5. Формы предъявления информационно-новостных материалов

Классическими формами предъявления информационно - новостных материалов для СМИ являются пресс-конференция, презентация и пресс-тур.

Пресс-конференция – это встреча с журналистами различных СМИ с целью предоставить им актуальную информацию. Как правило, журналистов собирают на пресс-конференцию только в том случае, если у нас есть действительно интересная новость, которая будет иметь общественный резонанс.

Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение информации из «первых рук» и возможность проверки или уточнения информации.

В процессе подготовки пресс-конференции, прежде всего, необходимо правильно выбрать место проведения и круг приглашенных. Главными критериями выбора места являются удобство месторасположения, престижность и целесообразность встречи именно в этом месте. При выборе приглашенных в первую очередь рассматриваются те СМИ, которые заинтересованы в получении нашей информации и занимают близкие к нашим позиции в интерпретации новостей. Кроме того, учитываются взаимоотношения между приглашенными журналистами, поскольку люди, раздражающие друг друга, будут больше сосредоточены на своих переживаниях, а не содержании презентуемых новостей.

Важным является также правильный выбор времени пресс-конференции. Прежде всего, наша пресс-конференция не должна совпадать по времени с другими важными мероприятиями, на которые журналисты также могут получить приглашения. Считается, что лучше проводить пресс-конференцию в середине недели и назначать не слишком рано, но и не в конце рабочего дня, чтобы у журналистов была возможность в тот же день подготовить материал для публикации.

После того, как место, время и круг приглашенных определены, производится рассылка анонсов-приглашений и контрольный обзвон. Во время обзвона важно понять, кто действительно заинтересовался информацией и каково будет реальное число участников. Если в этот момент мы почувствуем, что приглашение принимается неохотно, еще не поздно продумать или даже посоветоваться с самими журналистами, почему информация, которую мы представляем чрезвычайно актуальной, не представляется таковой другим, и подкорректировать тему, программу и т.д.

Для того чтобы в ходе пресс-конференции не возникало организационных вопросов, необходимо заранее подготовить указатели, таблички для каждого участника, персональные «джентльменские наборы» (минеральная вода, стакан, бумага, ручка, при необходимости микрофон), продумать, кто будет встречать и провожать журналистов, когда и каким образом лучше раздать дополнительные информационные материалы.

Согласно правилам, журналисты приглашаются в зал, где проводится пресс-конференция за 5-10 минут до ее начала, поэтому неплохо было бы подготовить и помещение для ожидания, в котором можно организовать небольшую выставку, рассказывающую об организации. Если среди приглашенных есть те, чье общение нежелательно, нужно предусмотреть для них разные помещения для ожидания или разных встречающих.

По деловому этикету пресс-конференция начинается с опозданием на 5-10 минут, чтобы все успели собраться, продолжается не менее 30 и не более 60 минут.

Пресс-конференция начинается с приветствия, четкого обозначения темы, представления президиума и установки регламента. Поскольку пресс-конференция – это, прежде всего, ответы на вопросы журналистов, введение в обсуждаемый предмет, то есть выступление основного спикера должно быть не более 10-15 минут. Основные требования к этому выступлению – информативность и компетентность.

Важно, чтобы тот, кто проводит пресс-конференцию владел навыками организации работы с соблюдением регламента, способами инициирования вопросов, если их будет мало или они будут касаться тем, отличных от темы пресс-конференции, а также обладал чувством юмора и при необходимости, мог снять напряжение и нейтрализовать агрессивные проявления.

По завершению мероприятия проводится сбор информации о реально присутствовавших участниках, их координат, а по возможности и отзывов о том, какое впечатление произвела пресс-конференция и когда будут опубликованы материалы.

После того, как материалы появляются в СМИ, обязательно проводится их анализ ("пресс-клиппинг"), который позволяет выяснить, насколько пресс-конференция помогла решению той задачи, которая была перед ней поставлена.

Еще одной формой подачи новостных материалов для СМИ является презентация. Иногда презентацию называют "пресс – конференцией плюс", так как в добавление к пресс-конференции, которая непременно проходит в процессе презентации здесь присутствует представление конкретной услуги, проекта и т.д. Кроме журналистов на презентацию приглашаются потенциальные потребители, инвесторы, партнеры, все заинтересованные лица, то есть аудитория презентации значительно шире, чем аудитория пресс-конференции.

А, следовательно, шире программа оповещения приглашенных и программа самой презентации. Кроме пресс-конференционной части, которая готовится по уже названным правилам, планируется главная – презентационная часть, в ходе которой приглашенным раскрываются все позитивные стороны, преимущества презентуемого проекта.

Презентация занимает более продолжительное время, может проводиться в течение целого дня, поэтому в ходе подготовки продумываются условия для неформального общения, часто на презентациях проводятся развлекательные программы, показ фильмов и т.д.

Не смотря на то, что есть определенные требования к структуре презентации (презентационная часть, пресс-конференционная часть, неформальное общение, сопровождение общения), сценарий презентации не должен быть формальным. Здесь творческий подход, свежесть формы, обаяние ведущих играют особенную роль.

Кроме пресс-конференций и презентаций журналисты могут быть приглашены на пресс-завтрак, пресс-ланч, пресс-пати или даже в пресс-тур – выезд журналистов для ознакомления с организацией или ходом осуществления проекта.

Пресс-тур – мероприятие довольно хлопотное, так как требует подготовки не только презентации проекта или организации, но и размещения журналистов, организации питания и культурной программы. Но у пресс-тура есть и свои преимущества: мы можем планировать дополнительные важные встречи, которые позволят журналистам не только познакомиться с проектом или организацией, но и понять отношение к ним разных аудиторий. Пресс-тур дает возможность более открытого и искреннего общения.

Основные вопросы, которые следует продумать в процессе подготовки пресс-тура - тема и уточненная программа пресс-тура, количество журналистов, которых есть возможность принять, место сбора перед отъездом, транспорт и маршрут следования, место и условия размещения, даты и время отъезда – приезда и гарантии безопасности для приглашенных.