Рациональное распределение рабочего времени и усилий руководителя

Без рационального распределе­ния своих трудовых усилий во времени и пространстве руково­дитель не может эффективно выполнять свои обязанности.

Мы остановимся здесь на самых важных аспектах в ра­циональном распределении рабочего времени и усилий руково­дителя.

Эффективность распределения времени и усилий любого руководителя зависит:

во-первых, от того, насколько рационально он распре­деляет свои усилия между различными видами работы соот­ветственно имеющимся ресурсам времени, а значит:

а) насколько рационально он планирует свое рабочее время, свой трудовой распорядок;

б) насколько рационально он в целом распределяет свои силы.

И, во-вторых, от того, насколько рационально он органи­зует каждый вид деятельности, и здесь нас особенно интере­суют:

а) организация и построение телефонных разговоров;

б) организация работы с документами.

Начнём с первого аспекта. В достижении рационального распределения усилий между различными видами деятельно­сти в соответствии с наличествующими ресурсами времени мы рекомендовали бы руководствоваться принципом, который по­пулярнейший американский специалист Стивен Кови выдвинул как один из семи важнейших навыков (привычек) "высокоэффек­тивных" людей. Причём именно этот принцип как бы концен­трирует в себе совокупность принципов личного менеджмен­та.

Это принцип «Put First Things First», что дословно можно перевести как «Поставь первые (в смысле главные, ос­новные) вещи (дела) на первое место». Суть принципа состоит в том, что именно самому главному, приоритетному должно отво­диться приоритетное место, а не в том, что первоочередные дела нужно делать первыми (как можно в буквальном переводе по­нять английский вариант).

В ряде своих работ Стивен Кови убедительно показал, что соблюдение этого принципа позволяет руководителю эффектив­но организовать свой трудовой процесс, перестать «плыть по течению» и твердо идти стратегическим курсом. Но для этого нужно четко определять главные приоритеты деятельности.

Итак, в распределении своих усилий во времени и про­странстве мы рекомендуем взять на вооружение принцип:

PUT FIRST

THINGS FIRST!

ПРИОРИТЕТНЫМ ДЕЛАМ ПРИОРИТЕТНОЕ

МЕСТО И ВРЕМЯ?

Рассмотрим теперь, как этот принцип конкретно применить при формировании распорядка работы руководителя.

Распорядок работы менеджера, или как управлять своим временем

Управление своим рабочим вре­менем – непростая задача для менеджера, так как на него еже­дневно «наваливается» огромное количество дел как текущего, так и экстремального характера.

Время – это бесценный ресурс, и поэтому, принимая ре­шение о выделении времени на ту или иную деятельность, ме­неджер должен, прежде всего, оценить, так ли она необходима вообще и, если необходима, должен ли ее осуществлять имен­но он.

Ряд зарубежных специалистов (С. Кови, А.Р. Мерилл, P.P. Мерилл, М. Вудкок, Д. Френсис и др.) рекомендуют отно­ситься ко времени, как к капиталу, который инвестируется. Это очень продуктивный подход, так как менед­жер начинает воспринимать себя в качестве инвестора, который должен распределить свои вложения таким образом, чтобы по­лезный эффект был наибольшим.

Но для того, чтобы осуществить этот подход с макси­мальной эффективностью, нужно четко определить свои при­оритеты. Суть управления временем, или тайм-менеджмента (time-management) может быть выражена одной фразой: «Ор­ганизуй и выполняй – соответственно приоритетам!»

Ряд исследований, в частности, американского специа­листа Е.М. Грея, показал, что у всех людей, достигших выдаю­щихся успехов в жизни, есть общий знаменатель их успеха – они всегда отдавали приоритетным делам приоритетное ме­сто и, хотя не все из этих дел вызывали у них интерес и распо­ложение, они подчиняли свою деятельность целевым при­оритетам.

Во многом эта проблема – проблема личной реактивно­сти или проактивности менеджера в его взаимодействии с ок­ружающей средой. Действуя реактивно, менеджер реагирует на воздействия внешней среды, приспосабливаясь к ним. Действуя проактивно, менеджер сам активно воздействует на свое внеш­нее окружение, формируя его под себя. Он действует инициа­тивно, как бы с опережением, но самое главное – в соответствии со своими ценностями и приоритетами.

Но, поскольку ресурсы времени ограничены, менеджер должен иметь твердость сказать «нет» неважному, чтобы отдать это время важному, приоритетному.

