6

1. Понятие «экспертиза ценности документа»

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Выделяют три вида критериев ценности документов, все они проводятся в совокупности:

– критерии происхождения (роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа),

– критерии содержания (значимость события, явления, отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа),

– критерии внешних особенностей (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, физическое состояние документа).

В процессе экспертизы ценности документов решаются две задачи:

– из ежегодно создаваемой документации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше 10 лет), имеющие долговременное практическое значение;

– выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

2. Порядок проведения экспертизы ценности

В работе по проведению экспертизы ценности документов можно выделить три этапа:

• первый (подготовительный) этап – задачами работы на данном этапе являются определение отраслевых (ведомственных) систем, по фондам которых предполагается проведение экспертизы ценности документов, и установление состава фондов каждой отрасли, подвергаемых экспертизе, разработка плана работы по проведению целевой комплексной экспертизы;

• второй (основной) этап – задачей этого этапа является непосредственно экспертиза ценности в целях выделения к уничтожению документов с повторяющейся информацией и документов, не имеющих ценности, а также работа по наиболее рациональному распределению документов внутри отраслевого комплекса архивных фондов и восполнению фондов руководящих органов;

• третий (заключительный) этап – задачами заключительного этапа являются оформление результатов экспертизы ценности документов, внесение изменений в научно-справочный аппарат и учетные документы архива, физическое изъятие выделенных к уничтожению документов.

Экспертиза ценности документов проводится:

• в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

• в ведомственном архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение;

• в государственном архиве – для систематизации и учета архивных фондов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;

• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

• нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.