2. Моделирование и анализ существующих бизнес - процессов

Первым этапом анализа процессов является сбор информации о них. Эта информация обычно собирается путем анкетирования и интервьюирования.

Удобным инструментом для сбора информации, необходимой для моделирования и анализа процессов, является информационная таблица и другие формы, разработанная специалистами Государственного университета управления. Они предлагают следующие рабочие формы, в которых фиксируется деятельность организационной единицы (подразделения или сотрудника) (см. таблицу 2). В колонку 1 выписываются виды деятельности (работы, задачи, функции и прочее) отдельного структурного подразделения или должностного лица, как это отражено в организационно-распорядительной документации. В колонке 2 ставится отметка об актуальности такой информации. В случае если подразделение или работник действительно выполняют данную работу, то актуальность обозначается «галочкой». Если данная работа не выполняется, то в колонке 2 напротив работы ставиться «нолик». В колонке 3 проставляется периодичность осуществления данной деятельности – ежедневно, еженедельно, ежеквартально или иное. В результате решения любой управленческой задачи должен рождаться документ. Название такого документа заносится в колонку 4, где так же может быть приведена ссылка на код формы документа. В колонке 5 фиксируется исполнитель данной работы. Если таблица составляется на отдельного исполнителя, то данная графа отсутствует, но над шапкой таблицы должно быть указано, кто является исполнителем данных работ. В колонке 6 оценивается трудоемкость выполнения данного вида деятельности в человеко-часах. В качестве примечаний (колонка 7) обычно указываются предложения по оптимизации выполнения работы, проблемы, возникающие при решении данной задачи, и прочее. После того как список всех работ, указанных в документации, исчерпан, в таблице проводится красная (или двойная) черта, после которой в том же порядке указываются работы не отраженные в документации, но реально выполняемые подразделением или сотрудником.

Более подробное описание процессов можно получить, используя информационную таблицу 3.

Порядок заполнения ее таков:

1. В общем случае работа имеет несколько входящих документов и несколько исходящих документов. Количество входящих и выходящих документов в общем случае не равно.

2. Каждый документ заносится в отдельную ячейку. Один документ может рассылаться в несколько подразделений / организаций и по различным видам связи.

Процесс сбора информации должен быть обязательно административно подкреплен приказом высшего руководства. Необходимым для успешного сбора данных условием является разъяснительная работа с сотрудниками, заполняющими информационные формы.

Формы всех рабочих документов, упомянутых в информационной таблице, так же должны быть представлены исследователям. Для этого необходимо их собрать, сброшюровать (если это бумажные документы) и составить опись по форме таблицы 4.

Таблица 3

Анализ деятельности организационной единицы

Виды работ по положению, должностной инструкции или другим документам	Фактически выполняемые работы	Периодичность выполнения	Документ, получаемый в результате	Исполнитель (в случае структурного подразделения, состоящего из нескольких человек)	Трудоемкость (в человеко-часах)	Примечания
Проектирование процессов управления		Раз в полугодие	Блок-схема алгоритма процесса	Менеджер по организационному проектированию	24	Предлагается использование специализированной программы

Процесс сбора информации должен быть обязательно административно подкреплен приказом высшего руководства. Необходимым для успешного сбора данных условием является разъяснительная работа с сотрудниками, заполняющими информационные формы. Формы всех рабочих документов, упомянутых в информационной таблице, так же должны быть представлены исследователям.

Для этого необходимо их собрать, сброшюровать (если это бумажные документы) и составить опись по форме таблицы 5.

Порядок формирования перечня:

1. Все пересылаемые документы заносятся в опись. Сама опись пересылается как лист файла *.xls в виде вложенного документа в основное сообщение по электронной почте.

2. В случае передачи документов в бумажном виде создается подшивка, в которой все документы нумеруются в верхнем правом углу. На всю подшивку создается опись, которая подшивается первым листом к другим документам в одну подшивку.

Таблица 4

Информационная таблица

Наименование задач, решаемых в ходе реализации должностных обязанностей	Информация, необходимая для решения данной задачи	Источник информации, необходимой для решения задачи (отдел, исполнитель или другое)	Вид связи, посредством которой передается информация	Документ (документы), получаемый в результате решения задачи	Срок или периодичность выполнения задачи	Потребитель результирующего документа	Вид связи, посредством которой передается Результирующий документ
Подготовка и ведение таблиц по статистическому анализу продаж	Данные о фактических продажах	Торгующие подразделения	Локальная сеть e-mail	Отчет о продажах	2 раза в месяц	Менеджер отдела планирования, проект-менеджер, коммерческий директор	Локальная сеть e-mail
	Счета фактур	Бухгалтерия	E-mail	Отчет об остатках		Менеджер отдела планирования, проект-менеджер, коммерческий директор	E-mail
				Прогноз продаж		Коммерческий директор	Бумажный документ

Таблица 5

Форма описи документов.

Номер (проставляется на правом верхнем углу бумажного документа)	Название документа	Имя файла, содержащего форму документа
1	Счет-фактура	factura.doc
Заполняется в случае передачи формы документа в бумажном виде		Заполняется только в случае передачи формы документа в виде вложения в основное сообщение по электронной почте

3. В случае если одна часть документации передается в бумажном виде, а другая часть – в электроном, в опись заносятся пронумерованные бумажные документы, а затем перечисляются документы, передаваемые в электронном виде.

Также полезной информацией является описание самим сотрудником своих должностных обязанностей. Описанные выше формы можно использовать как для анкетирования, так для интервьюирования. На основе полученной информации (при необходимости своевременно пополняя и актуализируя ее путем проведения дополнительных интервью) можно начать моделировать процессы.

Моделирование процессов. Общий подход к моделированию бизнес-процессов, который заложен в большинстве существующих методологий моделирования и который следует знать при их использовании, состоит в последовательной декомпозиции процессов – от общего к частному. Такой подход обычно называют структурным. Он является органичной частью общей методологии организационно-управленческой диагностики. Декомпозиция деятельности предприятия начинается с выявления миссии и разбиения ее на составляющие цели, подцели и мероприятия по их достижению. Этими мероприятиями или областями деятельности могут быть проекты, программы, функции и прочее. Они затем расчленяются на составляющие их мегапроцессы, которые, в свою очередь, декомпозируются на процессы, подпроцессы и отдельные конкретные задачи, закрепленные за конкретными исполнителями. В начале всю деятельность организации по достижению поставленных ею перед собой целей представляют в виде 5 – 7 мегапроцессов. Важно при этом определить организационные границы предприятия и, исходя из этого, те мегапроцессы, которые являются внешними и внутренними. Далее каждый из мегапроцессов подвергается более детальному анализу, моделированию и декомпозиции на отдельные процессы. Декомпозиция процессов описана ранее.

В случае продолжения детализации анализа процесса каждая из работ может быть описана в виде регламента выполнения операций, порядка заполнения документа, правил принятия решения и пр., которые раскрывают каждую из мельчайших деталей, связанных с выполнением работ.

В результате получается структурная иерархия моделей процессов организации. В настоящее время существует и активно используется в практике организационного моделирования, в том числе моделирования процессов, большое количество самых разнообразных методологических подходов. Самыми распространенных из них являются следующие:

• Методология структурного анализа и проектирования (SADT);

• Йордана – Кода;

• Гейна – Сарсона.

Данные методологии обычно используют на первых этапах исследования для общего моделирования процессов. Для более частного и детального моделирования используют обычно отдельные инструменты, не объединенные в единую методологию. Более подробно технология моделирования процессов на основе этих методов будет рассмотрена в следующей главе.