Как следует использовать внешнее объединение?
Внешние объединения создаются путем изменения внутренних объединений.
Замена внутреннего объединения на внешнее
В режиме конструктора запроса дважды щелкните объединение, которое следует изменить.
На экране появится диалоговое окно Параметры объединения.
В диалоговом окне Параметры объединения обратите внимание на варианты, перечисленные у параметров 2 и 3.
Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.
В Microsoft Access отобразится объединение и стрелка, соединяющая источник данных, все строки которого включаются в объединение, с источником данных, из которого выбираются только строки, удовлетворяющие условию объединения.
Перекрестное объединение
Перекрестные объединения, в отличие от внутренних и внешних объединений, не представлены в Office Access 2007 в явном виде. В перекрестном объединении каждая строка из одной таблицы объединяется с каждой строкой из другой таблицы, в результате это приводит к тому, что называется полным объединением или декартовым произведением. Результатом запуска запроса, содержащего объединенные не явным образом таблицы, будет полное объединение. Перекрестные объединения обычно создаются непреднамеренно, но в некоторых случаях они могут быть полезны.
Как следует использовать перекрестное объединение?
Перекрестное объединение создается каждый раз, когда в запрос включаются таблицы или запросы и при этом не создается явного объединения для каждой таблицы или запроса. В Microsoft Access каждая строка из каждого запроса или таблицы, без явного объединения с другими таблицами или запросами, комбинируется со всеми остальными строками результата. Рассмотрим вышеописанный сценарий. Допустим, у компании имеется 91 клиент, и предполагается рассмотреть пять возможных процентных ставок скидок. Перекрестный запрос будет состоять из 455 строк (произведение 91 на 5).
Очевидно, что случайно созданные перекрестные объединения могут привести к появлению в результатах запроса огромного числа строк. Кроме того, эти результаты в большинстве случаев будут бессмысленны, поскольку если на самом деле объединять все строки друг с другом не предполагалось, большинство объединенных строк, получившихся в результате, не будут иметь смысла. И, наконец, выполнение запросов, в которых присутствуют случайно созданные перекрестные объединения, может занять много времени.
Объединение по несовпадению
Объединения не всегда базируются на соотношении равенства связываемых полей. Объединение может базироваться на любом операторе сравнения, например «больше» (>), «меньше» (<) или «не равно» (<>). Объединения, базирующиеся на неравенстве, называются объединениями по несовпадению.
Как следует использовать объединение по несовпадению?
Объединения по несовпадению в режиме конструктора не поддерживаются. Если их необходимо использовать, следует делать это при помощи представления SQL. Однако можно создать объединение в режиме конструктора, переключиться в режим SQL, найти оператор сравнения «равно» (=) и заменить его на нужный оператор. После этого запрос невозможно будет открыть в режиме конструктора, если предварительно не заменить оператор сравнения в представлении SQL обратно на равенство (=).
Изменение информации при помощи модифицирующих запросов.
Модифицирующие запросы
К ним относятся:
- запросы создания таблиц;
- запросы удаления;
- запросы добавления;
- запросы замены.
Для их создания необходимо войти в Конструктор запросов и выбрать его соответствующий тип (рис. 22) кнопкой Тип запроса.
Изменения
в таблицах после выполнения запроса
необратимы.
Рис. 22. Выбор типа запроса
Запросы создания таблиц
Первоначально надо создать обычный запрос на выборку. Затем выбрать его тип Создание таблицы. В окне диалога задается имя новой таблицы. После запуска запроса и подтверждения операции таблица будет создана. Эта таблица не наследует свойства полей (маска ввода, поле подстановки и т. п.) и первичные ключи.
Запросы удаления
При его выполнении из таблицы безвозвратно исчезают записи.
В окне Конструктора запросов выбирается этот тип запроса, формируется условие отбора записей в бланке запроса и запускается запрос. При его применении к связанным таблицам необходимо обратить внимание на ранее установленные опции Каскадное удаление связанных записей, так как при выполнении запроса предупреждения об этом не будет.
Запросы добавления
Производится добавление записей из одной таблицы в другую. При выборе этого типа в бланке запроса появляется строка Добавление. Необходимо в диалоговых окнах указать таблицу-источник данных и таблицу-приемник. Данные добавятся в таблицу после запуска запроса и открытия таблицы.
Запросы замены (обновления)
Здесь возможно изменение значений в выбранном поле (например, умножение на определенное значение). В Конструкторе запросов после выбора этого типа запроса в появившейся строке Добавление бланка запроса надо ввести формулу вычисления нового значения. Можно воспользоваться Построителем.
Назначение и способы создания отчетов MS Access.
При печати таблиц и запросов информация выдаётся практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчётов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчёт включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Отчёт – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, печать или файл. Отчёты позволяют извлечь из базы данных нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
Для разработки отчётов, отражающих информацию базы данных, в системе Access можно использовать Мастер отчётов, а затем в дальнейшем усовершенствовать его в режиме Конструктора. Отчёты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчётов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием запроса и на основе его создать отчёт. Важным свойством отчётов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчёта.
Использование мастера для создания отчета.
Н
а
первом шаге Мастера
отчётов
выбираем таблицы и поля, которые будут
использоваться в отчёте. Для выбора
полей можно выполнить двойной щелчок
по имени поля или воспользоваться
кнопками: для выбора одного поля, для
выбора всех полей, или для удаления
выбранного поля или всех полей из списка
Выбранные
поля, выделяя
нужную строку из списка курсором (рисунок
17).
Рисунок 17 – Выбор таблиц и полей для отчёта
На следующем шаге Мастер проверяет связи между выбранными таблицами и группирует записи в отчёте на основании этих связей. Отчёт может иметь до четырёх уровней группировки, которые выбираются Мастером или пользователем.
Пользователь имеет возможность сгруппировать данные самостоятельно или отказаться от группировки. Для этого необходимо выделить указанную ниже таблицу (рисунок 18). Данный шаг может отсутствовать, если отчёт строится по данным одной таблицы.
Рисунок 18 – Выбор вида представления данных
На следующем шаге пользователь может добавить уровни группировки (рисунок 19).
Рисунок 19 – Задание уровней группировки в отчёте
На следующем шаге можно выбрать способ сортировки информации в будущем отчёте. На рисунке 20 выбрана сортировка по возрастанию (в алфавитном порядке) для поля Фамилия.
Рисунок 20 – Задание уровней группировки в отчёте
Если в отчёте задана группировка и имеются числовые поля, то появится возможность вычисления итоговых значений. Для задания итоговой функции необходимо нажать командную кнопку Итоги (рисунок 20).
Далее выбираем макет отчёта и ориентацию бумаги.
Следующий шаг Мастера отчётов предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчёта) – выберите тот, который вам больше подходит.
На завершающем этапе необходимо задать соответствующее имя отчёта и либо просмотреть готовый отчёт, либо перейти к редактированию, выбрав команду Изменить макет отчёта (рисунок 21).
Рисунок 21 – Присвоение имени отчёту
Работа с конструктором отчетов.
Выбрав команду Изменить макет отчёта, отчёт открывается в режиме Конструктора. В этом режиме можно изменять размеры полей, перемещать поля, добавлять новые поля из выбранных таблиц или создавать вычисляемые поля. На вкладке Конструктор расположены пиктограммы для вставки в отчёт эмблемы (логотипа), текущих даты или времени, поля, надписи, командной кнопки, рисунка, линии и другие (рисунок 22)
Рисунок 22 – Элементы управления для редактирования отчёта
Группировка данных и промежуточные результаты в отчетах.
В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами — по категориям и. по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным.
Макросы в Access и их конструирование.