2.3 Структура простейшей базы данных.

Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все

равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя

данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы.

Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший

«некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому

календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки,

он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко

отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной

продукции.

Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы

данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну

таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна

структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей

базе данных являются поля и записи. Если записей в

таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив

состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы

данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Установление связей между таблицами.

В учебной базе данных связи между таблицами осуществляются через целочисленные ключевые

поля Номер, хранящие уникальные номера записей каждой таблицы. Например, в каждой записи

таблицы Заказы хранится номер покупателя, сделавшего заказ и номер продавца, оформившего

этот заказ. Если вас интересует более подробная информация о покупателе, сделавшем

определенный заказ, то вы должны, зная номер покупателя, обратиться к соответствующей записи

таблицы Покупатели.

При заполнении таблиц данными вы ясно видели связи между таблицами и поэтому можете их

использовать для поиска данных в таблице вручную, открывая связанные таблицы и отыскивая

нужные данные. Чтобы MS Access смог автоматически извлечь нужную вам информацию,

необходимо сообщить ему о существующих в базе данных связях между таблицами.

1.1. Типы связей между таблицами.

MS Access имеет дело с базами родственных данных, благодаря чему вы можете одновременно

работать с данными из нескольких таблиц. Сформировав таблицы базы данных и установив

ключевое поле для каждой таблицы, вы можете создать между таблицами взаимоотношения. Они

3 3

помогут MS Access связывать данные в каждом новом запросе, форме или отчете, включающем

обе связанные таблицы.

В MS Access вы можете создать два типа связей: отношение один-ко-многим или отношение один-

к-одному. В первом случае, более распространенном, одна запись таблицы связана с множеством

записей другой таблицы. Скажем, покупатель может сделать один или несколько заказов. Поэтому

одной записи в таблице Покупатели, которая в данной связи будет первичной таблицей, может

соответствовать несколько записей в таблице Заказы, которая называется связанной таблицей

(рис. 1.).

В случае менее распространенного отношения один-к-одному одной записи в первичной таблице

соответствует только одна запись связанной таблицы. Подобный тип связи имеет смысл

устанавливать в том случае, когда вы хотите, например, разделить __________данные на открытые и

конфиденциальные. Например, есть база данных, содержащая сведения о сотрудниках фирмы.

Фамилия, имя и должность сотрудников фирмы могут располагаться в одной таблице, а данные о

зарплате – в другой. Между этими таблицами будет существовать отношение один-к-одному,

поскольку каждой записи в одной из них соответствует единственная запись в другой.

Рис. 1. Связь типа один-ко-многим между двумя таблицами.

Связи между таблицами часто помогают убедиться в том, что таблицы лишены противоречивых

сведений: например, что в таблице Заказы нет заказов, которым не соответствовал бы какой-либо

покупатель из таблицы Покупатели.