ИНФОРМАЦИОННАЯ ЧАСТЬ К ТРЕНИНГУ

Первый день.

«Развитие коммуникативных навыков»

Основа любого взаимодействия людей - общение, т.е. обмен информацией, мнениями, взглядами, впечатлениями, суждениями и т. п.

Формы общения

Существует множество способов общения людей друг с другом, и нужно использовать все возможные подходы, чтобы сделать контакты максимально эффективными и доступными. Разнообразие форм общения можно свести к следующим.

• Устное общение.

• Письменное общение.

• С помощью визуальных средств.

• С помощью иных средств.

Устное общение

• С глазу на глаз, между двумя людьми (диалог, интервью, дискуссия).

• Небольшая группа людей (более чем два человека) — встреча, дискуссия.

• Большая группа — лекция, вводное занятие по тренингу.

• По телефону (в этом случае практически отсутствует невербальная составляющая коммуникации и часто имеют место временные ограничения, но наряду с этим есть возможность лучше контролировать ситуацию).

• Радио и телевидение (односторонняя коммуникация, т. е. со стороны выступающего).

• Теле- и видеоконференции (преимуществом данной формы коммуникации является то, что в данном случае могут общаться между собой люди, находящиеся далеко друг от друга. С другой стороны, здесь присутствуют проблемы идентификации и возможность определенного диктата — участники могут быть принудительно отключены от связи).

Письменное общение

• Сообщения, докладные записки, письма — преимущество этих форм общения заключается в возможности передачи информации широкому кругу людей без необходимости собирать их вместе. Однако им свойственны и недостатки — документы могут оказаться непонятными из-за сложности языка, использования в них жаргона, возможности различного толкования одних и тех же слов и т. п.

• Раздаточные материалы (тезисы) на лекциях, выступлениях, тренингах, рекламных акциях полезны для усиления эффекта устного слова

• Плакаты — в случае удачного размещения могут оказать влияние на большую массу людей; однако эта цель не достигается, если содержание плакатов неактуально, устарело или если они неряшливо выглядят (например, у них загнуты углы или имеются разрывы).

• Визуальные средства — на презентациях к месту показанный иллюстративный материал может оказаться важнее множества слов.

• Заметки, сделанные на презентациях или других подобных мероприятиях, помогают спустя долгое время вспомнить, о чем говорилось на данном собрании. Их можно делать различными способами: конспектируя все подряд или, например, записывая отдельные тезисы. Как бы правильно и хорошо ни была изложена мысль в письменном виде, чтобы слово

возымело ожидаемый эффект, его необходимо прочесть и понять. Пишущий не всегда может проконтролировать этот процесс, и, если не существует механизма обратной связи, не всегда бывает ясно, оказались ли востребованными и понятыми его мысли.

Визуальные средства

• Телевидение: если фильмы талантливы и актуальны, впечатление от них может

• Интерактивные технологии (Интернет).

способствовать более прочному запоминанию материала. Но это тоже односторонняя коммуникация, зрителям отведена лишь пассивная роль, следовательно, эффективность восприятия не будет высока.

• Рисунки и другие изображения: иллюстрации значительно увеличивают силу устного наложения или даже могут заменить его.

• Диаграммы, изображающие в виде символов интересующую область (например, планы).

должны быть точны и понятны.

• Графики, блок-схемы, секторные диаграммы, пиктограммы и т. д. могут эффективно представлять такую информацию (например, наборы цифр), которую иначе было бы трудно воспринимать.

Некоторые исследования показали, что информация может быть воспринята и понята более легко, если она представлена в устной, а не в письменной форме; еще более эффективна передача информации в виде образов (рисунки и т. п.). Но максимальная эффективность достигается тогда, когда используются не только слова, но слова, подкрепленные иллюстрациями.

Сигналы

• Сигналы — это язык тела, вероятно, самый действенный и наименее понятный из всех способов коммуникации.

