Власкина-1
.pdfпрединвестиционная стадия, стадии выхода проекта на запланированную мощность и его эксплуатацию.
Внедрение новых информационных технологий в областях принятия инвестиционных решений в туризме и гостиничном бизнесе требует серьезной перестройки действующей системы обработки экономической информации. При проведении экономического анализа обязательно должна решаться комплексная задача построения эффективной системы обработки экономической, управленческой, научно-технической, законодательной,
коммерческой и других видов информации, которая не только способствует практической реализации предлагаемых экономических концепций и программ в области социально-культурного сервиса и туризма, но и в значительной мере оказывает на них корректирующее воздействие.
7.2. Управление проектами с помощью Microsoft Project
Эффективное управление проектами возможно при. использовании
Microsoft Project. Благодаря новому гибкому ядру календарного планирования Microsoft Project позволяет отслеживать состояние проектов во времени, выявлять и разрешать возможные конфликты еще до того, как они возникнут. Смоделировав посредством Microsoft Project ресурсные и денежные затраты, можно корректировать их при изменении сроков реализации проекта.
Планирование теряет смысл, если нет возможности эффективно обмениваться планами с остальными членами команды и вовлекать их в реализацию проекта. Microsoft Project имеет развитые средства проведения презентаций, такие, как настраиваемые графики Ганта, которые можно публиковать на Web-узле Интернета или интрасети. Кроме этого, встроенная поддержка коллективной работы позволяет открывать общий доступ к нужной информации, поручать отдельные задачи разным членам команды,
отслеживать состояние дел по электронной почте, интрасети фирмы или даже по Интернету.
201
С помощью встроенной поддержки Visual Basic for Applications можно адаптировать Microsoft Project для выполнения конкретных бизнес-задач в области социально-культурного сервиса и туризма.
Основные возможности Microsoft Project:
управление сложными проектами;
отслеживание состояния дел через произвольные интервалы времени;
выяснение ежедневных затрат времени членами команды на выполнение каждой задачи с тем, чтобы эффективнее спланировать график работ и нагрузку;
многочисленность критических путей, что способствует предотвращению появления «узких мест» в планировании;
связь между проектами. Возможность отслеживать изменения и связи между отдельными проектами с помощью новых задач, отражающих их взаимосвязь;
улучшенное управление ресурсами. Точное моделирование изменений ресурсов и их влияния на задачи и рабочие нагрузки;
разметка ресурсов (resource contouring). Изменяет рабочую нагрузку членов команды с течением времени;
тесное взаимодействие с командой. Настраиваемые графики Ган-та.
Оформление графиков в соответствии со своими требованиями;
средства коллективной работы. Распределение задач и контроль за состоянием дел посредством электронной почты или программы просмотра ресурсов Интернета;
готовое решение для Web. Вместе с Microsoft Project поставляется
Microsoft Personal Web Server for Windows, благодаря которому можно практически мгновенно реализовать взаимодействие с командой на базе собственного узла интрасети;
публикация в Web. Информацию о проекте и графики Ганта можно публиковать на Web-сервере, и все участники проекта получат к ней доступ,
воспользовавшись обычной программой просмотра ресурсов сети Интернет;
202
обмен информацией с приложениями Microsoft Office. Можно упростить анализ и сделать отчеты нагляднее, если обрабатывать данные в
Microsoft Excel, а презентацию создать в Microsoft Power Point;
экспорт данных в Microsoft Excel. Построение сводных таблиц,
графиков и диаграмм, анализ данных;
совместимость с Microsoft Office. Знакомый интерфейс позволяет легко приступить к работе. Взаимодействие с другими программами-
планировщиками задач. Microsoft Project использует информацию о задачах и ресурсах совместно с Microsoft Outlook и Microsoft Team Manager;
настраиваемый пользовательский интерфейс. Настройка меню и панелей инструментов позволит выполнять все необходимые команды одним щелчком мыши;
файл базы данных. Этот новый формат файла позволяет хранить несколько файлов проекта в центральной базе данных;
полная поддержка протокола ODBC. Можно сохранять и извлекать данные Microsoft Project непосредственно из ODBC-совместимой базы данных, например Microsoft SQL Server или Oracle. Это позволяет интегрировать все корпоративные данные, что облегчает анализ деятельности всего предприятия;
расширенная поддержка средств разработки. Улучшенная поддержка
Microsoft Visual Basic for Applications версии 5.0 и технологии ActiveX
позволит легко конструировать специфические программные решения.
Среди российских разработок следует отметить программные продукты фирмы Pro-Investconsulting, в частности пакет для расчета бизнес-
планов Project Expert. Заслуживает внимания также программный продукт инвестиционного планирования «Альт-Инвест».
