3. Электронная таблица ms Excel.

Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением .xls (MS Excel 2003) или .xlsx (MS Excel 2007/2010). Такой файл называется рабочей книгой (книгой), ее окно занимает большую часть окна программы. Новой книге, которая создается после запуска, автоматически присваивается имя "Книга1" (Bookl). Книга Excel состоит из набора рабочих листов, каждый из которых имеет собственное название и может содержать одну или несколько таблиц, тексты, диаграммы, рисунки. Подобная организация документа очень удобна, поскольку позволяет собрать вместе сведения, относящиеся к одному проекту.

Основа рабочего листа представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной.

Основные элементы электронных таблиц:

Столбец,

Заголовки столбцов,

Строка,

Заголовки строк,

Активная ячейка,

Неактивная ячейка,

Элементы управления.

При запуске Excel открывается окно, в котором отображается новая рабочая книга – Книга 1. Окно приложения Excel имеет основные области:

1. панели инструментов;

2. строка ввода;

3. область окна рабочей книги;

4. строка состояния.

Стартовое окно программы содержит три пустых листа рабочей книги, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы (электронные таблицы) или удалить их из книги.

Вверху находятся семь лент с инструментами (вкладками): Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид (рис. 1):

Рис. 1. Лента и общий вид рабочего листа

Каждая лента состоит из панелей (групп операций/команд в виде пиктограмм), на которых, собственно, и расположены инструменты для работы с электронными таблицами, например, Шрифт, Число и др. Как правило, на панель вынесены наиболее часто используемые инструменты. Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.

Основная обработка данных в Excel осуществляется при помощи команд из Панели инструментов.

Строка формул в Excel используется для ввода и редактирования значений, формул в ячейках или диаграммах. Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя активной ячейки. Пиктограммы: X, V, fx, расположенные слева от строки формул - это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно.

Строка состояния окна приложения Excel расположена в нижней части экрана.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д. Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес (например, А6 или D8). Ссылка – указание адреса ячейки.

Активная ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки. Активная область листа - это область, которая содержит введенные данные.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса.

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши.

Пример задания адресов ячейки и блоков в электронной таблице:

• адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца F и строки 9, выражается ссылкой F9;

• адрес блока, образованного в виде части строки 1 - B1:E1;

• адрес блока, образованного в виде столбца C - C1:C21;

• адрес блока, образованного в виде прямоугольника - A3:G10.

Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относительный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той ячейки, в содержании которой он используется, и записывается как обычно (имя столбца и номер строки, например F7). Абсолютный адрес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и записывается со знаком $ перед именем столбца и номером строки (например, $F$7). Возможна абсолютная адресация только столбца или строки ($F7 или F$7). При редактировании объектов электронной таблицы относительные адреса соответствующим образом корректируются, а абсолютные адреса не изменяются.

К операциям редактирования относятся:

1. удаление и вставка строк, столбцов, ячеек и листов;

2. копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек;

3. редактирование текста и чисел в ячейках

К операциям форматирования относятся:

1. изменение форматов данных или формы представления значений;

2. изменение ширины столбцов;

3. выравнивание текста и чисел в ячейках;

4. изменение шрифта и цвета;

5. выбор типа и цвета границы;

6. заливка (фон) ячеек.

Все указанные параметры форматирования устанавливаются либо с помощью операций из соответствующего меню, либо с помощью соответствующих кнопок-пиктограмм с предшествующим выделением объекта форматирования.

В электронные таблицы MS Excel можно вводить текст, числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.

Формат представления значений

Формат представления значений задает вид отображения данных в зависимости от требований оформления табличного документа и интерпретации его содержимого. Обычно табличный процессор предлагает следующие форматы:

• общий;

• числовой;

• денежный;

• финансовый;

• календарный;

• временной;

• процентный;

• дробный;

• экспоненциальный;

• текстовый;

• задаваемый пользователем.

Любую информацию, которая обрабатывается на компьютере, можно представить в виде чисел или текста. Числа и текст по умолчанию Excel вводит в формате Общий.

Текст - это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Числовые данные – это числовые константы: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, точка и запятая. При работе с числами необходимо уметь изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа. Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю ячейки. Числа в Excel отображаются в категориях Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный.