-
Параметры доступа к файлу
Документ также можно защитить от изменений настройкой параметров доступа к файлу документа. Делается это так.
Убедитесь, что защищаемый документ находится в активном окне.
Выполните команду Сервис|Параметры и перейдите на вкладку Сохранение (Save), или же нажмите кнопку Параметры в окне диалога Сохранение документа (Save). Вкладка Сохранение изображена на рис. 11-7.
РИСУНОК
Рис. 11-7. Вкладка Сохранение окна диалога Параметры
Установите нужные флажки в группе Параметры доступа (File-Sharing Options) в нижней части окна диалога Параметры.
Чтобы другие пользователи, не обладающие должными правами, не смогли открыть документ, введите пароль в поле Пароль для открытия файла (Password To Open). После нажатия кнопки ОК Word попросит вас повторить ввод. Пользователи, не знающие пароль, не смогут открыть документ.
Чтобы другие пользователи не смогли изменить документ, введите пароль в поле Пароль разрешения записи (Password To Modify). После нажатия кнопки ОК Word попросит вас повторить ввод. Любой пользователь сможет, даже не зная пароля, открыть документ в режиме "только для чтения", в котором не разрешается сохранение изменений в документе. Те пользователи, которые знают пароль, смогут открыть документ в нормальном режиме "чтение/запись" в котором можно сохранять изменения.
Даже если пароль не назначается, можно установить флажок Рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recommended). Каждый раз при открытии документа пользователем Word будет выдавать сообщение, в котором предлагает открыть файл в режиме "только для чтения". Тем не менее, пользователь сможет открыть документ и в обычном режиме "чтение/запись".
Чтобы отключить защиту доступа к файлу (при условии, что документ открыт в нормальном режиме "чтение/запись"), следует снова перейти на вкладку Сохранение и удалить пароль или снять флажок Рекомендовать доступ только для чтения.
Кстати говоря, любой документ можно открыть в режиме "только для чтения" - для этого выполните команду Файл|Открыть, нажмите кнопку Команды и режимы (Commands And Settings) в правой части панели инструментов окна диалога Открытие документа (Open) и выберите в раскрывающемся меню команду Открыть для чтения (Open Read-Only):
При открытии документа в режиме "только для чтения" можно вносить в него любые изменения. Однако сохранение измененного документа под тем же именем запрещается (то есть измененная версия документа не может быть записана на место исходной), хотя можно сохранить копию измененного документа под другим именем командой Файл|Сохранить как (Save As).
-
Объединение примечаний и исправлений
Если вы направили отдельную копию документа каждому члену рабочей группы, то после возвращения рецензий вы можете объединить все содержащиеся в них примечания и исправления с исходным документом. В результате исходный документ будет содержать все изменения, внесенные вашими коллегами, которые можно будет просмотреть, принять или отвергнуть описанными выше способами (см. раздел "Просмотр исправлений").
Объединение исправлений происходит так.
Откройте исходный документ (в который должны войти внесенные исправления).
Выполните команду Сервис|Объединить исправления (Tools|Merge Documents) - открывается окно диалога Объединение исправлений (Select File To Merge Into Current Document), напоминающее стандартное окно Открытие документа.
В окне диалога Объединение исправлений выберите документ, содержащий исправления, вносимые в исходный документ, и нажмите кнопку Открыть. Word копирует все исправления, содержащиеся в выбранном документе, в исходный документ, выбранный на шаге 1.
Повторите шаг 3 для всех остальных документов, в которых содержатся примечания или исправления, которые вы хотите объединить с исходным документом.
Совет. Включайте запись исправлений перед распространением копий
Объединение исправлений пройдет успешно лишь в том случае, если копия не содержит незаписанных исправлений. Чтобы гарантировать запись исправлений при редактировании копий, перед их распространением следует открыть их и установить флажок Записи исправлений в окне диалога Защита документа (см. раздел "Защита документов").