Схема осуществления коммуникации

В любой коммуникации задействованы три составляющие: передающая и принимающая стороны и канат связи, а следовательно, в этом процессе неизбежно присутствует потеря информации, передаваемой по этому каналу. На рис. 2.1 схематично показано, что происходит, когда передающая сторона (пусть это будет инструктор) пытается донести некую информацию до слушателя.

Рис. 2.1. Схема осуществления коммуникации

Из рисунка видно, что между отправляемым сообщением и принимаемой информацией лежат определенные барьеры. Какой бы ни была передающая среда, эти барьеры существуют всегда воздвигаются они передающей или принимающей сторонами (а обычно — обеими), и за­висят от личностных особенностей сторон. Каждая пара (отправитель и получатель), участвующая в диалоге, создает свои собственные барьеры. И разумеется, один и тот же отправитель при работе с различными получателями будет сталкиваться с разными барьерами, и каждый раз ему заново придется выяснять, что из себя представляют эти барьеры. Отправитель и сам может воздвигать барьеры, не осознавая этого.

Проблема преодоления барьеров обостряется, если принимающая сторона представляет собой группу людей. Члены группы могут иметь несколько общих для всех барьеров, а кроме них —

еще и каждый свои, индивидуальные.

Чтобы сделать коммуникацию эффективной, нужно идентифицировать возникающие в ее процессе барьеры (т. е. ваши собственные и барьеры слушателей) и попытаться их преодолеть. Очевидно, это гораздо легче проделать с барьерами, которые созданы вами, а не другой стороной.

Барьеры па пути коммуникации

Эти барьеры можно разбить на несколько видов.

Языковой барьер. Психологические барьеры. Неблагоприятная окружающая обстановка. Речевой барьер.

Языковой барьер

Словарь. Жаргон.

Неоднозначность выражений. Путаное и многословное изложение. Использование малоизвестных слов.

Словарь. Используемые вами слова должны находиться в пределах понимания слушателей, иначе ваше выступление будет воспринято как речь на чужом языке.

Жаргон. Жаргонные словечки, которые в ходу в вашем коллективе или среди специалистов в вашей области, очень легко проникают в речь; но если ваши слушатели не являются членами среды, где используются эти слова, они не только не поймут их, но будут при этом испытывать раздражение.

Неоднозначность. Обращайте внимание на четкость выражения мыслей. Особенно аккуратным с подбором слов надо быть в смешанной аудитории, где присутствуют представители различных культур. Для представителей разных культур некоторые слова имеют совершенно иное значение.

Путаное и многословное изложение. Придерживайтесь рекомендации: KISS (Keep what you say"Short and Simple, (Говорите Коротко и Просто)), избегайте многословия, иначе аудитория просто перестанет вас слушать.

Малоизвестные слова. Если вы включаете в речь редко используемые слова, следите за тем, чтобы произносить их правильно, и используйте их только в том случае, если не можете подобрать более понятных синонимов. Спросите себя, зачем вы используете эти слова? Потому что это единственно возможные, наиболее подходящие слова или вы просто хотите произвести впечатление на аудиторию? Если верно последнее, то слушатели могут почувствовать покровительственное отношение, и не сомневайтесь, их реакция на это будет негативной.

Психологический барьер

Жизненные проблемы. «Нет настроения». Спровоцированное сопротивление. Страх.

Застенчивость. Агрессия.

Сопротивление контакту. «Давно известно». «Слишком поздно учиться». Разница в статусе. «Мысленно не с нами».

Жизненные проблемы. Людей, с которыми вы взаимодействуете, могут угнетать самые разные проблемы (нездоровье, неприятности на работе или дома, с деньгами, в учебе, социального плана и т. п.). Все это отвлекает слушателей от того, что им рассказывают.

«Нет настроения». Люди, поддающиеся своим минутным настроениям, могут находиться в таком расположении духа что слушать вашу речь в данный момент они просто не в состоянии.

Спровоцированное сопротивление. Если людей, не расположенных к присутствию на занятии, все-таки заставили прийти, то они вряд ли будут настроены на восприятие вашей речи. Вполне возможно, они намеренно не станут вас слушать и будут настроены по отношению к вам враждебно.

Страх. Он может быть действенным стимулом внимательно слушать и старательно учиться, но если страх достаточно силен, он становится барьером, поскольку занимает большую часть сознания человека

Застенчивость. Если человек пришел на занятия или на встречу, значит, он уже преодолел первичный барьер застенчивости. Но если ему по ходу объяснения или разговора что-то осталось неясным, это чувство может проявиться снова и помешать задать необ­ходимые вопросы, что приведет к тому, что он не поймет и последующего.

Агрессия может быть вызвана либо тем, что взаимодействовать с вами человека заставили, либо неприятием вас, окружающей обстановки или других участников встречи. Агрессия обычно проявляется соответствующим поведением, но никак не усилением внимания.

Сопротивление контакту. Причин такого отношения может быть множество — например, если человека заставили участвовать в контакте; если он не понимает необходимости своего присутствия на данной встрече; если ему что-то не нравится и т. п. Позицию «Я не буду под­держивать то, что происходит» иногда можно изменить, вовлекая слушателя в какую-либо деятельность или применяя интересный подход к подаче материала но это чувство может остаться, если причина сопротивления не выявлена и не устранена или если эта причина имеет такие глубокие корни, что никакие ваши действия не могут ее устранить.

«Давно известно». Такое отношение — один из распространенных барьеров, возникающих при общении с опытными специалистами, которых заставили слушать вас против их желания. Обычно в таком случае бывает гораздо эффективнее воззвать к их помощи и использовать опыт этих людей, а не твердить им: «Вы должны» и т. п.

«Слишком поздно учиться». В процессе учебы такое отношение обычно демонстрируют те, кого пугает процесс обучения, или те, кто не желает учиться по каким-либо иным причинам. Исследования показали, что если люди старшей возрастной категории не позволяли деградировать своему мышлению, то благодаря богатому опыту они часто оказываются более успешными учениками, чем многие их молодые коллеги.

Разница в статусе. Если контактирующие члены группы различаются по своему статусу, ipynna еще не достаточно акклиматизировалась, а общение происходит на публике, то ее члены, занимающие более высокое положение, могут отказываться выполнять какие-то задания из опасения поставить себя в неловкое положение перед подчиненными, которые, в свою очередь, тоже не захотят предстать «выскочками» перед своим начальником.

«Мысленно не с нами». Если ученик не в состоянии отвлечься от мыслей о незавершенной работе или его тревожат другие заботы (переезд, необходимость уладить множество дел, предстоящее интервью и т. п.), он не сможет полностью включиться в происходящее на занятии, каким бы это ни представлялось ему важным.

Неблагоприятная окружающая обстановка

Шум. Жара. Холод.

11роблемы с вентиляцией. Теснота.

Кто-то извне прерывает занятия/ вторжение рабочих проблем. Ограничение по времени.

Шум, жара, холод, проблемы с вентиляцией, теснота Эти факторы могут мешать аудитории слушать и правильно реагировать на действия инструктора. Случалось ли вам брать интервью, в то время как сносят соседний дом или, как было с автором этих строк, когда рабочие сбрасывают по желобу строительный мусор прямо у вас над головой? Иногда эти помехи можно устранить, тем самым сломав барьер; но бывает, что ничего поделать нельзя и бярьеры остаются, или вы принимаете какие-либо иные меры.

Кто-то извне прерывает занятия/вторжение рабочих проблем.

Конечно, помехи любого характера а особенно если они связаны с работой, сильно мешают процессу восприятия информации. От большинства таких помех можно оградить себя заранее — например повесив на двери соотвегствующую записку, перенеся телефон в другую комнату, предупредив секретаря и т. п.

Ограничение по времени. Чтобы коммуникация была эффективной, зачастую требуется тестя на нее значительное время — инструктору необходимо убедительно подать материал, слушателям — воспринять его и т. д. Если время жестко ограничено, это негативно отразится на процессе коммуникации.

Речевой барьер.

Плохой оратор. Акцент.

Манера поведения оратора. Наличие предубеждений. «Всезнайка». Недостаток знаний.

