Автоформат

Если необходимо отформатировать созданную таблицу, можно воспользоваться функцией Автоформат, которая предлагает 17 встроенных форматов. Для применения функции Автоформат небходимо выделить диапазон ячеек, который необходимо отформатировать, потом вызвать меню Формат и выбрать опцию Автоформат (Рис.1.22.):

Рис.1.22. Пункт меню Автоформат.

Для отмены автоформата нужно выбрать команду Правка – Отменить Автоформат. Форматирование выделенного диапазона будет снято. Если необходимо отменить автоформатирование после выполнения некоторых действий, то нужно снова вызвать команду Автоформат и выбрать последний, семьнадцатый вид. Он называется Нет. После его выбора форматирование будет снято.