Т4.Система терминов процессного подхода

В основу концепции:

1. Принципы построения системы менеджмента кач-ва предлож-х стандартов ИСО

2. Цикл деминга

3. Принципы построения сбалансированной системы показателей

4. Принципы управления проектами

5. Лучший мировой опыт в области построения системы менеджмента и улучшение деятельности орг-ии

В основе процессного подхода лежит выделение бизнес-процессов

Процесс – устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которые по определению технологии преобразует входы в выходы представляющие ценность для потребителя

3 гр процессов:

- сквозные(межфункцион) –проходят ч/з несколько подразделений орг-ии или всю орг-ию и пересекает границы функциональных подразделений

- процессы (подпроцессы) подразделений(внутрифункц) –д-ть ограничена рамками 1 функционального подразделения

- операции (ф-ии) самого нижнего уровня декомпозиционной д-ть орг-ии –выполняется 1 чел

Владелец процесса(S упр-ия) – должностное лицо или коллегиальный орган упр-ия имеющий в своем распоряж.рес. необходимый для выполнения процессов и несущие ответственность за результат

Выход(продукт процесса) – матер. или информационный объект или услуга явл. результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами (готовая продукция, документация, персонал, услуги и т.д)

Вход процесса –продукт, который в ходе исполнения преобразуется в выход. Всегда имеет своего поставщика

Ресурс процесса – матер или информ объект постоянно используемый для выполения процесса, но не явл входом процесса

Сквозной (межфункцион) процесс – бизнес-процесс полностью или частично включенный в д-ть, выполняемую структурными подразделениями организации, имеет различную функциональную и административную подчиненность

При клиенто-ориентированной цепочки каждый клиент потребляет уникальный продукт

Проблемы при выделении сквозных процессов:

1. Назначение владельца процесса

Решение проблемы-создание органа коллегиального упр-ия

2. Проблема пересечение процессов в рамках 1 функционального подразд

3. Регламент межфункционального процесса превращается в большой док-т, который в орг-ии никто не использует целиком

4. Выделение сквозных процессов приводит к потери части функций их подразделений

Требования к сквозному процессу

1. Весь СКВ.пр от начала до конца должен протекать в пределах полномочий 1 владельца

2. Этот владелец должен иметь в своем распоряжении ресурсы, полномочия и управлять всем сквозным процессом

Сеть производственных процессов – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов предприятия, вкл в себя все виды деят-ти, осуществляемые на предпр

Процессный подход-применение для упр-ия деят-тью и рес орг-ии системы взаимосвязанных процессов

Для внедрения системы процессного упр-ия орг-ия должна:

1. Выявить процессы, необходимые для системы менеджмента и их применение внутри орг-ии

2. Определить последовательность этих процессов и их взаимосвязь

3. Определить критерии и методы, обеспечив уверенность в том, что как сами процессы так и упр-ие ими результативны

4. Обеспечить уверенность в наличии рес. И информ, необходимой для поддержки хода реализации этих процессов и их мониторинга

5. Наблюдать, измерять и осуществлять анализ процессов

6. Реализовать мероприятия необходимый для достижения поставленных результатов и постоянного улучшения процессов и результатов

Тема 5.Классификация бизнес-процессов

Процесс вкл: владельца процесса, технологию процесса, систему показателей процесса, упр-ие проц и рес. Процесса

Процессы делятся:

1. Основные (создание основных продуктов. Результат – основной продукт/полуфабрикат. Добавляет продукту ценность для потребителя. Клиенты: внешние-конечные потребители, внутренние-другие процессы организации)

- маркетинговое изучение рынка

- проектирование и разработка продукции

- закупка

- производство/ предоставление услуг

- упаковка и хранение

- реализация и распределение ГП

- установка и ввод в эксплуатацию

- тех.помощь и обслуживание

- утилизация в конце срока службы

2. Вспомогательные (Обеспечение дея-ти основных процессов. Результат – рес. Для основных процессов. Процессы добавляют продукту стоимость. Клиенты: только внутренние – другие процессы организации)