Плохой оратор. Оратора можно назвать плохим, если он использует не самые подходящие методы и способы, чтобы привлечь внимание слушателей. Когда выступающий слишком часто запинается, использует слова «замусоривающие» речь, проявляет манерность — это отвлекает слушателей от содержания его речи. Иногда аудитория сочувствует начинающему и не очень умелому оратору, но слишком явные недостатки выступления вряд ли будут ею прощены.

Акцент. Было время, когда местный акцент считался недопустимым для многих аудиторий. Сейчас требования смягчились, и наличие акцента не воспринимается «в штыки», если только он не мешает понимать речь оратора. Однако использования диалектных слов все-таки следует избегать, поскольку они понятны немногим.

Манера поведения оратора. Люди не могут постоянно, в каждый момент времени контролировать свое поведение. Однако в течение некоторого определенного интервала времени это вполне возможно, особенно если осознаешь, что иначе создашь себе лишние трудности. Менторская позиция быстро улавливается и неизбежно вызывает неприязнь. Агрессия в разговоре приводит к двойственной реакции:

слушатель либо просто покидает аудиторию, либо проявляет ответную агрессию; очевидно, что все это не помогает общению. Грубость и резкость приводят к аналогичным последствиям. В первых двух случаях оратор может сдерживаться или корректировать свои стиль поведения. Последний случай более сложен, так как люди часто даже не подозревают, что их поведение воспринимается как грубость.

Наличие предубеждений. Существование предубеждений часто не осознается самим человеком, но тем не менее они могут влиять на его восприятие. Предубеждения выступающего могут проявляться неосознанно. Расизм, сексизм и т. п. и даже личные мнения по каким-либо вопросам заставляют отвергать мнение других людей без четких на то причин или оснований. Оратор может быть склонен слишком быстро принимать решение или составлять мнение, не рассматривая иные варианты, или может быть слишком авторитарен. Но у слушателей также могут быть свои предубеждения и предвзятые мнения. Если они противоречат мнениям оратора, то возникает конфликт.

«Всезнайка». Инициатор общения может быть экспертом в каком-то вопросе и действительно знать о нем практически все, но слушатели неизбежно проявляют негативную реакцию к тому, кто старается дать им это понять.

Недостаток знаний. Этот случай противоположен предыдущему. Слушатели имеют полное право негативно воспринять оратора, который не дал себе труда подготовиться к выступлению и который не знает предмет. Естественно, нет человека, который знал бы абсолютно все; если ситуация, когда оратор чего-то не знает, повторяется не слишком часто и сопровождается его обещанием выяснить cv-гь вопроса и рассказать об этом позже, это принимается с пониманием. Если же такие случаи повторяются достаточно часто, выступающий быстро теряет доверие слушателей.

Другие сигналы. Невербальная коммуникация

Как мы уже видели, коммуникация может быть:

• вербальная — как устная, так и письменная;

• визуальная.

Визуальный образ может использоваться как поддержка словам, но существует и другая форма коммуникации, которая хотя и связана с устной коммуникацией, но может применяться и без связи со словом. Она относится к общему понятию «невербальной коммуникации» (НВК) и включает в себя:

• невербальные аспекты речи;

• невербальную коммуникацию.

К первой подгруппе относятся восклицания, междометия и т. п., которые мы издаем, когда хотим показать интерес, внимание к тому, что нам говорят («а-а», «м-м-м», «угу», «о-о-о», «ну- у» и др.). Такие сигналы, вставляемые к месту, ободряют и поощряют говорящего. Однако слишком частое их использование может вызвать раздражение.

К невербальной коммуникации (НВК) относятся «телесные сигналы» (осознанные или нет); наши собеседники обязательно реагируют на них, иногда подсознательно.

Исследования показывают, что НВК имеет большое значение, сравнимое с другими формами коммуникации. От 70 до 80 % информации собеседник получает от нас посредством НВК, и только 10-20 % — через вербальную коммуникацию.

