5.6.2. Закупочная логистика

Целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам.

Важной функцией служб снабжения различных фирм является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется в настоящее время в основном двумя методами. Первый — анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика, исходя прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением. Второй метод заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках: анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванного отдела с производственным и отделом контроля качества продукции.

В последние десятилетия разработан ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:

• метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа);

• система планирования материальных потребностей, охватывающая планирование на 3 уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем — распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

• метод «Точно в срок», с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;

• система запросов, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

• метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;

• электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Наиболее перспективным методом является метод «Точно в срок».

Данный метод подразумевает поставку партии грузов по очень плотному графику и зачастую прямо в производственные помещения. Поставщик в этом случае обеспечивает точность подсчета и гарантии качества, освобождая покупателя от необходимости проверки товара на месте. Данная система представляет собой высоконадежную и эффективную цепь снабжения.

Планирование закупок. Логистика закупок, являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

• анализ и определение потребности, расчет количества заказы­ваемых материалов;

• определение метода закупок;

• согласованность цены и заключение договора;

• установление наблюдения за количеством, качеством и срока­ми поставок;

• организация размещения товаров на складе.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

• какие материалы требуются;

• количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;

• время, когда они понадобятся;

• возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

• требуемые площади ваших складских помещений;

• издержки на закупки;

• возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

Не менее важную роль в материально-техническом обеспечении предприятий играет выбор метода осуществления закупок.

На практике используются следующие методы закупок:

1. Закупка товара одной партией.

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества метода: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям.

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода — покупка нечасто используе­мых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода – увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Выбор поставщика. Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосроч­ные связи между поставщиком и потребителем.

Победителем конкурсных торгов признается участник, предста­вивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требо­ваниям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальный запрос на поставку товаров от потенциального поставщика.

Материальные ресурсы, доставленные на предприятие, образуют основу товарного производства и переходят в категорию материального запаса различного целевого назначения.

Понятие материального запаса является одним из ключевых в логистике. Взятое из природы сырье, прежде чем в виде готового изделия попасть к конечному потребителю, перемещается, соединяется с другими материалами, подвергается производственной обработке.

Материальные запасы – это находящаяся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления либо ожидающая производственного или личного потребления.

Создание запасов всегда сопряжено с расходами. Перечислим основные виды затрат, связанных с созданием и содержанием запасов:

• замороженные финансовые средства;

• расходы на содержание специально оборудованных помещений;

• оплата труда специального персонала;

• постоянный риск порчи, хищения.

Наличие запасов – это тоже расходы, только выраженные в форме разнообразных потерь. К основным видам потерь, связанных с отсутствием запасов, относят:

• потери от простоя производства;

• потери от отсутствия товара на складе в момент предъявления спроса;

• потери от закупки мелких партий товаров по более высоким ценам и др.

Несмотря на то что содержание запасов сопряжено с определенными затратами, предприниматели вынуждены их создавать, так как отсутствие запасов может привести к еще большей потере прибыли.

Перечислим основные мотивы, которыми руководствуются предприниматели, создавая материальные запасы.

Вероятность нарушения установленного графика поставок (непредсказуемое снижение интенсивности входного материального потока). В этом случае запас необходим для того, чтобы не остановился производственный процесс, что особенно важно для предприятий с непрерывным циклом.

Возможность колебания спроса (непредсказуемое увеличение интенсивности выходного потока). Спрос на какую-либо группу товаров можно предсказать с большой долей вероятности. Однако прогнозировать спрос на конкретный товар гораздо сложней. Поэтому, если не иметь достаточного запаса этого товара, не исключена ситуация, когда платежеспособный спрос не будет удовлетворен, то есть клиент уйдет с деньгами и без покупки.

Скидки на покупку крупной партии товаров также могут стать причиной создания запасов (некоторые наши соотечественники хранят дома сравнительно большие запасы продовольствия именно по этой причине).

Спекуляция – цена на некоторые товары может резко возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создает запас с целью получения прибыли за счет повышения рыночной цены.

Наличие запасов в системе распределения позволяет осуществить процесс более равномерно, вне зависимости от ситуации в производстве. В свою очередь, наличие производственных запасов сглаживает колебания в поставках сырья и полуфабрикатов, обеспечивает равномерность процесса производства.

На пути превращения сырья в конечное изделие и последующего движения этого изделия до конечного потребителя создается два основных вида запасов: производственные и товарные (рис. 5.30).

Рис. 5.30. Классификация запасов

Охарактеризуем каждый из названных видов запасов.

Запасы производственные – запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального производства, предназначенные для производственного потребления. Цель создания производственных запасов – обеспечить бесперебойность производственного процесса. Примером производственных запасов могут служить запасы материалов для производства продукции.

Запасы товарные – запасы готовой продукции у предприятий-изготовителей, а также запасы на пути следования товара от поставщика к потребителю, то есть на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути.

Производственные и товарные запасы делятся на текущие, страховые и сезонные.

Запасы текущие – основная часть производственных и товарных запасав. Они обеспечивают непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставщиками.

Запасы страховые – предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств.

Запасы сезонные – образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки.

Не менее важной задачей производственной логистики является не только создание на предприятии необходимых запасов, но и определение оптимальной их величины.

Управление запасами заключается в решении двух основных задач:

• определение размера необходимого запаса, то есть нормы запаса;

• создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой.

Нормой запаса называется расчетное минимальное количество предметов труда, которое должно находиться у производственных или торговых предприятий для обеспечения бесперебойного снабжения производства продуктами или реализации товаров.

Управление запасами наряду с нормированием предусматривает организацию контроля за их фактическим состоянием.

Контроль за состоянием запасов – это изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости.

Логистика производственных процессов формируется при проектировании и совершенствовании производственных систем и систем оперативно-производственного планирования, а поэтому в данной главе не рассматривается.