2. Общие положения о Протокольном отделе (службе) Компании

Назначение

Протокольный отдел (служба), как правило, создается с целью обеспечения средствами и нормами делового протокола, имиджа и корпоративных правил Компании контактов с зарубежными партнерами, представительных визитов и мероприятий Компании на территории Российской Федерации и за ее пределами.

В своей деятельности Протокольный отдел руководствуется общепризнанными международными нормами и стандартами в области делового протокола, внутрикорпоративным «Положением о протокольном отдаче (службе)», а также приказами и распоряжениями первого лица Компании.

В работе с зарубежными партнерами Протокольный отдел исходит из основных положений российской протокольной практики, международных стандартов, норм, принятых в дипломатическом и деловом протоколе иностранных государств.

Задачи

1. Обеспечение деловой репутации Компании и имиджа ее сотрудников в работе с зарубежными и российскими деловыми партнерами.

2. Мониторинг информации о проведении представительских мероприятий и переговоров, об их подготовке и статусе участников. Участие в подготовке проводимых мероприятий.

3. Обеспечение и соблюдение всех необходимых норм делового протокола при проведении деловых и представительских мероприятий любого уровня.

4. Заблаговременное получение информации о мероприятиях, проводимых за рубежом. Установление и поддержание контактов с протокольными службами принимающей стороны. Протокольное обеспечение зарубежных контактов Компании на должном представительском уровне, делегаций, направляемых Компанией, в соответствии с правилами делового протокола.

5. Организация и подготовка деловых визитов первых лиц Компании.

6. Систематизация и обновление информации о международных протокольных стандартах, востребованных в деятельности Компании.

7. Подготовка и организационно-протокольное обеспечение представительских мероприятий Компании.

8. Контроль соответствия делового имиджа Компании протокольным стандартам. Разработка соответствующих рекомендаций для других подразделений Компании.

9. Протокольное сопровождение визитов и приемов делегаций.

10. Контроль за соблюдением протокольных норм и стандартов в ведении деловой переписки.

11. Ведение протокольного досье. Обеспечение деловых контактов необходимыми атрибутами протокольной техники.

Основные функции

1. Подготовка проектов документов и соответствующих распоряжений по организационно-протокольному обеспечению визитов и приемов.

2. Разработка программ пребывания гостей Компании и согласование ее с соответствующими инстанциями.

3. Организация, подготовка и реализация протокольных мероприятий Компании совместно с другими подразделениями.

4. Осуществление протокольного обеспечения основных мероприятий, предусмотренных стратегическими планами Компании.

5. Ведение досье о пребывании приглашенных лиц в Компании.

6. Прием передовых и подготовительных групп, работа по вопросам протокольного обеспечения визитов и приемов.

7. Подготовка и проведение консультаций с другими подразделениями Компании по вопросам, входящим в компетенцию отдела протокола.

8. Наблюдение за выполнением обязательств сторонами, участвующими в проведении представительских мероприятий, и внесение в необходимых случаях предложений об изменениях и дополнениях в программу мероприятий.

9. Поддержание взаимодействия с другими службами и подразделениями Компании, оказание необходимой помощи по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.