Глава 1. Теоретико-методологическая база для внедрения ms SharePoint. Описание документооборота выбранной компании

1.1 Общие понятия документооборота компании

Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов в организации с момента создания документов или получения до завершения исполнения или доставки.

Организация документооборота предприятия и управления документами - это комплексная сфера внутреннего управления, затрагивающая все подразделения организации. В настоящее время существует большое количество систем информационного программного обеспечения для управления документами, что значительно упрощает все операции в рабочем процессе. Можно назвать несколько ведущих внутренних систем автоматизации документооборота на российском рынке в виде клиент-серверных систем корпоративного документооборота организационно-распорядительной документации. Такие системы обеспечивают автоматизированный документооборот, электронную обработку документов и обеспечивают эффективные механизмы для документооборота предприятия и управления документами.

Поток корпоративного документооборота разделяется на три группы:

• Документы, получаемые от других организаций (входящие)

• Документы, направляемые в другие организации (исходящие)

• Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).

Обработка входящих документов

Есть несколько стадий обработки входящих документов:

• первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение;

• оформление документов;

• изучение руководства к документам;

• передача документов исполнителям;

• доставка документов;

• создание дел и хранения документов.

Варианты, как организация может получить документы, различны. Документы могут быть получены от перевозчика или посетителей, принятых по факсу, по электронной почте или с помощью традиционных почтовых отправлений и курьерской доставки.

Поток документов - совокупность документов одного и того же типа или назначения с одним маршрутом.

Поток документов характеризуется следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;

• составом;

• режимом;

• направлением;

• плотностью.

Содержание информационного потока характеризуется составом документов, включенных в него, и информацией, изложенной в этих документах.

1.2 Описание компании, в которой внедряется решение Microsoft SharePoint

Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг – компания с российскими корнями, которая начала операции в СНГ в 1999 году. Компания предлагает своим клиентам аутсорсинговые и консалтинговые решения по следующим направлениям:

• Финансы и бухучет

• Аудит

• Юриспруденция и налогообложение

• Информационные технологии

Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг состоит в Международном Альянсе International Accounting and Audit Network (I2AN) и предоставляет свою помощь клиентам из Европы, Азии, Латинской Америки и Соединенных Штатов. Целевыми клиентами компании являются филиалы/представительства и дочерние общества иностранных организаций, а также представители прогрессивного «белого» российского бизнеса, то есть те компании, которые заинтересованы в качественных, не заниженных по стоимости, услугах. Большинство клиентов обращается за комплексным аутсорсингом, то есть полностью передают функции «бэк-офиса».

По количеству/размеру клиентов и объему предоставляемых услуг компания находится во втором эшелоне. В первом эшелоне располагаются такие компании, как PwC, Ernst & Young, Deloitte и KPMG. В своем эшелоне компания имеет лучшую операционную маржинальность (операционная прибыль, деленная на выручку от основной деятельности), а также второй по величине уровень удовлетворенности клиентов предоставленными услугами в области аутсорсинга и составляет 87% довольных и 13% нейтральных, соответственно.

Последние несколько лет приоритетными направлениями развития Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг являются наращивание количества клиентов в финансовом аутсорсинге и распространение решений по автоматизации бизнес-процессов и IT инфраструктуры.