Лекция 5. Работа с MICROSOft Word в рабочих группах
Введение
Представленные в этой главе средства Word помогают при коллективной работе над документами. Например, вы можете сотрудничать с другими авторами, редакторами, рецензентами, корректорами или составителями указателей. Члены вашей группы могут работать над одной копией документа, совместно используемой по сети или же передаваемой от одного человека к другому посредством Microsoft Exchange, по электронной почте или на дискете. Кроме того, можно направить отдельную копию документа каждому из членов группы. Основное внимание в этой главе сосредоточено на специфичных приемах Word для подготовки совместно используемых документов и работы с ними. Механизм совместного использования документов по сети, электронной почте или средствами Microsoft Exchange рассмотрен в разделе "Совместное использование файлов в рабочей группе".
1. Рецензирование документов
Примечания используются для внесения комментариев в документы Word без изменения основного текста документа. Просмотр примечаний на экране происходит в специальной области, а если вы захотите их распечатать, Word не включает их в печатную копию (однако их можно вывести отдельно от документа). Примечания служат для включения в документ объяснений, предложений, заметок и т. д. Вы можете пользоваться примечаниями для своих собственных целей или для общения с другими членами рабочей группы. На рис. 11-1 изображен документ с несколькими примечаниями.
-
РИСУНОК
Рис. 11-1. Просмотр примечаний в документе Word
Совет. Чтобы упростить работу с примечаниями, вызовите панель инструментов рецензирования - выполните команду Вид|Панели инструментов и установите в открывшемся подменю флажок Рецензирование. Для работы с примечаниями служат пять кнопок в левой части панели (рис. 11-2).
Примечания создаются так:
Выделите текст, к которому составляется примечание. Чтобы примечание относилось к одному слова, достаточно установить курсор внутри него.
РИСУНОК
Рис. 11-2. Кнопки на панели инструментов рецензирования, предназначенные для работы с примечаниями
Выполните команду Вставка|Примечание (Insert|Comment) или щелкните кнопку Вставить примечание (Insert Comment). Word производит следующие действия:
подсвечивает выделенный текст документа. Примечание будет относиться именно к этому тексту;
помещает знак примечания в конце выделенного фрагмента;
открывает отдельную область, в которую вводится и в дальнейшем показывается текст примечания;
вставляет в эту область соответствующий знак примечаний и позиционирует курсор за ним.
Введите текст примечания после знака в области примечаний. При наборе текста можно пользоваться всеми основными приемами правки и форматирования, применяемыми в Word.
При желании можно оставить область примечаний открытой и продолжить редактирование документа. Перемещение курсора между областями главного документа и примечаний производится щелчком в нужной области или клавишей F6. Если на экране не хватает места для документа, можно убрать область примечаний, щелкнув кнопку Закрыть (Close) в верхней части области или кнопку Изменить примечание (Edit Comment) на панели инструментов рецензирования.
Обратите внимание на то, что знак примечания состоит из ваших инициалов (или инициала), сопровождаемых номером примечания. Включение инициалов в знаки помогает различать примечания, добавленные к документу разными членами рабочей группы. Заметьте - знаки примечаний в документе форматируются как скрытый текст; соответственно, они не видны на экране, если не будет открыта область примечаний, нажата кнопка Непечатаемые символы (Show/Hide ) на стандартной панели инструментов или установлен флажок Скрытый текст (Hidden Text) (команда Сервис|Параметры, вкладка Вид (View)).
Чтобы просмотреть текст примечания, связанного с определенным фрагментом текста, достаточно установить указатель мыши над любым его местом (независимо от того, отображаются знаки примечаний на экране или нет). Word выводит имя автора и текст примечания (однако для этого должны быть разрешены подсказки - для установки соответствующего флажка, выполните команду Сервис|Параметры и откройте вкладку Вид).
ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете изменить инициалы, которые Word включает в знак примечания, а также имя автора, которое отображается в случае, если указатель мыши находится над примечанием. Выполните команду Сервис|Параметры, выберите вкладку Пользователь (User Info) и укажите новые значения в полях Инициалы (Initials) и Имя и фамилия (Name).
Перебор примечаний в документе осуществляется кнопками Предыдущее примечание (Previous Comment) и Следующее примечание (Next Comment) на панели инструментов рецензирования.
Просмотр примечаний также может производиться внутри области примечаний. Если панель инструментов примечаний отсутствует на экране, выполните команду Вид|Примечания (View|Comments) или нажмите кнопку Изменить примечание на панели инструментов рецензирования. По умолчанию Word выводит примечания, созданные всеми рецензентами. Если требуется просмотреть примечания, внесенные конкретным рецензентом, выберите его имя (вместо значения Все рецензенты (All Reviewers)) в списке Кто (Comments From) в верхней части области примечаний. Затем при необходимости прокрутите область примечаний, чтобы увидеть нужный текст. Именем рецензента считается то, которое было указано в поле Имя и фамилия (Name) на вкладке Пользователь окна диалога Параметры (Options) в момент создания примечания.
Совет. При двойном щелчке на знаке примечания в документе Word открывает область примечаний и выводит в ней соответствующий текст.
Следует заметить, что при прокрутке области примечаний Word автоматически пролистывает и документ, чтобы показать в нем соответствующий знак примечания. Аналогично, при прокрутке документа пользователем Word пролистывается и область примечаний.
