§ 1. Службові листи

1.1. Класифікація листів

Лист — цс поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Слухсбові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підпригметвами. організа­ціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональнимн ознаками службові листи поділяють на такі, шо потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• лнети-прохання;

• листи-ї пери ення;

• листи-пролоінції; ■ листи-талнти;

• листи-вимоги.

До листів, що не пеггребують відповіді, належіі.ь

• листи-попередження;

• листи-нагалування;

• листи-пІдтверджсння;

• листн-віцмови;

• супровідні листи:

• іарантійиі листи;

• листи-повідомлення;

• листн-розпорядження.

За кіль*. ; адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ. ігалективннй

їм

РоІД(я III

лист — на одну адресу, але пишуть його віт імені керівників кіль­кох установ.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафарстиіоваиі та уніфіковані. «Зазвичай ми дбагмо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти шфог*шцін>, а забуваємо, шо ця корсспоіідетця не просто важлива частина бізнесу, а Й наше обличчя»¹. Щоб оволодіти мнстсшвом листування, слід засвоїш правила ведення ділової кореспонденції.

І'і киі ні ін листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чн лггукутоть на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Маг бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чн підприємства. Відтворю­ється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньо­му лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чн підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоюю штампа або дру­карським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати ма­шинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовуй/: і. у верх­ньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правіш. Для здійснення розрахунково-ірошових операцій из бланках лис­тів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Нанрнклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059 у Заліншчі.аиу УС'Ь' м Києва. МФО 322034

1 Уншерсаякянйаоїишіп-гтрмгімтуміліаоча» ниігрш/с п Би&ив, 1 .4 Мін по. Л. О. Пустокіт та ш — к.. Довір*. Унву «Рідні мова», 1997. — с 303.

8. Дату (день, місяць, рік) запнеуіоть здсбільшоїо словесно- цифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.

Яіпир лисг написаний не на блаяху. то лату вкатутоть під текстом чім.

9. Адтхсат. Листи алресутоть організації. >тлалові чи пілпри-гметву, стужбові* або приватній особі Натну установи і стругтур-ного підтюзділу полають у наїивному відмінку, а найменування посади Й нрпвипіс у давальному. Наприклад:

Друкарня видавництва «Україна* Совченку і П.

Якщо листа адресовано керівникові установи, наші якої вхо­дить у найменування посади, то прізвище Й посаду подають у давальному відмінку, а натву установи — у родовому. Наприклад:

Директорові Рівненського півмрссійно-

технічного училища Л* б.?

Бондаренку П. П.

В адресі можна вказувати дише назву посади, бет прізвища іа ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки т умови, якщо ця посада глина в установі, оріаніїації чн на під-ирисчетві Наїфиклад:

Директорові нігліьносквітньої

середньої шкохи № і

Ггнершиному директорові

заводу «Термінал» Якщо особа, якій надсилають листа, ма» вчене і ванне або на­уковий ступінь, то ці відомості подають перед пріївишем. Ступені н івлння можна записувати у скороченій формі. Напрнхлвл:

Ректорові ДнІнропетрчнк нкікчі

державного університету

п/ннр. Стенанишину Д. II.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказу­ють після її і і ті установи, структурноіо підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Пралхіння ЖБК «Мир-ЧЯ*

Віддіг кадрів

Виси іьченку ф. А*

04060 Київ-60, вуя. Гртченка. В/2 Реквізити адресата друкують і правото боку у верхній частині сторінки Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають і нового

Роїдія III

рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отри­мувача листа, починаючи і «Кому», а потім указують «Куди».

10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів аСю подій, шо послужили підставою для написання листа; висновків та пропо німій

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. С два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які надувалося в тексті, або ті, що пояснюють Його зміст, то відмітку оформляють так;

Додаток, на 4 арк. у 2 прим.

2) якшо лист містить податки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою па кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

До іаікн:

/. Проект реконструкції діїянки: на 2 арк. « І прим. 2. Акт прийняття нових будівельних ма/псріа-іів: на 4 арк. у І прим.

Якщо ж лисі містить велику кількість додатків, то окремо скла­дають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чн керівник структур- ного підрозділу. Якщо лнет написано на бланку установи, то за- значають лише посаду, ініціали то прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:

Генеральний директор (и І д п н с) С /.' Пракоф'св

Голова ор.'кпиітсту (підпис) Г. К. Мусіснко

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, інідіолті та прізвище особи, котра підписує лист. Напріїклад:

Директор видавництва «Освіта* (н І д п и с) С. В. Доссе

Пнчої н до тексту листа

Основою службового листа є текст, який мас чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної спра­ви, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю. тскЗто відповідати літературним порчам, шо діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологіч­ним, синтаксичним, стилістичним, гіуикіуанійііим). Якшо виника­ють трудьюші піл час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого гкгілілового знака, сліп відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальню­ються схожі вішалки;

змістовністю, яка передбачас піибокс осмислення течи, го­ловної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід внклагдтн думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

послідовністю та логічністю викладу. Пиигучн листа, необхід­но стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на най­істотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах віл олнігї частини до іншої. І і і переходи можна вдало хіійснювати за допомогою таких мГяток:

Хотіли б також нагадати про...

ВоіНшчас .точено наголосити на...

Окріи того, наважусиося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...

Вважаємо іа доциьне (потрібне)... Хотічося б звернути Вашу увагу... Не зайвим буде нагадати... Крім зазначених вище причин... При чагіхіі просимо Вас... Зважте також і на те... Принагідно хотми б... Ми також намагаємося... Ще раз хочемо подякувати Вам... НехкЗхідно зазначити й те, що,..:

мовним багатствам, що передбачає використання різнома­нітних засобів вираження думок, уникнення нсви правда ного по­вторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глиби­ни ніань особистості, а також від багатства активного словниково­го запасу. Виражаючії власні думки, слід добирати слова, що най­більшою мірою відповідають висловлюваному імісгу. Суть спртви треба викладати якомога зрозуміліше, так. щоб написане не викли­кало сумнівів або запитань;

доречністю ТІ доціїьністю, що залежить насамперед від тхто, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спцікування. інтереси адресата. Прн цьому потрібно уникати всього, що може нспрнсьіио в рази ти, викликати роздратування.

Пам'ятайте:

висловлювати претензії, писати листи-магадування, від­мови загзжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів. Наприклад;

Ви ще не висловили своїх пропозицій — вами ще не висловлені пропозиції.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездо-іанннй з погляду структури, грамотно написаний лист станс запо­рукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго вражен­им про вас Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового лис­тування, слід дотримуватися певних правил його ведення.