Однако интерпретация НВК нередко может привести к неверному истолкованию. Мы общаемся (с помощью НВК), даже когда ничего не произносим. Если же используются оба вида сигналов (вербаль ный и невербальный), они должны действовать согласованно. Когда два этих сигнала противоречат друг другу, возникает проблема: какой именно сигнал принимать за истинный? Исследования утверждают: в этом случае лучше ориентироваться на НВК. Типичный пример — маленький мальчик разбил окно. Его спрашивают, кто это сделал,и слышат в ответ: «Это не я». Но, произнося эти слова, мальчик инстинктивно прикрывает рот ладошкой, как бы заталкивая назад правду, которая рвется наружу.

Некоторые примеры НВК во взаимодействии людей

Существует множество аспектов невербальной коммуникации, которые можно часто наблюдать при взаимодействии людей в самых различных ситуациях. Важно, чтобы вы (передатчик) знали, какие сигналы вы посылаете (осознанно или неосознанно), а также понимали, какие сигналы посылает вам собеседник.

НЕКОТОРЬШ НЕВЕРБАЛЬНЫЕ СИГНАЛЫ

«Барьер из рук».

Жесты.

Жесты руками улица.

Движения головой.

Рукопожатие.

Движения глаз.

Мимика.

Позы.

Сидячие позы. Выбранная дистанция.

«Барьер из рук». Самый распространенный из таких барьеров — руки, скрещенные на груди, как бы прикрывающие жизненно важные органы. Эта поза означает акт защиты. Скрещенные руки словно говорят: «Я не хочу этого знать», «При разговоре с тобой я чувствую себя уязвимым» и т. п. Если, кроме того, руки сжаты в кулаки, такая поза говорит о враждебности и агрессивности, которые человек старается сдержать. Последний сигнал обычно сопровождается другими, такими как стиснутые зубы, напряженные мышцы тела и покрасневшее лицо.

Замаскированный вариант такого сигнала — когда рука «прикрывает» тело, без необходимости поправляя ремешок часов или манжету.

Жесты с общепринятым смыслом существуют повсеместно. Например, сомкнутые в кольцо большой и указательный пальцы — знак «Все в порядке, о'кей»; жест «Победа» отражают ;ща пальца, образующие латинскую букву «V» (следует быть осторожным в интерпретации нарианга, когда ладонь обращена внутрь, — он не всегда имеет грубый смысл, просто некоторым людям легче воспроизводить «жест победы» именно так). Можно привести и другие примеры подобного рода: пальцы сжаты в кулак, а большой палец отогнут вверх (или вниз); помахивание вверх-вниз вытянутой рукой с выставленным вверх большим пальцем (жест автостопа) и т. п.

Однако интерпретация этих и других жестов может быть различной в разных странах и разных культурах, поэтому подобные жесты следует использовать с определенной осторожностью.

Жесты руками у лица. Один из распространенных, достаточно хорошо понимаемых жестов, — когда говорящий держит палец или несколько пальцев перед губами. Такое положение рук интерпретируется как знак того, что человек лжет и чувствует себя от этого неловко. Ему подсознательно хочется сказать правду, но в то же время он как бы заталкивает ее в себя этим жестом. В результате несоответствие слов и жеста возбуждает у собеседника подозрения. Когда рука касается носа — это означает то же самое.

Существует еще один жест с аналогичным значением — когда говорящий потирает пальцем глаз, глядя при этом вниз или в сторону.

Следующий сигнал не связан с лицом, но тоже говорит об искажении правды — когда теребят воротничок рубашки.

Следует быть особенно осторожным, если ваш собеседник при разговоре не смотрит на вас, прикасается к воротнику рубашки, прикрывает рот, продолжая говорить, затем быстро убирает руку и либо трогает крыло носа, либо трет глаз или касается верхней губы.

Если же собеседник подпирает рукой щеку, причем указательный палец смотрит вверх и его голова слегка наклонена вбок, это означает, что вас на самом деле внимательно и вдумчиво слушают — благоприятный знак для торговых представителей!

Движения головой. Самыми распространенными среди них являются кивок головой в знак подтверждения («да») и покачивание головой из стороны в сторону, означающее «нет» (хотя смысл этих движений в других культурах может быть иной).