Раздел II
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СКС И ТУРИЗМЕ НА
БАЗЕ MICROSOFT OFFICE
Глава 8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT EXCEL
203
8Л. Общие сведения об электронных таблицах Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки
информации, представленной в табличной форме. Они представляют собой двумерные массивы, состоящие из поименованных столбцов и строк,
называемых рабочими листами. Рабочие листы скомпонованы в книги,
сохраняемые в виде файла. С помощью электронных таблиц можно выполнять расчеты, строить графики, применять электронные географические карты, проводить экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных экономических ситуаций и многое другое.
Функции табличных процессоров весьма разнообразны:
создание и редактирование электронных таблиц;
оформление и печать электронных таблиц;
создание многотабличных документов, объединенных формулами;
построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
использование электронных географических карт;
работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
создание итоговых и сводных таблиц;
использование информации при построении таблиц из внешних баз данных;
решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров;
решение оптимизационных задач;
статистическая обработка данных;
создание слайд-шоу;
разработка макрокоманд, настройка экрана электронных таблиц под потребности пользователя и т. д.
204
По оценкам фирмы PC Data of Reston, наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Excel (фирма Microsoft), Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Development) и Quattro Pro (фирма Word Perfect — Novell Applications Group).
Однако если после своего появления в 1982 г. Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время явное преимущество имеет Excel. Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию функциональных средств Excel, многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах.
Электронные таблицы (ЭТ) состоят из столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, а строки — цифрами. Число столбцов в электронных таблицах обычно составляет 256 и строк — более 16
тыс. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки.
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками,
так и с группами ячеек, называемых блоками. Блоки именуются адресами двух противоположных по диагонали ячеек, разделенных двоеточием. С
блоками ячеек можно выполнять операции копирования, удаления,
перемещения, изменения формата и т. п.
В электронных таблицах используются следующие типы данных:
текст — любая последовательность символов;
число — числовая константа;
формула — выражение, состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций и арифметических операций;
функции — стандартные формулы, позволяющие осуществлять выполнение часто встречающихся вычислений;
даты — значения дат, представленные в различных форматах, с
которыми можно выполнять и арифметические, и логические операции.
205
Технология работы пользователя с электронными таблицами идентична для всех электронных процессоров, и различия между ними определяются в основном функциональными возможностями.
Наибольшее распространение в настоящее время имеют электронные таблицы Microsoft Excel, которые могут работать с четырьмя основными типами документов: электронной таблицей (рабочим листом), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.
Рабочий лист служит для организации данных и проведения разнообразных вычислений с ними.
Рабочая книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. Число листов можно менять. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т. п.
Диаграмма представляет собой графическое изображение данных таблицы.
Макротаблица (макрос) — это постоянно выполняемая пользователем последовательность команд, которую можно сохранить и выполнять автоматически по мере необходимости.
8.2. Создание и обработка электронных таблиц
Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной
(используется, как правило, при полной замене информации) или активизацией строки ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша F2. При этом в левой части строки ввода появляются символы Ввод
(V) и Отмена (X).
Для сохранения таблицы на диске используются следующие команды в меню Файл:
206
Сохранить используется для записи документа под тем же именем и на том же месте, что и прежде.
Сохранить как используется для сохранения изменений в активном документе и возможно под другим именем.
На стандартной панели инструментов есть кнопка Сохранить,
выполняющая действия, аналогичные команде Сохранить меню Файл.
По умолчанию Excel устанавливает стандартное расширение имени файла для ЭТ — .xls. Оно присоединится к имени файла автоматически.
Excel предлагает специальные средства расчетов, которые называются формулами и функциями, что позволяет во многих случаях почти полностью автоматизировать составление таблицы.
Ввод формул и функций осуществляется по следующим правилам:
в формулу кроме числовых значений могут входить в качестве аргументов адреса ячеек или блоков, а также функции или другие формулы;
если формула (или встроенная функция) начинается с адреса ячейки,
перед первым символом необходимо набрать знак «=» (знак равенства) или знак «+» (плюс);
в ячейке виден результат вычислений, а сама формула отражается в строке ввода;
Excel по умолчанию вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы.
Большинство таблиц содержат в пределах одной графы или строки однородные данные, вычисляемые по аналогичным формулам. Такого рода расчеты реализуются копированием формул из одних ячеек в другие блоки.
С помощью мыши можно выделить блок следующим образом:
отметить первую ячейку в блоке, а затем при нажатой левой клавише мыши протащить указатель по всем оставшимся ячейкам блока. При этом выделенная область будет заключена в рамку. В Excel можно выделить целиком столбец (блок столбцов), строку (блок строк) и все окно целиком.
