14

ЛЕКЦИЯ 6

Обработка электронных таблиц в табличном процессоре

Содержание

Введение

Учебные вопросы:

1. Назначение и возможности табличных процессоров.

2. Общая характеристика табличных процессоров.

3. Электронная таблица MS Excel.

Заключение

Введение

В любой сфере деятельности существует множество задач, в которых исходные и результатные данные должны быть представлены в табличной форме. Для автоматизации расчетов в подобных задачах имеется класс программных продуктов, называемых табличными процессорами или электронными таблицами. Технология работы с электронными таблицами, создаваемыми в среде табличного процессора, в настоящее время столь же популярна, как и технология создания текстовых документов.

1. Назначение и возможности табличных процессоров

Табличный процессор — категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами.

Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для создания таблиц и списков, проведения табличных расчетов и наглядного отображения их результатов.

Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является, появившийся на рубеже 90-х годов, MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

Отметим преимущества использования табличной формы представления информации:

потребность предварительного проектирования таблицы (анализ и систематизация всех данных);

табличная или матричная форма записи данных является наиболее плотной, а значит и более обозримой.

Электронная таблица (ЭТ) – это программа, позволяющая организовывать данные в табличную форму и автоматизировать их обработку.

Данные, содержащиеся в ячейках такой таблицы, связаны между собой отношениями, которые описываются формулами. Изменение содержимого одной ячейки приводит к автоматическому пересчету данных, находящихся в связанных с ней ячейках. Поэтому электронные таблицы избавляют от проведения расчетов вручную, позволяют сэкономить массу времени и широко применяются в самых различных сферах человеческой деятельности.

В таблице различают исходную или первичную информацию, а также – производную. Производная информация является результатом различных арифметических и иных операций, совершаемых над первичными данными.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

1. создание и редактирование электронных таблиц;

2. создание многотабличных документов;

3. оформление и печать электронных таблиц;

4. построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

5. создание многотабличных документов, объединенных формулами;

6. работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

7. создание итоговых и сводных таблиц;

8. использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

9. создание слайд-шоу;

10. решение оптимизационных задач;

11. решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;

12. разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Понятие и структура таблицы

Таблица — это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца, и графы¹.

Таблица (польск. tablica < лат. tabula — доска, таблица) —

1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам;

2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками².

На пересечении столбца и строки образуется ячейка, посредством которой устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла:

- в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;

- таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии.

Таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.

Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.

Итак, электронная таблица – это:

1) компьютерная программа по созданию таблиц;

2) собственно электронный документ в памяти ПК.