Опять повторим, что в коммуникации особенно важно соответствие вербальных и невербальных сигналов. Поверили бы вы человеку, который говорит: «Да, конечно же, я поддержу вас», покачивая при этом головой, как в отрицательном сигнале?

Рукопожатие. Помимо демонстрации стремления к телесному контакту (а следовательно, желания взаимодействовать) рукопожатие показывает значение собеседников друг для друга. .

При естественном, нейтральном рукопожатии ладони обоих партнеров вертикальны.

При «директорском» рукопожатии вы протягиваете руку ладонью вниз, принуждая другого человека повернуть ладонь вверх, что говорит о вашем доминировании. Если люди принимают такой жест, это означает, что они согласны на подчиненное положение.

Может быть и так. что человек, подающий руку, сам повернул ее ладонью вверх — это означает открытость, но в то же время подчиненность по отношению к другому человеку. Если партнер согласен на такое распределение ролей, то он соответственно подаст свою руку ладонью вниз, как описано выше.

Двойное рукопожатие, когда левая рука кладется поверх сцепленных правых рук двух партнеров, означает высшую степень дружелюбия и расположения. Однако если такой жест допускает человек, с которым вы только что познакомились, он вызовет справедливые подозрения и настороженность.

Еще один вариант интимного или псевдоинтимного рукопожатия — когда партнер кладет левую руку на ваше предплечье или плечо. Этот жест часто называют «рукопожатием политиков».

Движения глаз. Первый, простейший из подобных сигналов — смотрите ли вы на собеседника. Нежелание контактировать взглядами означает, что собеседник испытывает неловкость, страх или что он лжет, хотя есть люди, которые просто физически не могут смотреть на другого человека при общении с ним. Чем более часто вы встречаетесь глазами, тем более открытым, а иногда и интимным, является ваше общение с партнером.

Естественно, что выступающий и его слушатели смотрят друг на друга в ходе беседы. То, куда направлен взгляд, может сказать об уровне взаимодействия.

Во время деловых бесед или других вариантов формального общения взгляд обычно сосредоточен на небольшом участке лица партнера немного выше уровня глаз. При менее формальном общении взгляд захватывает часть лица немного ниже, от глаз до уровня рта.

Интимный взгляд охватывает еще большую область: глаза, нос, рот, подбородок и ниже.

Мимика в основном проявляется в движениях рта и области вокруг глаз. Эти движения означают:

• открытый рот — удивление или недоверие;

• плотно сжатый рот — несогласие, скрытую агрессию;

• поджатые губы — недоверие, недовольство;

• прищуренные глаза — подозрение;

• широко открытые глаза, приподнятые брови — удивление с при месью недоверия;

• высоко поднятые брови — ужас, страх.

Позы. Общий вид фигуры человека — напряжено его тело или расслаблено — выдает его реакцию и может сопровождаться другими невербальными сигналами. Например, поза, когда плечи приподняты, а руки слегка разведены в стороны, причем ладони смотрят вперед, является классическим выражением вопроса «А я откуда знаю?»

Поза «Взгляд устремлен вперед, руки в карманах» может считаться намеренной демонстрацией силы.

Сидячие позы. То, как человек сидит, является индикатором его настроения. Если он сидит на стуле верхом или откинулся на спинку, это является демонстрацией своей силы и претензии на главенство. Если немного горбится (сложив руки на груди или на коленях), это может означать его уныние или готовность подчиниться.

Посадка «босса», откинувшись на спинку, возможно, скрестив ноги, да еще и руки за головой, говорит «Я вас нисколько не боюсь».

Если человек располагается за письменным столом, нависая над ним и упираясь в него руками, с суровым выражением на лице, — это определенно свидетельствует о его агрессивном настрое.

Выбранная дистанция — один из самых естественных, но обычно не отмечаемых на сознательном уровне невербальных сигналов.

Почему нам не по себе, когда мы едем в переполненном лифте? Почему нам неприятно, когда малознакомый человек садится на ручку вашего кресла? Потому что чужие люди вторгаются в наше «личное» пространство, или личную зону. Граница такой личной зоны располагается в 12-18 дюймах от нашего тела, так что когда кто-то подходит к нам ближе, мы ощущаем, что он занял наше личное пространство.

Обычно такая зона простирается на расстояние, равное длине вытянутой руки (т. е. около метра). Когда люди разговаривают стоя, они, как правило, автоматически выбирают такую дистанцию между собой. Если собеседники стоят более близко, значит, и отношения у них более близкие.

Для деловых партнеров комфортная дистанция гораздо больше — обычно около двух метров, причем она зачастую увеличена присутствием между партнерами письменного стола.

Дистанция в 2,5-3 метра является наибольшей, она соблюдается на тренингах, собраниях и т. п. Это является причиной того, почему люди редко добровольно занимают места в первом ряду — они неосознанно опасаются вторжения в свою зону.

День второй.

«Развитие умений управлять своим временем и работа со стрессом»

Типичные проблемы и ошибки при организации работы.

Проблемы и ошибки	Возможные причины	Рекомендации
Отсутствие планов дня	Отсутствие системы планирования.	Обзаведитесь дневником времени. Успехи достигаются и без планирования. Учитывайте, что запланированная активность намного чаще ведет к хорошим результатам, чем незапланированная.
	Функциональная ориентация (действия опережают мышление)	Признайте, что успех чаще сопутствует тем, кто определенно знает, зачем он что-то делает (или не делает). Бытующее мнение о том, что каждый день протекает по-своему и непредвиденное все равно не поддается планированию.Задумайтесь над тем, что многие менеджеры вновь и вновь одинаково растрачивают впустую свое время. Планирование же создает резерв для непредвиденного и для действительно важных дел (управленческих функций).
Постоянная нехватка времени	Затраты времени не планируются.	Сформулируйте цели, устанавливайте приоритеты, планируйте свое время.
	Концентрация усилий на спешных делах.	Наряду со срочностью учитывайте важность дел, поручайте другим то, что можно поручить.
	Отсутствие плана на день.	Накануне вечером надо планировать задачи, которые обязательно должны быть выполнены на следующий день.
	Стремление сделать слишком много в короткое время.	Меньше делайте сами и больше поручайте
Недоведение намеченного до конца.	Отсутствие приоритетов.	Устанавливайте приоритеты по критериям срочности и важности, в первую очередь выполняйте задачи высшей приоритетности.
	Отсутствие конечных сроков.	Для всех важных задач устанавливайте реалистичный срок (в плане дня) и придерживайтесь его.
	Нерешительность	Вырабатывайте волевые качества своего характера.
	Нетерпение, забота о деталях.	Последовательно и правильно выполняйте все задачи. Экономьте время на том, чтобы не начинать все сначала и не подвергать сделанное переработке.
Дезорганизованность, «заваленный» письменный стол.	Отсутствие системы организации работы.	Все важное записывайте в дневнике времени и «подшивайте» отдельные записки.
	Перенос сроков.	Беритесь в первую очередь за действительно самые важные дела. Устанавливайте сами себе конечные сроки.
	Боязнь потерять контроль.	С дневником времени и листком «обзора событий» Вы будете иметь лучшую базу информации, чем с грудой документов на письменном столе. На нем должны находиться только те документы, которые Вам действительно нужны для текущей работы.

О матрице Эйзенхауэра

Идея этой матрицы принадлежит 34-му президенту США Эйзенхауэру. Президент был крайне занятым человеком, поэтому он постоянно работал над совершенствованием своего расписания и упорядочиванием накопившиеся дел. И это ему удавалось!

Главная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в том, чтобы научиться отличать срочные дела от важных, а также отбросить занятия, выполнение которых не приносит в последствие никакой пользы.

Справка.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр родился в Америке в штате Техас в 1890 году.

В 1944 году был назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961 гг. занимал пост президента США. Нередко встречается в американской литературе под прозвищем «Айк» («Ike»). Прожил 79 лет.