6

Функции Автозамены, Автотекста, Автозаполнения, Автоформата

Использование функций Автозамены, Автотекста, Автозаполнения, Автоформата.

• Автозамена - для составления списка автоматических замен и установки режимов их выполнения;

• Автоформат при вводе – для установки параметров выполнения автоматического форматирования при вводе текста;

• Автотекст – для просмотра списка и ввода новых элементов автотекста, а также для назначения или отмены режима автозавершения (Автозаполнения);

• Автоформат - для установки параметров выполнения автоматического форматирования всего документа или выделенного фрагмента;

Тремя наиболее полезными функциями Word по автоматизации процесса ввода текста являются Автозамена, Автозаполнение и Автоформат, которые в значительной мере ускоряют создание документа, вводя текст за вас с помощью выбранных комбинаций клавиш, либо исправляя орфографические ошибки.

Функция Автозамена – предназначена для автоматической замены опечаток и орфографических и грамматических ошибок по мере ввода текста. Например, если вместо слова «место» часто печатаете «метсо», Автозамена будет самостоятельно исправлять эту опечатку. Необходимо ввести пример неправильного текста и правильный вариант. Автозамена включает сотни уже готовых элементов ввода, основанных на наиболее распространенных орфографических ошибках. Вы печатаете, а Автозамена фиксирует и исправляет ошибки.

Для выбора конфигурации Автозамена Сервис/Параметры Автозамены →до Автозамена

Параметры Автозамены определяются несколькими флажками.

• Исправлять две прописные буквы вначале слова.

• Делать первые буквы предложений прописными.

• Устранять последствия случайного нажатия клавиши Caps Lock.

• Заменять при вводе – если его сбросить, то Автозамена не будет работать.

Настройка Автозамены.

Чтобы к готовому списку исправлений добавить свои варианты, просто введите неправильный текст в окно Заменить ДО Автозамена, а затем введите правильный вариант в окно На и щелкните на кнопку Добавить.

Нужного результата можно добиться, если щелкнуть п.м. на неправильном слове и, выбрав команду Автозамена, Word предложит вам ряд альтернатив, и выбрав одну из них, вы добавите ошибочный элемент ввода вместе с выбранным вариантом исправления в список Автозамены.

Следует помнить, что автозамена работает только в момент ввода символа текста. При открытии созданного ранее документа Автозамена (в отличие от программы проверки правописания )не исправляет ошибки уже имеющиеся в тексте.

Функцию автозамены удобно использовать для упрощения ввода часто используемых слов и словосочетаний и даже рисунков находящихся в тексте.

Автозамена способна распознавать целые фразы до 31 символа. Для включения в список автозамен текста с логотипом предприятия , этот фрагмент необходимо выделить , затем открыть ДО автозамена и в поле заменить ввести одну или несколько букв , которые будут служить своеобразным «кодом »для автоматического ввода этого фрагмента.

Кнопка Исключения→ДО Исключения при автозамене позволяет не производить изменения, которые по правилам должны быть принесены.

ЛВП локализованная версия программы

Все замены хранятся в файле с расширением .acl

Автотекст

Автотекст - это готовые поименованные фрагменты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.

Когда вы начинаете печатать слово, являющееся элементом Автотекста, рядом с вводимым текстом появляется список вариантов возможного окончания этого слова. Печатаете Сент., а Автотекст предложит Сентябрь, вместо того, чтобы печатать, нажмите Enter.

Автотекст заканчивает следующую группу слов:

1. Текущую дату.

2. Дни недели.

3. Название месяца.

4. Элемент Автозамены.

Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов автотекста, классифицированных по различным категориям. При создании письма можно воспользоваться такими элементами списка автотекста, как Приветствие, Прощание, Подпись.

Средство завершения в автозамене работает как расширение функции Автотекст.

Автотекст обеспечивает возможность автоматической вставки текста в документ, т.е. экономит время создания документа. Вы определяете часто используемый текст, а Word хранит его для вас.

Элементы автотекста можно добавлять и удалять, но не редактировать.

Вставка элементов Автотекста :

• Вывести на экран ПИ Автотекст. Правой кнопкой мыши щелкаете на любой ПИ и выбираете Автотекст, далее раскрыть список. Все элементы и щелчок на нужном элементе.

• Можно использовать меню Вставка/Автотекст, выбрать в списке один из разделов и щелчок на нужном элементе.

• Ввести команду Вставка/Автотекст и на вкладке Автотекст выбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть на кнопке Вставить.

• Ввести с клавиатуры имя автотекста и нажать клавишу F3.

Для создания нового элемента автотекста нужно выделить в документе весь элемент автотекста , а затем использовать один из способов: