6.3 Сортировка записей

С помощью команды ДАННЫЕ \ СОРТИРОВКА можно упорядочить строки в базе данных в соответствии с содержимым определенных столбцов. Предположим, например, что база данных содержит данные о продажах, и имеет столбцы для имени продавца, количества товара, даты заказа и т.п. Можно воспользоваться командой СОРТИРОВКА для того, чтобы упорядочить список по именам продавцов, расположить данные по убыванию объемов продаж или в порядке возрастания даты заказа. Для этого нужно выделить сортируемые данные и определить требуемый порядок сортировки, или создать и применить пользовательский порядок сортировки.

Чтобы отсортировать базу данных целиком, нужно лишь выделить одну ячейку из списка и выбрать команду ДАННЫЕ \ СОРТИРОВКА . Microsoft Excel автоматически выберет весь список для сортировки. Microsoft Excel определяет расположение меток столбцов, даже если они занимают две строки, и исключает их из сортировки. Можно использовать метки столбцов для того, чтобы указать столбцы, по которым нужно отсортировать список. Microsoft Excel позволяет также сортировать только выделенные строки или столбцы, или данные только в одной строке или столбце.

После задания данных для сортировки и выбора команды на экране появиться окно диалога, в котором следует задать следующие поля:

Сортировать-Позволяет выделить нужный столбец для сортировки и выбрать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию.Следует нажать кнопку По Возрастанию для сортировки от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат.Или кнопку По Убыванию для сортировки от большего к меньшему, в обратном алфавитном или в обратном хронологическом порядке. Выбранный столбец называется ключевым.

Затем-Два дополнительных окна дают возможность определить порядок вторичной сортировки для строк, в которых имеются совпадающие элементы. Нужно устанавливать флажок По Возрастанию или По Убыванию в каждом окне для определения упорядочения данных.

Строка Меток Столбцов-Определяет, имеется ли в сортируемой базе строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. Если база

содержит метки столбцов, то выберите переключатель Есть, а если меток нет, то выберите переключатель Нет.

Параметры-Выводит окно диалога Параметры Сортировки, в котором Вы можете:

-Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в

окне Сортировать.

-Определить сортировку с учетом регистра.

-Изменить ориентацию сортировки, то есть, вместо сортировки сверху вниз

установить сортировку слева направо.

После установки всех необходимых полей и параметров следует нажать на кнопку ОК.

Microsoft Excel использует следующие основные принципы при сортировке:

-если сортировка ведется по одному столбцу, то строки с одинаковыми

значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочивание;

-строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка,

располагаются в конце сортируемого списка;

- параметры сортировки -- выбранный столбец, порядок (возрастающий или

убывающий) и направление сортировки (сверху вниз или слева направо) --

сохраняются от предыдущего применения сортировки до тех пор, пока их не

изменить, не выберать другую базу данных или не изменить метки столбцов;

- если сортировка ведется по нескольким столбцам, строки с одинаковыми

значениями в первом ключевом столбце сортируются в порядке,определяемом вторым ключевым столбцом, строки с одинаковыми значениями в первых двух ключевых столбцах сортируются по третьемустолбцу.

Если результат сортировки не тот, которого ожидали, обратите внимание на тип сортируемых данных. Убедитесь, что все числа введены как цифровые данные или как текст.Следует ввести все данные в одном столбце либо как числа либо кактекст.