Практически осуществить такой подход в управлении временем руководителю могут помочь приемы и принципы «четвертого поколения» тайм-менеджмента, разработанные С. Кови и его коллегами. "Первое поколение" приемов тайм-менеджмента ограничивалось заметками в блокнотах и переч­нями «что нужно сделать». «Второе поколение» предусматрива­ло уже планирование на перспективу и составление распорядка дня, а «третье поколение» опирается на «органайзеры», учиты­вающие и перспективу, и однодневные приоритеты.

«Четвертое поколение» в планировании времени, по мнению С. Кови, это совершенно иная концепция, это инстру­мент, позволяющий осуществить принцип «Приоритетным делам – приоритетное место!» И действительно, в этой концепции планирование опирается на четкое осознание миссии и целей, приоритетов, фокусируясь как на важном, так и на неот­ложном (но не в ущерб важному!), поддерживая баланс в таких аспектах как достижение высокой производительности труда и развитие способности к труду (то есть личное развитие: са­мообразование, повышение квалификации, совершенствование важных навыков, отдых, духовное самосовершенствование и т.д.).

Суть этой концепции, в конечном счете, в том, чтобы в отличие от трех первых «поколений» инструментов управления временем, не расписывать весь набор дел по приоритетам, а, имея четкие приоритеты, их только и включать в распоря­док дел.

Ключ в таком планировании состоит в четкой декомпо­зиции целей и распределении подцелей во времени таким об­разом, что базовым временным периодом является не день, а неделя.

Поэтому алгоритм составления распорядка недели вы­глядит следующим образом: 1) определение в соответствии с миссией или основными приоритетами главных ролей (сторон деятельности); 2) определение в рамках ролей главных целей; 3) определение в рамках целей основных задач; 4) распределение задач на те, которые выполняются самим менеджером, и те, ко­торые делегируются; 5) составление распорядка недели с при­вязкой задач к конкретным ее дням и числам.

Более наглядно это продемонстрировано на рис. 1.

Миссия Выполнить

Роли → Цели → Задачи Распорядок

Приоритеты Неделя

Делегировать

Рис. 1. Алгоритм составления распорядка работы

Однако такой подход к управлению временем принесет подлинную эффективность только при соблюдении двух важ­ных условии.

Во-первых, необходимо строго следовать приоритетам, действительно важным (хотя, может быть, и не срочным) ас­пектам деятельности, не позволяя заполнить отведенное на них время другим делам: не только не важным и не срочным, но и не важным, но срочным, и даже срочным делам, но не приоритет­ным.

Примерная модель такого поведения изображена на рис. 2.

Не важные и не срочные		Не важные, но срочные
часть почты, часть телефонных бесед рутинные обязанности приятные церемонии		часть почты, отчётов, часть телефонных бесед часть совещаний, представительские обязанности дела с чёткими сроками выполнения
↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑
Важные и срочные		НЕ СРОЧНЫЕ, НО ВАЖНЫЕ
кризисы текущие проблемы проекты с установленными сроками		• Работа по саморазвитию • Разработка миссии, приоритетов, целей • Оценка новых возможностей • Обучение подчинённых • Построение отношений, разработка планов

Рис. 2. Модель управления временем по приоритетам (по С. Кови)

Во-вторых, необходимо соблюдать баланс между теку­щей деятельностью, обеспечивающей высокие результаты сего­дня, и деятельностью "на будущее", позволяющей развивать профессиональные и личностные качества, как менеджера, так и его подчиненных. Именно результаты деятельности второ­го рода обеспечат высокие результаты работы завтра и после­завтра.

К деятельности второго рода относятся: изучение специ­альной и общетеоретической литературы, проведение исследо­ваний, овладение новыми методиками, обучение на курсах по­вышения квалификации и организация таких курсов для подчи­ненных, продумывание миссий, целей, приоритетов стратегиче­ского характера как для организации в целом, так и для отдель­ных работников, активный отдых, общение с природой, физиче­ские и духовные упражнения, – то есть всё, что позволяет под­держивать и развивать способность к труду в самом широком смысле.

Итак, эффективно управлять своим временем руководи­тель может только при условии четкого выделения приоритетов и отношения ко времени как к ценнейшему ресурсу или капита­лу, который нужно инвестировать с учетом долгосрочной отдачи и максимального полезного эффекта. Концепция тайм-менеджмента «Приоритетным делам - приоритетное место и время!» позволяет достичь такого эффекта, так как она переме­щает фокус управления временем: в аспекте содержания – на главные приоритеты (важные, но обычно не срочные); в аспек­те базового временного периода – на понедельное планирова­ние; в аспекте распределения («инвестирования») времени – на баланс «текущая высокая производительность / развитие спо­собности к более высокой производительности».