Совет. Пользуйтесь ускоренными методами для перехода к знакам примечаний
Для поиска знаков примечаний в документе можно пользоваться командами Найти (Find), Перейти (Go To) и кнопками перехода, о которых говорилось в главе 5, "Ввод и редактирование текста в документе Word". При использовании команды Найти необходимо ввести в поле Найти (Find What) значение ^a. При выполнении команды Перейти или щелчке кнопки перехода следует выбрать из списка Объект перехода значение Примечание.
Чтобы удалить примечание, достаточно выделить его знак в документе и нажать клавишу Delete, или же установить курсор в любом месте подсвеченного текста и нажать кнопку Удалить примечание (Delete Comment) на панели инструментов рецензирования. Word удаляет и знак примечания, и связанный с ним текст.
Совет. Пользуйтесь командой Заменить для быстрого удаления примечаний
Возможно, ваши примечания предназначены для сугубо личного использования и перед тем, как передавать документ коллеге, необходимо удалить их. Для этого имеется простой и быстрый способ: выполните команду Правка|Заменить (Edit|Replace), на вкладке Заменить введите в поле Найти (Find What) значение ^a, оставьте поле Заменить на (Replace With) пустым и нажмите кнопку Заменить все (Replace All). Команда Заменить описана в главе 5, "Ввод и редактирование текста в документе Word".
Если на компьютере установлено необходимое оборудование (звуковая карта и микрофон), можно создавать и прослушивать звуковые примечания к документу.
-
Печать примечаний
Примечания к документу можно распечатать отдельно от документа или вместе с ним.
Для отдельной печати примечаний выполните команду Файл|Печать (File|Print) и выберите из списка Напечатать (Print What) значение Примечания (Comments).
Чтобы выводить примечания при каждой распечатке документа, выполните команду Сервис|Параметры, перейдите на вкладку Печать и установите флажок Примечания (группа Печатать (Include With Document)). При установке этого флажка Word автоматически устанавливает флажок показа скрытого текста, чтобы знаки примечаний (отформатированные как скрытый текст) присутствовали в печатной копии. При каждом последующем выводе документа на печать, текст примечаний выводится после основного текста, начиная с новой страницы.
Работа со скрытым текстом рассмотрена в разделе "Использование окна диалога Шрифт".
-
Запись исправлений в документе
Возможность записи исправлений в Word позволяет следить за всеми изменениями, вносимыми в документ, чтобы вы сами, другой автор или редактор смогли позднее просмотреть их и либо принять, либо отказаться от них. Для каждой записанной правки Word хранит имя автора, дату и время, и выводит всю эту информацию во время просмотра. Как и при работе с примечаниями, именем автора исправления считается то, которое содержалось в поле Имя и фамилия вкладки Пользователь окна диалога Параметры на момент внесения исправления.
Чтобы начать запись исправлений в документе, выполните команду Сервис|Исправления|Выделить исправления (Tools|Track Changes|Highlight Changes). Затем установите в окне диалога Исправления (Highlight Changes) флажок Записывать исправления (Track Changes While Editing) и нажмите кнопку OK. Вместо этого можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+E или дважды щелкнуть индикатор ИСПР (TRK) в строке состояния Word.
Запись исправлений также включается кнопкой Исправления (Track Changes) на панели инструментов рецензирования, изображенной на рис. 11-3. Чтобы вызвать эту панель инструментов, выполните команду Вид|Панели инструментов и установите в открывшемся подменю флажок Рецензирование.
-
РИСУНОК
Рис. 11-3. Кнопки на панели инструментов рецензирования, предназначенные для записи исправлений
ПРИМЕЧАНИЕ. При включенной записи исправлений индикатор ИСПР в строке состояния Word выделяется черным цветом.
Чтобы прекратить запись исправлений, достаточно повторить те же действия (но вместо установки флажка снимите его). Word перестает фиксировать новые изменения, но старые пометки исправлений остаются на своих местах.
При включенной записи исправлений Word сохраняет информацию о всех модификациях документа, чтобы позднее вы могли просмотреть их, принять или отвергнуть. Кроме того, Word может отображать на экране внесенные исправления - выполните команду Сервис|Исправления|Выделить исправления. Затем в окне диалога Исправления установите флажок Отображать исправления на экране (Highlight Changes On Screen), чтобы видеть исправления на экране, и флажок Печатать исправления вместе с документом (Highlight Changes In Printed Document), чтобы включить их в печатную копию документа:
После выполнения этих действий все изменения, вносимые в документ, будут отмечаться так, как показано на рис. 11-4. Обратите внимание на то, как Word помечает вставленный и удаленный текст, а также выделяет отредактированную строку вертикальной чертой на поле слева от нее. Кроме того, если установить указатель мыши над исправлением, Word выводит сведения об авторе, дате, времени и типе исправления (например, Вставлено (Inserted) или Удалено (Deleted)):
Вскоре мы научимся управлять режимом показа исправлений в Word (см. раздел "Настройка пометок для выделения исправлений").
Чтобы скрыть пометки исправлений на экране или в печатной копии документа, откройте окно диалога Исправления и сбросьте флажок Показывать исправления на экране или Напечатать исправления вместе с документом. При этом Word продолжает хранить информацию о всех внесенных изменениях, и вы в любой момент сможете увидеть их, установив соответствующий флажок (единственный способ удалить из документа записанное изменение - принять или отказаться от него, как описано в следующем разделе).
-
РИСУНОК
Рис. 11-4. Документ Word с пометками исправлений