2.2. Результат внедренияMsSharepoint. Внешний документооборот
Несмотря на возросшую эффективность оборота внутренних документов, как уже ранее упоминалось, в аутсорсинговых и консалтинговых компаниях большое количество документов приходит от клиентов.
Что касается платформы SharePoint, то она позволяет подключаться к удаленному серверу и запускает веб-формы. Другими словами, на основе SharePoint можно получить облачный портал, через который будет происходить документооборот с клиентом.
На данный момент такое решение в компании Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг еще находится в стадии разработке, однако, этот общий принцип имеет большие перспективы.
Клиент подключается к удаленному серверу через свою пару логин-пароль, как у сотрудников, только у него в доступе находится информация, относящаяся только к его компании.
Автором данной работы в составе команды разработчиков велась разработка и прорисовка форм системы. Было принято решение организовать сообщения между клиентом и компанией в форме клиент-банк.
Предусматриваются следующие основные разделы системы:
Реквесты
Загрузка документов
Документы
Взаиморасчеты
На рисунке 2.11 представлена форма реквеста – запроса от компании или от клиента к компании. Важно, что в случае запроса от клиента – реквест так же попадает в список задач по проектам, находящийся на внутреннем портале.
Данная форма реквеста будет содержать следующие атрибуты:
Тип реквеста – для обеспечения эффективности фильтра
Инициатор
Держать в копии
Тема письма
Детали
Срочность выполнения
В реквесте возможно вести переписку, комментировать, прикреплять файлы.
Основные преимущества в сравнении с почтовым клиентом:
возможность контролировать статус вопроса,
список активных реквестов будет включать только незавершенные
возможность вести переписку в отдельных формах по каждым задачам
удобный поиск и фильтр (рисунок 2.12)
практически не ограниченный размер вложений по количеству и объему
возможность отслеживать просрочку за счет уведомлений, приходящих в зависимости от атрибута “due date”
Рисунок 2.11 Форма реквест
Рисунок 2.12 Список активных реквестов
Еще одна разработанная форма – аналог электронной библиотеки на внутреннем портале – раздел «загрузка документов» представлена на рисунке 2.13. При этом библиотеки документов будут совмещены и предусматривается доступ к документам с любого компьютера. При этом при обработке документа и проставлении его типа и других атрибутов, будет возможность отклонить данный документ с комментарием о плохом качестве и/или некачественных данных, и впоследствии клиент сможет заменить данный документ.
Рисунок 2.13 Загрузка документов
Форма Документы, раздел Договоры представлена на рисунке 2.14.
Рисунок 2.14 Форма Документы, раздел Договоры
Поскольку не только Клиент присылает компании документы, но и компания отправляет клиенту сервис-репорты, счета и документы, закрывающие сделки, было решено включить раздел «взаиморасчеты» (рисунок 2.15) на внешний портал. На него будут автоматически грузиться сформированные бухгалтерией закрывающие документы и счета, а также сервис-репорты, проверенные клиентской службой.
Рисунок 2.15 Взаиморасчеты
Помимо разработанных разделов планируется подготовить раздел для кадровых документов, который будет включать кадровые документы, выгружаемые из бухгалтерских баз и консультантами финансового аутсорсинга.
Также перенос календаря на внешний портал позволит присылать клиенту уведомления о событиях по его проекту, что позволит заходить на портал только в нужное время.
Такой раздел, как отчеты, будет включать в себя репорты клиенту.
На таблице 2.1 представлен расчет эффективности внедрения внешнего портала со всеми планируемыми формами.
|
№ |
Раздел на внешнем портале |
Экономия времени в процентах по сравнению с традиционным методом |
|
1 |
Реквесты |
60% |
|
2 |
Загрузка документов |
65% |
|
3 |
Документы |
25% |
|
4 |
Взаиморасчеты |
70% |
|
5 |
Кадровые документы |
60% |
|
6 |
Календарь |
30% |
|
7 |
Отчеты |
40% |
Таблица 2.1 Расчет эффективности внедрения внешнего портала на платформе SharePoint
Средневзвешенный процент эффективности, рассчитываемый по формуле:
(E8*E7*E6*E5*E4*E3*E2)^(1/7), где E8 – экономия на отчетах, а E2 – на реквестах, равен 49%.
Итого, учитывая результаты пункта 2.1 главы 2, внедрение решения MS SharePoint для оптимизации документооборота компании повысит эффективность документооборота практически на 50%.