Навчальні питання лекції:

1. Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою.

2. Складання організаційної документації.

3. Складання розпорядчої документації.

4. Складання довідково-інформаційної документації.

Навчальна мета лекції: знати визначення основних термінів а саме документ, функції документів, класифікація документів, види документів та їх призначення.

Виховна мета лекції: вміти чітко розрізняти види документів, знати сферу їх застосування.

Розвивальна мета лекції: особливу увагу слід звернути з’ясуванню термінів та основних понять, що були розглянуті в темі.

По вивченню теми рекомендована навчальна література та нормативні акти.

Ключові слова: документація, класифікація, функції, види, розпорядча документація, організаційна документація.

1. Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою.

За функціональною ознакою всю організаційно-розпо­рядчу документацію (ОРД ) поділяють на такі групи:

• організаційну (статут, установчий договір, структура і штатний розклад, положення, посадова інструкція, пра­вила). Ці документи визначають правове положення та основні завдання установ, підприємств та їх структур­них підрозділів і окремих працівників;

• розпорядчу (наказ, рішення, вказівка, розпорядження). Ці документи слугують як засіб передачі рішень іншим організаціям та конкретним особам;

• довідково-інформаційну (акт, протокол, огляд, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, звіт, харак­теристика тощо).

2. Складання організаційної документації

Статут — це документ, яким оформлюється утворення підприємства.

У статуті визначається структура, функції і правове стано­вище утвореної організації чи підприємства. Статут підписує керівник у і затверджує власник майна, а потім обов’язково

реєструється в органах Міністерства фінансів (податкова інспекція), після чого новостворена установа може починати свою діяльність.

Текст статуту складається з таких розділів:

1. Загальні положення: на підставі чого створено підприємство, на підставі чого діє підприємство, чим ке­рується підприємство у своїй діяльності.

2. Мета і завдання підприємства.

3. Основні функції.

4. Управління підприємством.

5. Права.

6. Порядок утворення і організація роботи.

7. Відповідальність.

8. Зовнішньоекономічна діяльність.

9. Реорганізація і припинення діяльності підприємства.

Типовий формуляр статуту містить у собі: герб, наймену­вання відомства, підприємства, гриф затвердження, назву ви­ду документа, дату і місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, відмітку про погодження.

Положення це документ — правовий акт, що визначає (регламентує) основні правила організації та діяльності дер­жавних органів, структурних підрозділів органу, а також уста­нов, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядкову­ються, або окремих підприємств та організацій, а також комісій та окремих службових осіб (положення про експертну комісію); підписується керівником організації і затверд­жується вищим органом.

Зміст, формуляр положення, порядок оформлення, погод­ження і затвердження такі самі як і в статуті.

Реквізити:

• герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу;

• гриф затвердження;

• назва виду документа, положення;

• місце видання;

• дата;

• індекс;

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис;

• відмітка про погодження.

Інструкція — правовий акт, який створюється органами державного управління або керівництвом організації для вста­новлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, служ­бових осіб:

• посадова;

• з техніки безпеки;

• з експлуатації різного обладнання та іп.

Інструкцій :і;і і ік рджується вищими органами або керівни­ками організацій (чи їх наказом із зазначенням номера та дати видання). І Іа ик грукції може бути відмітка про те, що вона < додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні вико­навці.

Реквізити інструкції:

• назва виду документа (інструкція);

• гриф затвердження;

• заголовок (сюди іноді входить назва документа);

• найменування відомства;

• найменування підприємства;

• найменування структурного підрозділу;

• дата і місце видання;

• індекс;

• текст;

• підпис;

• види погодження.

Текст викладається у вказівному-наказовому стилі із фор­мулюваннями типу “повинен”, “слід”, “необхідно”, “не дозво­лено”. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше — у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції — це доку­менти, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, який забезпечує умови для його ефективної праці.

Посадова інструкція — документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної праці. Текст посадової інструкції містить розділи: загальна частина, функції, обов’язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника, оцінка працівника.

Інструкцію затверджує керівник установи або структур­ного підрозділу.

Типовий формуляр статуту містить у собі: герб, наймену­вання відомства, підприємства, гриф затвердження, назву ви­ду документа, дату і місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, відмітку про погодження.

Положення це документ — правовий акт, що визначає (регламентує) основні правила організації та діяльності дер­жавних органів, структурних підрозділів органу, а також уста­нов, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядкову­ються, або окремих підприємств та організацій, а також комісій та окремих службових осіб (положення про експертну комісію); підписується керівником організації і затверд­жується вищим органом.

Зміст, формуляр положення, порядок оформлення, погод­ження і затвердження такі самі як і в статуті.

Реквізити:

• герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу;

• гриф затвердження;

• назва виду документа, положення;

• місце видання;

• дата;

• індекс;

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис;

• відмітка про погодження.

Інструкція — правовий акт, який створюється органами державного управління або керівництвом організації для вста­новлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, служ­бових осіб:

• посадова;

• з техніки безпеки;

• з експлуатації різного обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівни­ками організацій (чи їх наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути відмітка про те, що попа с додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні вико­навці.

Реквізити інструкції:

• назва виду документа (інструкція);

• гриф затвердження;

• заголовок (сюди іноді входить назва документа);

• найменування відомства;

• найменування підприємства;

• найменування структурного підрозділу;

• дата і місце видання;

• індекс;

• текст;

• підпис;

• види погодження.

Текст викладається у вказівному-наказовому стилі із фор­мулюваннями типу “повинен”, “слід”, “необхідно”, “не дозво­лено”. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше — у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції — це доку­менти, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, який забезпечує умови для його ефективної праці.

Посадова інструкція — документ, що визначає ор­ганізаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної праці. Текст посадової інструкції містить розділи: загальна частина, функції, обов’язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника, оцінка працівника.

Інструкцію затверджує керівник установи або структур­ного підрозділу.

Інструктивний характер мають також правові акти, як “правила”, “рекомендації”, “методичні вказівки” та інші доку­менти, які мають однакову правову природу.

Правила службові документи організаційного характе­ру, в яких викладаються настанови або вимоги, ідо регламен­тують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Групи:

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

Правила експлуатації... і т. ін.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.

Реквізити правил:

• гриф затвердження;

• назва виду документа (правила);

• заголовок (стислий виклад призначення правил);

« дата і номер;

• текст;

• підпис особи, що відповідає за складання правил.