Для этого следует щелкнуть мышкой на соответствующем идентификаторе
207
столбца или строки, т. е. букве — для столбцов и цифре — для строк. Для работы с блоками Excel предоставляет большой набор команд: Копирование,
Перемещение, Вставка, Удаление, Форматирование и т.д.
Под форматированием таблицы обычно понимают формирование ее внешнего вида и структуры. Внешний вид таблицы определяется видом шрифта и его размером, цветом текста и фона, шириной столбцов и высотой строк, способом изображения цифровых данных и т. п. Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командами меню Формат.
Кроме того, часто использующиеся операции форматирования внесены в качестве кнопок инструментов Стандартной панели инструментов и панели инструментов Форматирование.
В Microsoft Excel текст автоматически выравнивается по левому краю ячейки, а числа по правому краю. Но пользователь может менять расположение данных в ЭТ.
Это можно сделать различными способами:
спомощью соответствующих кнопок панели инструментов;
спомощью команды Формат: Ячейки\Выравнивание;
спомощью контекстного меню.
Конечно, удобнее всего выравнивать данные с помощью Панели инструментов, однако с помощью команд Формат {Ячейки можно более точно задать дополнительные параметры форматирования.
Excel позволяет изменять цвета ячеек и блоков, а также заключать их в рамки. Можно рисовать произвольную комбинацию горизонтальных и вертикальных линий слева, справа, вверху или внизу ячейки.
При вставке строк и столбцов электронной таблицы нужно 'учитывать следующее:
новые строки вставляются над текущей (активной) строкой, в которой находится указатель мыши;
все остальные строки сдвигаются вниз на число вставленных строк и получают новые адреса;
208
столбцы вставляются слева от текущего столбца.
Для удаления строки необходимо выделить строку, щелкнув мышью по заголовку строки и выбрать: Правка {Удалить. Столбцы ЭТ удаляются аналогичным образом.
Microsoft Excel предоставляет возможность объединять и связывать рабочие листы или файлы электронных таблиц таким образом, что в результате ввода значения в одну таблицу может измениться содержимое другой таблицы, а выполнение вычислений в одном файле может привести,
например, к выдаче сообщения в другом.
При объединении и связывании таблиц используется абсолютная адресация. Признаком абсолютного адреса является символ «$» (знак доллара). В зависимости от его позиции в адресе ячейки соответствующая область данных не модифицируется, например: $Л$1, $А1, А$1. Установить абсолютную адресацию можно несколькими способами:
ввести знак $ на экран с клавиатуры;
выделить ячейку, затем дважды щелкнуть мышью в строке формул на адресе ячейки, чтобы выделить его, а затем нажать клавишу F4;
объединять листы рабочей книги можно также по-разному:
суммированием содержимого ячеек соответствующих рабочих листов с использованием функции Автосуммирования;
консолидацией электронных таблиц;
созданием Сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц.
Способ консолидации позволяет объединять данные из областей-
источников и выводить их в область назначения. При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчета среднего арифметического, подсчетов максимальных и минимальных значений и т. п.
Кроме того, при консолидации можно создавать связи с исходными данными в областях-источниках, при этом область назначения будет автоматически обновляться при внесении изменений в областях-источниках.
209
Структурирование данных рабочих листов используется в Excel при создании итоговых отчетов. Оно позволяет показывать или скрывать уровни структурированных данных, выводя на экран данные с большими или меньшими подробностями.
При консолидации данных с созданием связей Excel автоматически корректирует итоговые данные при изменении их в таблицах-источниках.
8.3. Средства графики в Excel
Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Кроме того, имеется возможность выбора из различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).
Диаграммы можно строить либо на рабочем листе таблицы, либо на новом рабочем листе. Создать диаграмму в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм, который предоставляет широкий выбор различных типов диаграмм. Можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы.
Внедренная на рабочий лист диаграмма может находиться в одном из трех режимах:
просмотра, когда диаграмма выделена по периметру прямоугольником;
перемещения, изменения размера и удаления, когда диаграмма по периметру выделена прямоугольником с маленькими квадратиками;
редактирования, когда диаграмма выделена по периметру синим цветом или выделен синим цветом заголовок.
Переход с одного режима на другой осуществляется щелчком мыши.
Для выхода из любого режима достаточно щелкнуть мышью вне диаграммы.
В построенную диаграмму можно вносить различные изменения:
менять ее тип, изменять текст и шрифты, добавлять и удалять данные, метки и т.д. Основные компоненты плоской диаграммы, которые можно редактировать, показаны на рис. 8.1.
210