36. Организация труда менеджера. Время и эффективность работы менеджера. «Завороженность событиями» и «водоворот текучки»

Управлять - значит вести предприятие к его цели, извлекая максимум возможности из имеющихся ресурсов. Управление фирмой требует соблюдения определенной технологии разработки, принятия и реализации решений. Специалистам нового времени необходимы глубокие знание по менеджменту. Поэтому правильная организация труда менеджера очень важно. Труд менеджеров должен быть организован так, чтобы потери рабочего времени были минимальны. Однако эффективность труда должна сочетаться с соблюдением норм управляемости, норм условий труда и рациональным планированием рабочего дня.

Планирование личного труда является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.

Работы, подлежащие выполнению в течение дня, ранжируются по срочности и значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с почтой, прием посетителей, так как в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление сводок).

Каждому рабочему дню следует придавать свой «профиль», то есть включать один и больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует проводить в начале и в конце недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

В план личного труда не следует включать ежедневно повторяющиеся дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.

На непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.

С целью повышения эффективности своего труда любой менеджер должен:

- уметь определять важность и очередность решения возникающих проблем;

- не поручать другим решение стратегических проблем, но второстепенные вопросы передавать заместителям;

- быть требовательным к себе и другим, не допускать безответственности;

- в чрезвычайных ситуациях действовать быстро и решительно, но избегать авантюрных решений;

- с достоинством проигрывать;

- быть последовательным и справедливым в своих действиях.

Независимо от количества уровней управления, всех руководителей делят на три категории, исходя из функций, которые они выполняют в организации: руководителей низового звена, руководителей среднего звена и руководителей высшего звена.

Существует параллельное деление руководителей на три уровня, введенное американским социологом Талкоттом Парсонсом: технический уровень – соответствует уровню низового звена, управленческий уровень – соответствует уровню руководителей среднего звена, институционный уровень – соответствует уровню высшего звена.

Руководители низового звена - это младшие начальники. Этот управленческий уровень находится непосредственно над рабочими и другими работниками производства. Они обеспечивают непрерывность производственного процесса и отвечают за использование оборудования, сырья и трудовых ресурсов.

Типичной должностью на этом уровне является мастер, мастер смены, старший мастер, начальник производственного участка. Этот уровень руководства непосредственно соприкасается с рабочими. Работа здесь характеризуется большим разнообразием и краткостью задач. Руководители этого звена затрачивают много времени на общение с подчиненными и мало общаются с вышестоящими руководителями.

Работу руководителей низового звена координируют и контролируют руководители среднего звена. Типичными должностями этих руководителей являются начальник смены, сменный инженер, начальник цеха, начальник отдела, директор филиала.

Общие признаки, характеризующие работу этих руководителей, выделить очень трудно. В основном характер работы руководителя этого звена определяется содержанием работы вверенного ему подразделения. Руководитель этого звена занимается анализом данных о ходе производственного процесса, производительности труда, налаживанием связей между производственными подразделениями.

Руководители среднего уровня выполняют работу по связи между руководителями низового и высшего звена. Они аккумулируют информацию о ходе производственного процесса, отрабатывают и анализируют ее, придают ей удобную форму для принятия решений руководителями высшего звена. От 70 до 90% рабочего времени руководители среднего звена проводят в устном общении.

Относительно малочисленную группу составляют руководители высшего звена. На производстве – это директор завода, генеральный директор объединения, президент и вице – президент корпорации, на уровне государства – это министры, в университете – ректор, проректор. Это люди, которые принимают самые ответственные решения в организации. На этом уровне ценятся личности, которые своими управленческими качествами могут повлиять на весь облик любой организационной структуры.

Руководители высшего звена в течении рабочего дня выполняют огромную по масштабам управленческую работу в напряженном темпе. Они, как правило, живут своей работой. Их рабочий день никогда не кончается. И в домашних условиях их мысли направлены на поиск вариантов повышения эффективности возглавляемой ими организации.

А) Основные идеи модели управления Анри Файоля.

Следующие теоретические модели помогут лучше понять содержание должностных обязанностей менеджера. Менеджеры должны: прогнозировать, организовывать, руководить, координировать и контролировать.

1. Прогнозировать и планировать - Файоль требует от менеджеров реального оценивания возможных ситуаций в будущем и подготовки к ним в настоящем, менеджер должен обладать умением заглядывать вперед.

2. Организовывать – менеджеры должны суметь создать оптимальную структуру, которая способствовала бы достижению целей организации.

3. Руководить – менеджеры должны служить примером для своих подчиненных, они должны направлять энергию, работоспособность своих сотрудников в нужное русло для достижения главной цели фирмы, которая должна быть ясна и понятна сотрудникам.

4. Координировать – т.е. следить за тем, чтобы то, что делают сотрудники, согласовывалось с общим планом организации, что достигается при обмене информацией внутри фирмы.

5. Контролировать – менеджер должен уметь сопоставлять, насколько то, что происходит, соответствует тому, что ожидается – должно происходить.

Б)

Менеджер должен быть во всем примером для своих сотрудников, должен вести их за собой для достижения целей фирмы. Сотрудники должны уважать своего менеджера, легко идти с ним на контакт, для этого менеджеру необходимо хорошо разбираться в людях, обладать знаниями в области психологии, чтобы правильно мотивировать свой персонал, направлять его в нужное русло.

Рассмотрим для примера работу менеджера по персоналу агентства «Погода в доме».

1. Составление рабочего плана – расписывается то, насколько сотрудники будут загружены, очередность выполнения порученных им работ, которые будут необходимы в следующем месяце – составляется по результатам работы предыдущего месяца.

2. Организация рабочего процесса – определяются обязанности сотрудников, сотрудники знакомятся со своим рабочим планом, назначения ответственного, распределение ролей в коллективе.

3. Руководство- самое главное, чтобы сотрудники признали в менеджере лидера, тогда руководить коллективом будет легко, сотрудники должны понять, вовлеченность в рабочий процесс и компетентность своего менеджера.

4. Координация – менеджеру по персоналу необходимо обеспечить согласованность своих планов с планами Топ- менеджера, а также составленные индивидуальные планы сотрудников должны быть взаимосвязаны между собой.

5. В планах менеджера по персоналу строго прописано какой результат ожидаем в конце месяца, ожидаемый результат постоянно должен сверяться с фактическим, только на основе этого, анализируя все допустимые ошибки, можно составлять следующий план.

В) Советы по управлению временем и рабочей нагрузкой.

Должность – менеджер – накладывает на человека множество обязательств. Поэтому менеджеру необходимо выработать четкое представление о том, как управлять своим временем и рабочей нагрузкой. Следующие советы помогут научиться управлять ими:

- никогда не откладывать работу- т.к. это лишь увеличивает рабочую нагрузку.

- эффективно и правильно делегировать полномочия – освобождается у Вас время на решение задач, которые можете решить только Вы, а также своего рода развитие сотрудников, предоставление им большей свободы, что скажется положительно на деятельности фирмы.

- умело и терпеливо справляться с канцелярской работой – беспорядок на рабочем месте или в документах порождает большой объем лишней работы, а также отнимает время.

- уметь выделять главное – умение это очень важно, т.к. если заниматься всем, то можно упустить из виду действительно важные, требующие Вашего участия вещи.