Введение

В современных условиях глобальной информатизации общества и производства все большее значение приобретают надежные и удобные средства для автоматизации работ, связанных с накоплением, обработкой и передачей информации. К таким средствам, в первую очередь, относятся программы для работы с текстами – текстовые редакторы и проектирования электронных таблиц - табличные процессоры.

Текстовые редакторы предназначены для ввода, обработки, хранения и печатания текстовой информации в удобном для пользователя виде. Текстовые редакторы предоставляют пользователю все необходимые операции и сервисные возможности для эффективной обработки текстов. Главные из них: набор текста в интерактивном режиме, редактирование и форматирование текста, файловая организация работы с текстами, импорт/экспорт текстов из одного формата в другой, работа с разными шрифтами, со спецсимволами, с иллюстративным материалом.

Наиболее популярным является текстовый процессор MS WORD – многофункциональная программа обработки текстов, настольная издательская система.

Табличные процессоры выполняют разнообразные функции: создание и редактирование электронных таблиц и многотабличных документов (рабочих книг); оформление и печать ЭТ; создание многотабличных документов, объединенных формулами; применение средств деловой графики и решение экономических задач графическими методами; работа с ЭТ как с базами данных; создание итоговых и сводных таблиц; решение задач оптимизации; статистическая обработка данных; создание слайд-шоу.

Одной из самых распространенных является программа MS EXCEL, которая заняла доминирующее положение на рынке офисных программных продуктов. Экономисты, бухгалтеры и аналитики быстро приобретают богатый опыт в использовании этой программы для решения практических задач.

MS EXCEL - мощный профессиональный пакет с огромными возможностями. В данной работе не ставится цель представить все многообразие его функций.

Предлагаемый практикум представляет собой сборник практических работ, позволяющих освоить основные приемы работы в текстовом процессоре MS WORD и в табличном процессоре MS EXCEL. Большинство работ содержит краткое теоретическое описание возможностей этих программ или носят справочный характер. Примеры приводятся в виде иллюстраций к теоретическим сведениям. Характер практических работ практикума ориентирован, на освоение части возможностей текстового процессора WORD для понимания стиля программы и ее возможностей, а так же для решения и анализа экономических задач в табличном процессоре EXCEL.

При составлении практикума был использован обобщенный опыт обучения студентов в текстовом редакторе и различных табличных процессорах. В качестве примеров приведены лучшие образцы студенческих работ. Большое внимание уделено вопросам принятия оптимальных решений и выработке практических рекомендаций по полученным результатам.

Практическая работа 1

операции с текстом в Текстовом процессоре word

Цель работы

Научиться создавать, сохранять, редактировать и форматировать документы.

Теоретическое введение

Текстовыми редакторами называются программы для ввода, обработки, хранения и печатания текстовой информации в удобном для пользователя виде. Самый популярный текстовый процессор Microsoft Word имеет мощные и полезные возможности, благодаря которым можно создать любой документ.

После загрузки программы Word на экране появится стандартный вид окна, который можно изменить, выбрав соответствующий пункт в меню Вид, установить или убрать некоторые панели инструментов (обычно установлены — «Стандартная» и «Форматирование»), установить или убрать линейки и установить необходимый масштаб.

Рабочую область окна можно разделить на две части, чтобы были видны разные части одного документа одновременно. Для этого необходимо выбрать команду меню Окно - Разделить. Посередине рабочей области появится горизонтальная полоса, которую можно установить в нужное место и зафиксировать левой клавишей мыши. Чтобы убрать разделение, необходимо выбрать команду меню Окно - Снять разделение. Переход из одного окна в другой осуществляется щелчком мыши в нужной части или клавишей <Таb>.

Строка меню Word содержит девять пунктов меню, в которых тематически сгруппированы все команды и инструменты, предоставляемые программой в распоряжение пользователя.

Панели инструментов содержат пиктограммы для быстрого вызова наиболее часто применяемых команд. Каждая пиктограмма сопровождается всплывающей подсказкой – ярлычком, поясняющим ее действие, отображающимся при удерживании на нем указателя мыши.

Линейки форматирования служат для установки полей страницы, отступов абзаца, позиций табуляции и размеров ячеек в таблицах. Более точные установки этих параметров производят соответствующими командами меню.

Полосы прокрутки позволяют перемещаться по листам документа в горизонтальном и вертикальном направлениях.

Для ввода текста или вставки в документ рисунка, таблицы и т. д. необходимо установить курсор в ту строку, где должен размещаться вышеуказанный объект и, либо набрать текст, используя клавиатуру, либо дать команду Word вставить рисунок, таблицу и т. д.

При наборе текста, когда вы достигнете правого поля страницы, Word автоматически перейдет на новую строку. Текст при этом разбивается по словам в месте пробела или дефиса. Чтобы предотвратить это разбиение, вставьте неразрывный пробел или неразрывный дефис вместо обычных. Вставить неразрывный дефис можно, нажав комбинацию клавиш <Ctrl+Shift +-(дефис)>, неразрывный пробел - <Ctrl+Shift+пробел>. Нажимайте клавишу <Enter> только тогда, когда необходимо начать новый абзац или вставить пустую строку.

Если нажать на кнопку Непечатаемые знаки стандартной панели инструментов, то на экране появятся специальные символы конца абзаца, показывающие, где точно начинается и заканчивается абзац в вашем документе (обычно эти символы невидимы). Для слияния двух абзацев в один нужно просто удалить этот символ.

Для исправления ошибок можно использовать клавиши: <Backspace>, чтобы удалить символы слева от курсора и <Delete>, чтобы удалить символы справа от курсора.

Для выделения с помощью мыши:

слова — дважды щелкните левой клавишей мыши на слове;

нескольких строк или всего текста — установите указатель мыши в начало текста, нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее, переместите ее по тексту;

предложения — нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее, щелкните где-нибудь на предложении;

строки — нажмите левую клавишу мыши слева от строки на полосе выделения;

абзаца — дважды щелкните левой клавишей мыши слева от абзаца на полосе выделения;

всего текста — удерживая клавишу<Ctrl>, нажмите левую клавишу мыши слева от текста на полосе выделения.

Форматирование – это преобразование внешнего вида текста и его расположения на странице. Форматирование символов применяют к отдельным символам или группе символов, форматирование абзацев – к целым абзацам. Существует и автоформатирование предполагающее использование стилей, шаблонов и команд Автоформат.

В Word существуют четыре вида выравнивания текста: относительно отступов абзаца (ширины ячейки в таблице или ширины страницы, если отступы равны нулю): по левому, правому краям, по центру и по ширине.

Для того чтобы выровнять текст, установите курсор внутри абзаца или выделите нужный фрагмент и нажмите одну из кнопок на панели инструментов форматирования .

Для быстрого обрамления выделенного текста или любого другого объекта (например, рисунка, таблицы и т. д.) необходимо щелкнуть по кнопке Внешние границы - на панели инструментов форматирования и выбрать тип обрамления.

Для более качественной настройки рамок и заливки, внутри выделенных фрагментов, выберите команду меню Формат - Границы и заливка, затем щелкните на ярлычке вкладки Граница.

Закладка Страница предназначена для установки рамки на всю страницу. При этом вместо линии можно выбрать рисунок из списка Рисунок.

Автотекст – это средство, позволяющее сохранить наиболее часто используемые текстовые блоки или графические объекты с определенным именем и вставлять их при необходимости в документ.

Автозамена позволяет автоматически находить встречающиеся ошибки при наборе текста и исправлять их. При автозамене можно использовать автотекст (кроме рисунков).