3. Хранение и использование документа

После исполнения документ поступает на хранение.

Различают оперативное и архивное хранение. Оперативное хранение документов - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности до передачи на архивное хранение. Подразделения должны передать дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Наиболее распространенная форма хранения документов – формирование дел. Главные критерии при формировании документов в дело – срок исполнения, тематика, сроки хранения, уровень конфиденциальности. Все это находит отражение при оформлении обложки дела.

В дело включается один экземпляр документа, при подшивке копии указывается, где хранится оригинал. Информация о копийности документов отражается на обложке дела.

Последовательность подшивки документов может быть:

• хронологической (распорядительная документация)

• фактологической (переписка)

• алфавитной (документы, поступившие от…, по субъектам/участникам отношений).

Максимальный объем дела – 250 страниц, при необходимости заводят второй том.

критерии формирования документов в дела		примечания
период формирования	календарный год	большинство документов
	более одного года (переходящее дело)	личные дела работников, судебные дела, документы, редко издаваемые в течение года
тематика / назначение (вид документации)	организационные	-----------
	распорядительные (вместе с документом подшивают утвержденные им приложения)	по основной деятельности по административной работе отдельные дела по личному составу и т.д.
	справочные	------------
	переписка	Может быть сформирована в дела: по теме переписки по организациям, с которыми ведется переписка
	кадровая документация	------------
	бухгалтерские документы	------------
	обращения граждан	------------
срок хранения (определяется в соответствии с "Перечнем типовых управленческих архивных документов…" (утв. Приказом Минкультуры РФ N 558 от 25.08.2010)	кратковременный (до 10 лет)	По истечении срока хранения подлежат уничтожению по акту. При необходимости – заключение экспертной комиссии о выделении к уничтожению.
	долговременный (свыше 10 лет)	Подлежат передаче в государственный архив
	постоянный

Особое значение приобретает составление рациональной номенклатуры дел организации - систематизированного перечня наименований дел с указанием сроков их хранения. Определение сроков хранения производится на основе "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Каганова И. Новые сроки хранения документов // Финансовая газета. Региональный выпуск. 2010. №46

Разработка номенклатуры дел производится каждым подразделением, сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации. В подведомственных учреждениях работают по типовой, или ориентируются на примерную номенклатуру дел данного ведомства. В негосударственных организациях применяют функциональный подход к составлению номенклатуры дел (метод «больших корзин») при установлении сроков хранения документов.

Отчасти этот подход реализован в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. (например, ст. 362, 366, 371).

Организации обязаны обеспечить сохранность архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона N 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации»). Несоблюдение этого требования влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ).

Судакова А.Л. Восстанавливаем утраченные документы // Главная книга. 2010. N 9

Исполнение названного требования подразумевает создание в организациях хранилищ для документов – архивов, функционирование которых регулируется "Основными Правилами работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Сложности:

• дефицит площадей

• необходимость обеспечить соответствие помещений требованиям (гл. 4 Основных Правил работы архивов организаций)

Решение:

1) Увеличение доли электронных документов, хранящихся на электронных носителях.

+ сокращение площади, задействованной для хранения

+ повышение оперативности при необходимости использования хранящихся документов

- не избавляет от резервных копий на бумаге

2) Депозитарное (внеофисное) хранение документов, или архивный аутсорсинг, т.е. передача на временное архивное хранение по договору хранения третьим лицам, оказывающим соответствующие услуги по депозитарному хранению документов. Это могут быть государственные учреждения, поименованные в «Перечне федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности», и иные организации.

+ собственник документов сохраняет право собственности на документальный фонд.

- возникают вопросы по обеспечению конфиденциальности сведений.

Сроки временного хранения в организациях документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы установлены ст. 22 Федерального закона N 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации":

1) для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;

3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Срок хранения управленческой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством (ст. 13.1.1 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263)).

Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив сопровождается актом приема-передачи дел и производится по согласованному графику, если объем образующихся документов небольшой – допускается передача один раз в пять лет. Все единицы хранения должны быть оформлены надлежащим образом (в соответствии со ст. 3.6. Основных Правил), и внесены в опись (для архива готовится 3 экземпляра).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Главной особенностью современного делопроизводства и документооборота следует признать внедрение электронных документов и технологий работы с ними. Признание перспективности развития этого направления нашло отражение в концепции «Электронного Правительства», продолжающемся внесении изменений в законодательство с целью включения в правовое поле использование электронных документов. Растет количество организаций, использующих корпоративные информационные системы, корпоративные интернет-порталы для повышения эффективности работы документов. Вышеназванное привело к тому, что постепенно смещаются акценты на оптимизацию документооборота, чаще задумываются о необходимости сведения воедино локальных систем документооборота организации, т.е. стремятся установить единые правила для всех подразделений и скоординировать их работу по документации в рамках организации в целом. Возрастает важность обеспечения защиты ценной информации – современное законодательство уточняет многие понятия, связанные с информационным обеспечением.