- подготовка кадров

- обслуживание оборудования

- обеспечение связью и информацией

- фин-бух обеспечение

- обеспечение безопасности

3. Процессы менеджмента и процессы упр-ия всей организацией (Упр-ие д-тью орг-ии. Результат-д-ть всей орг-ии. Клиенты: собственники, инвесторы, потребители, персонал, поставщики, общество)

В аппарат упр-ия входят:

1. Отдел стратегического развития (опред.проектов стратег целей орг-ии, проекты долгосрочных планов, контроль и анализ их выполнения)

2. Планово-эк отдел (разработка проектов текущ планов орг-ии, расчет планов техно-эк нормативов и т.д.)

3. Административный отдел( подготовка и выпуск организации-распорядит док-тов, ведение структуры предприятия, канцелярии и делопроизв-во всей организации)

4. Др службы генер.дир. по специфическим видам д-ти

Тема 6.Плановое выделение процессов организации

Условия при выделении процессов:

1. Построение системы упр-ия всегда осуществляется сверху вниз и начинается с уровней зам.директора

2. Произвести декомпозицию каждого из процессов вниз на подразделения легче если определ входы и выходы процесса и сущ-ет система упр-ия ими

3. В зависимости от размеров орг-ии владельцами процессов м.б. назначены зам.директора(для небольших орг-ий) или руководители федер уровня(если >500 чел)

Шаг 1. Выделение процесса

1. Опред внешних клиентов орг-ии и входы и выходы для орг-ии в целом

2. Привязать полученные вх/вых к подразделениям орг-ии

3. Опред внутр вх/вых для кажого подразделения орг-ии

4. Опред перечень функций для каждого подразделения

5. Для каждого подразделения сгруппировать ф-ии по процессам формирующие выходы , привязать к процессам входа.Результат работы-четкое понимание д-ти подразделения за счет ее структуризации по бизнес-процессам

6. Используя вх/вых между подразделениями необходимо сгруппировать бизнец-процессы подразделений в бизнес-план организаций

Шаг 2. Регламентация процесса

Проблемы:

1. Руководителям анархического склада не хочется заниматься изменениями бюрократии

2. Документирование взаимоотношения между проц приводит к перетягиванию рес между СП или перекладыванию обязательств на след

3. Понимание того, что ежедневная работа приходит в полную негодность существующих на предприятии инструкций и положений и, для того чтобы сделать их работоспособными, требуется много сил и времени

4. Документы, регламентирующие проведение процесса делятся:

- документация внешнего происхождения (законы, гос.стандарты)

- документация внутр.происхождения:

• Регламентир –инструкция, положения, методика, программы, приказы. Для упр-ия и в процессе работы меняется

• Информационная – факты, протоколы, отчеты, сертификаты и т.д. Не изменяется и предназначена для фиксации к-л факта или события

Регламентация процесса-обяз док-т для тех процессов предприятия, в отношении которых принято решение оформлять документированные процедуры

Маршрут процесса- детальное описание каждого шага процесса во взаимодействии с др. процессами.

Матрица: планирование, функции, контроль выполнения упр-ия процессами, отчетность о ходе процесса

Документация, регламентирующая д-ть выполнения ф-ий содержит след:

1. Как , когда, на основании чего производится им планирование работ по процессу

2. По каким показателям и критериям, в какие сроки владелец процесса контролирует ход выполнения процесса

3. Каков порядок и критерии принятия управленческих решений, каковы полномочия владельца, способ документирования принятых решений

4. По какой форме и показателям, в какие сроки владелец отчитывается в ходе процесса

Шаг 3. Оптимизация процесса

В теч нескольких месяцев происходит сближение документации и действительности: устраняются ненужные ф-ии, корректируется регламентирующая документация, руководителям передают вниз часть полномочий, др.полномочия забирают себе и т.д.