4. Создание пользовательских шаблонов

Благодаря шаблонам можно сэкономить очень много времени. Например, если вы постоянно работаете с какой-нибудь организацией и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т. д., то удобно создать собственный шаблон на основе любого стандартного.

При создании шаблона заносите в него только общую информацию, которая нужна вам в каждом документе, основанном на таком шаблоне. Например, не стоит при создании шаблона для делового письма набирать данные, которые могут изменяться, иначе каждый раз, когда вы захотите воспользоваться своим шаблоном, вам придется удалять их и вносить новые. Лучше создайте шаблон, который содержит только адрес и приветствие, а потом, взяв его за основу, приступайте к текущим делам.

Для создания пользовательского шаблона необходимо сделать следующее.

1. Откройте документ, который будет служить шаблоном.

2. Нажмите кнопку Office, а затем подведите курсор в кнопке Сохранить как и задержите его там, пока не откроется подменю с дополнительными вариантами сохранения документа.

3. Выберите вариант Шаблон Word (рис. 12).

Рис. 12.  Сохранение документа как шаблона

4. Введите название шаблона в поле Имя файла.

5. Выберите папку для сохранения шаблона.

6. Нажмите кнопку Сохранить.

5. Создание оглавления

Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с большими документами. Оглавление поможет читателю ориентироваться в вашей работе, выделить для себя главное и сосредоточиться на изучении наиболее интересных моментов. Оглавление может помочь и при навигации в электронном документе. Если вы поместите оглавление в начале документа, то с него можно будет начать просмотр.

Создание оглавления займет совсем немного времени, если, конечно, документ оформлен соответствующим образом. Если при создании документа вы не ленились его структурировать должным образом, то Word составит оглавление за считанные секунды, и при этом оно будет построено правильно.

Сборка оглавления происходит в несколько этапов.

1. Word находит заголовки с заданными стилями.

2. Заголовки сортируются по уровням.

3. Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.

Перечень заголовков и соответствующих им страниц вставляется автоматически. Вам только нужно будет набрать слово Оглавление.

Для создания оглавления сделайте следующее.

1. Установите курсор в том месте, где будет располагаться оглавление.

2. Перейдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Оглавление в одноименной группе (рис. 13).

Рис. 13.  Группа Оглавление

3. Выберите стиль оглавления из появившегося меню (рис. 14).

Рис. 14.  Выбор стиля оглавления из меню

Если вас не устраивают стили оглавления предложенные по умолчанию, вы можете настроить их вручную. Для этого выберите команду Оглавление... в меню со стилями. Откроется одноименное окно (рис. 15). Вы можете сделать следующее:

Рис. 15.  Окно Оглавление

1. Установите флажок Показать номера страниц для отображения номеров страниц каждого элемента списка.

2. Установите флажок Номера страниц по правому краю для выравнивания номеров страниц по правому краю.

3. В поле Заполнитель выберите тип линий (точечные, пунктирные или сплошные), которые будут вставлены между элементами оглавления и номерами страниц. Это можно сделать только при установленном флажке Номера страниц по правому краю.

4. Задайте количество уровней оглавления в поле Уровни. Количество уровней не должно быть больше количества стилей заголовков.

5. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить создание оглавления. Оно будет вставлено в документ (рис. 16).

Рис. 16.  Пример оглавления

Если после создания оглавления в документ вносились правки, то поместите курсор в поле оглавления и нажмите клавишу F9 для его обновления. Вы также можете нажать кнопку Обновить таблицу в группе Оглавление.