Тема 5. Электронные таблицы. Формулы в ms Excel. Работа со списками в ms Excel.
Числа и вычисления являются неотъемлемой частью нашей жизни, а жизнь всегда хочется облегчить. Если обычный калькулятор помогает в простых вычислениях, то, для выполнения сложных профессиональных калькуляций, необходимо более совершенное средство. В этом случае выбирают программы обработки электронных таблиц.
Программы обработки электронных таблиц служат для оперативного выполнения различного рода расчетов, математических операций и манипуляций с ними.
Структура электронных таблиц необыкновенно проста и логична.
После загрузки процессора Excel пользователю для обработки данных предоставляется рабочая книга. Рабочая книга – это документ (файл), который мы открываем, сохраняем, копируем, удаляем… Каждая рабочая книга по умолчанию состоит из трех электронных листов. Для того чтобы ориентироваться в них, в Excel предусмотрены ярлыки с именами рабочих листов Лист1, Лист2, Лист3, похожие на закладки.
Каждый лист рабочей книги состоит из 65536 строк и 256 столбцов. Столбцы именуются латинскими буквами (от А до Z, далее комбинациями букв АА, АВ,..., IV IV), строки - цифрами.
Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется - ячейкой (клеткой). Нумерация столбцов и строк позволяет адресовать ячейки. Например, левая верхняя ячейка листа имеет адрес А1.
В ячейке Excel предусмотрено использование данных одного из двух типов: значение или формула.
Значение (константы) — это информация, которая не меняется. Значения разделаются на три основные категории: текстовые, числовые, даты и время. Кроме того, в Excel имеются еще два специальных типа: логические значения и ошибочные значения. В ячейке, содержащей значение, обычно это значение и отображается.
Формулы подчиняются определенному синтаксису, то есть правилам, определяющим запись формулы. Основными синтаксическими элементами формулы являются постоянные значения, операторы и операции, ссылки на ячейки, имена, функции. Формула активной ячейки отображается в строке формул. Она всегда начинается со знака =.
Выражение - это последовательность операторов и операндов, служащих для определения некоторого значения.
Операнд - это данные, используемые в вычислениях. Операнд может быть задан явно или с помощью ссылок на ячейки рабочего листа.
Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами выражения. В Microsoft Excel включено четыре вида операторов: арифметические, текстовые, а также операторы сравнения и адресные операторы.
Можно создавать формулы непосредственным набором имен ячеек и операторов, а также используя встроенные функции MS Exsel. Для этого необходимо выполнить команду Вставка – Функция – выбрать необходимую функцию, например, СУММ – сумма.
При создании формул в электронных таблицах используются различные типы ссылок.
Относительная - изменяется в зависимости от того, куда копируется формула B2B3.
Абсолютная – всегда обращается к одной и той же ячейке. Задается символом $. (Пример - $D$1).
Смешанная – содержит относительную и абсолютную части $D1, D$1. При копировании меняется лишь один параметр.
Ссылку можно задать как вручную, так и с помощью клавиши F4.
Электронные таблицы позволяют также осуществлять обработку информации:
Графическое представление данных в виде диаграмм и графиков;
Создавать списки, осуществлять их сортировку, фильтрацию данных;
Формировать итоги;
Создавать сводные таблицы;
Осуществлять консолидацию данных.
Также электронные таблицы имеют средства для анализа информации:
Создание структуры таблицы;
Подбор параметра;
Поиск решения;
Создание сценариев.