- •Введение
- •1 Составление документа
- •Требования к содержанию текста документа
- •Необходимые реквизиты
- •Согласование проекта документа
- •2 Организация документооборота
- •2.1 Регистрация и направление документа адресату/исполнителю
- •2.2 Порядок работы с документом и контроль его исполнения
- •2.3 Работа с особой документацией
- •Меры по обеспечению охраны конфиденциальной информации при организации документооборота
- •Обязательный пакет документов по кадрам
- •«Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников»
- •3. Хранение и использование документа
- •Список документов, доступных в системе КонсультантПлюс.
- •Полезные интернет-ресурсы
- •Элементы стиля
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
ДОКУМЕНТООБОРОТ
ОРГАНИЗАЦИИ
(СОВРЕМЕННЫЕ РЕШЕНИЯ)
Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт»
Россия, г. Москва, ул. Мишина, д. 56
Тел: (495) 974-73-74; доб. 15-73
e-mail:bulycheva@4dk.ru
Булычева Ольга Юрьевна
Москва, 2010
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ |
3 |
|||
1. |
|
|
СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА |
4 |
1. |
1. |
|
Требования к содержанию текста документа. |
4 |
1. |
2. |
|
Необходимые реквизиты |
5 |
1. |
3. |
|
Согласование проекта документа |
7 |
2. |
|
|
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА |
8 |
2. |
1. |
|
Регистрация и направление адресату |
8 |
2. |
2. |
|
Порядок работы с документом и контроль его исполнения |
10 |
2. |
3. |
|
Работа с особенной документацией |
11 |
2. |
3. |
1. |
Конфиденциальные документы |
11 |
2. |
3. |
2. |
Кадровая документация |
12 |
2. |
3. |
3. |
Документооборот в бухгалтерии |
15 |
3. |
|
|
ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА |
16 |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ |
19 |
|||
Список документов, доступных в КонсультантПлюс |
20 |
|||
ПРИЛОЖЕНИЯ
|
21 |
Введение
Умелое применение сведений – основа успеха любого начинания. И по сей день главным информационным источником, внушающим наибольшее доверие, является документ. И все так же живучи стереотипы восприятия документирования как досадной необходимости, отягощающей действительно важные дела и неимоверно затягивающей процессы. Доля правды здесь есть – без должной организации работы с документами бизнес действительно рискует временем, и не только: документальный фонд отражает совокупность управленческих решений, регламентирующих внутренний трудовой распорядок, фиксирует внешние действия компании, являясь предметом внимания органов государственного надзора и конкурирующих участников рынка. В настоящем пособии указаны узловые моменты грамотного делопроизводства и документооборота, позволяющего повысить эффективность управления и обезопасить интересы компании.
1 Составление документа
Понятие документ определяется законом как "... - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;..." (Федеральный закон N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов")
Определения терминов доступны в системе КонсультантПлюс:
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи").
Важнейшие функции документа:
а) коммуникативно-информационная (осведомление);
б) подтвердительная (юридически значимое удостоверение).
Первая функция реализуется в тексте документа, вторая – обеспечивается реквизитами.
-
Требования к содержанию текста документа
Деловые тексты отличает строгая тематическая направленность, адресность, лаконичность, точность, аргументированность, конкретика ссылок.
Как сформулировать запрос в госорган // Главная книга", 2009, Специальный выпуск
Особого внимания заслуживает фактологическая сторона текста, поскольку существенные сведения, указанные в документе, могут лечь в основу искового заявления в случае невозможности урегулировать спор в досудебном порядке. Объемную информацию целесообразно оформлять в качестве приложения, при этом в тексте основного документа обязательна отметка о наличии приложений.
Однозначность смыслового восприятия текста обеспечивается включением терминов, принято использовать клише и формализованные тексты. Формализация достигается за счет
применения устойчивых сочетаний речевых оборотов для описания типичных ситуаций, либо разработки табличных форм. В итоге текстовое наполнение и его композиция определяются назначением документа.
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ |
|||
организационные |
распорядительные |
справочно-информационные |
|
устав, положение об организации/структурном подразделении, структура и штатная численность, штат-ное расписание, должностная инструкция |
приказ, распоряжение, постановление |
протокол, акт, заключение, справка, записка (докладная, служебная, объяснительная), отзыв, перечень |
письмо:
|
СХЕМА ТЕКСТА |
|||
сложная тематическая структура с нумерацией разделов |
(обоснование действия)
|
|
нет общей схемы |
ОСОБЕННОСТИ ТЕКСТОВОГО НАПОЛНЕНИЯ |
|||
регламентировано законодательством |
излагается от первого лица |
описательный характер, приоритет фактов |
требует особенного соблюдения делового этикета |
Подробный указатель видов документов размещен в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Приказ Минкультуры РФ N 558 от 25.08.2010). Классификация унифицированных документов дана в ОКУД, но основное её назначение – кодирование типовых документов
Обычаями делового оборота сформирован особый стиль изложения в документах:
-
рекомендовано избегать выражений с экспрессивной эмоциональной окраской;
-
соблюдать официальность обращений с учетом сложившихся традиций: например, обращение «господин» не принято употреблять в отношении работника или работодателя;
-
наименования некоторых профессий принято употреблять в именительном падеже мужского рода (например, «бухгалтеру Трофимовой Е.А.»)
(Сравнительные примеры речевых оборотов приведены в Приложении 1)