- •Правительство Российской Федерации
- •Глава 1. Теоретико-методологическая база для внедрения ms SharePoint. Описание документооборота выбранной компании
- •1.1 Общие понятия документооборота компании
- •1.2 Описание компании, в которой внедряется решение Microsoft SharePoint
- •1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота
- •1.4 Описание документооборота выбранной компании
- •1.4.1 Внутренние документы
- •1.4.2 Внешние документы
- •1.5 Общие характеристики решения ms SharePoint
- •Глава 2. Результат внедренияMsSharepoint.
- •2.1. Результат внедренияMsSharepoint. Внутренний документооборот
- •2.2. Результат внедренияMsSharepoint. Внешний документооборот
- •Заключение
- •Список использованной литературы
1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота
Сама по себе сфера аутсорсинга и консалтинга предполагает работу с большим количеством документов, поскольку происходит обмен документов не только внутри самой организации, но и с документами ее клиентов.
Зачастую консультирование производится сразу по нескольким направлениям с привлечением разных специалистов. Обмен информацией между специалистами, а также поиск предыдущих консультаций и/или особенной внутренней литературы занимает достаточное количество времени.
Например, это может быть запрос на проверку и корректировку внешнеторгового договора поставки. Первоначально данный договор предоставляется клиентом, затем документ отправляется на проверку специалистам по направлениям: финансы, юриспруденция и налогообложение. После анализа договора и составления соответствующих комментариев, каждый из специалистов присылает свои замечания четвертому работнику, который будет финализировать и составлять письменный ответ клиенту. Данный ответ пересылается представителю компании, который получил запрос клиента (партнер или бизнес-девелопер). Он, в свою очередь, отправляет ответ клиенту и подготавливает продажу по составлению нового договора (если замечания были значительные). Для определения цены продажи происходит согласование с партнером юридической практики. Далее происходит продажа и в случае ее успеха, задача по составлению договора переходит в юридический отдел.
После составления договора, он направляется на утверждение более старшему по должности специалисту, а затем на согласование со специалистами из области финансов и налогообложения для проверки со своей стороны. В случае комментариев договор отправляется на доработку, после этого указанные процедуры повторяются. После финального утверждения договора, он направляется представителю компании, который получил запрос клиента, и тот уже представляет клиенту результат работы.
Итак, один несложный консалтинговый запрос от клиента требует вовлеченности по меньшей мере пяти специалистов, которые тратят половину времени на обмен информацией.
А теперь представим, что происходит при обмене большим количеством документов и/или запросов, которые поступают от клиента в случае предоставления ему услуг аутсорсинга (выполнение части операционных функций «бэк-офиса» клиента в сторонней организации, специализирующейся на предоставлении таких услуг).
Для того, чтобы оценить эффективность внедрения системы по оптимизации документооборота, давайте рассмотрим весь документооборот компании, занимающейся практикой финансового, юридического и ИТ аутсорсинга на примере Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг.
Для более точной спецификации процедур ниже приведены специализированные термины и обозначения, встречающиеся в работе.
Проект – он же компания клиента, может включать в себя несколько юридических лиц.
Аутсорсинг – передача не ключевых процессов и функций от клиента.
«Сет-ап» - услуга по приему дел и начало работы с клиентом (преимущественно при аутсорсинге).
«Бэк офис» - совокупность не ключевых функций организации.
«Пропоузал» - коммерческое предложение, выдвигаемое клиенту.
Руководитель практики – руководитель отдела одной из практик: финансового, юридического, ИТ, аудита.
Компания – Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг