Лабораторная работа № 3 Тема: Создание форм

Формы являются важнейшим средством создания интерфейса пользователя при работе с базами данных Access.

Вы можете создавать формы с многими целями:

1. Ввод и редактирование данных. Эта наиболее известная сфера использования форм. Внесение изменений, добавление и удаление данных становится намного более простым. Вы имеете возможность работать с данными из нескольких таблиц в одной форме, вычислять необходимые данные и выводить их на экран.

2. Управление ходом выполнения программы. Для автоматизации выполнения некоторых действий по обработке данных создают формы для работы с макросами и процедурами Visual Basic. Для запуска макросов или процедур в форме размещают элементы управления, которые называют кнопками. Макросы и процедуры разрешают открывать другие формы, запросы и отчеты, фильтровать данные, которые выводятся на экран, и выполнять много других действий.

3. Вывод сообщений о ходе работы. С помощью макрокоманды “Сообщение” или функции MsgBox Visual Basic возможно вывести на экран сообщения для пользователя (например, об ошибке).

4. Печать информации из базы данных. Вы имеете возможность напечатать форму с данными, которые она содержит. Для вывода формы на экран вы должны задать параметры печати.

3.1 Создание форм для просмотра и ввода данных

Простейший путь для создания формы для работы с таблицами – это использовать инструмент “Автоформа” на вкладке Таблицы. Тогда Access создает форму, в которой можно видеть и редактировать данные из нескольких связанных таблиц одновременно. Такая форма, созданная для таблицы “Читатели”, приведена на рисунке 24. В верхней части формы вы видите информацию об одном читателе, ниже – информацию про выданные этому читателю книги из таблицы “ЧитКниги”.

Но не всегда бывает удобно работать с такими формами, поэтому на вкладке Формы вы имеете возможность создавать формы с помощью “Мастера форм” – программы, которая в диалоге с пользователем

помогает задавать разнообразные параметры, которые изменяют

внешний вид формы и ее возможности.

Рисунок 24. Простая форма для просмотра и ввода информации

Перейдите на вкладку Формы и создайте простые формы для каждой из таблиц. Попробуйте несколько разнообразных типов форм (простая, ленточная, в столбец) и выберите для себя наиболее удобную. Введите новые данные в таблицы, используя формы.

3.2.Создание форм с подчиненной формой

Формы с подчиненной разрешают редактировать данные или из двух связанных таблиц, или из таблицы и запроса, которые связаны типом связей один-ко-многим. Главная форма в таком случае показывает данные из одной записи, а подчиненная из нескольких записей, которые связаны с записью главной формы. Подчиненные формы должны быть типа ленточная или таблица. В таких формах часто создают вычисляемые поля, в которых вычисляют итоговые величины по данным из записей подчиненной формы.

Например, создадим форму, которая для каждого читателя выводит список книг, которые у него на руках, с указанием автора книги, названия книги, даты выдачи, даты возврата и поля Пеня, которое создано и вычисляется в запросе Список1. Пеня начисляется в размере

одного процента от стоимости книги за каждый просроченный день. Подсчитаем также общую сумму пени для каждого читателя. Форма будет иметь подчиненную форму со списком книг читателя. Данные в подчиненную форму будут браться из запроса Список1, который уже создан в предшествующем пункте.

Начальный макет формы создадим с помощью Мастера форм, а потом улучшим его с помощью Конструктора.

Выполните такие операции для создания формы мастером форм:

1. В окне базы данных выберите вкладку «Формы» и щелкните на кнопке Создать.

2. В окне Новая форма в списке: «Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос» раскройте список таблиц и выберите таблицу Читатели. Потом в другом поле выберите Мастер форм и щелкните на кнопке ОК.

3. Появилось окно Создание форм. Из списка Доступные поля перенесите в список Выбранные поля поля NB, Фамилия, Кафедра и Телефон. Потом в раскрывающемся списке, расположенном выше, раскройте список таблиц и запросов, выберите запрос Список1. Его поля появятся в списке Доступные поля, перенесите в список Выбранные поля все поля запроса.

4. В следующем окне необходимо выбрать тип изображения данных. Выберите «по Читатели», так как главной формой будет форма, которая показывает сведения о читателях. Отметьте переключатель Подчиненные формы, чтобы другие данные были вставлены в подчиненную форму, и щелкните на кнопке Далее.

5. В следующем окне выберите вид подчиненной формы. Так как нам удобнее всего было бы видеть данные о книгах, которые читаются, представленными в виде таблицы, отметьте переключатель «ленточный» и щелкните на кнопке Далее.

6. Выберите стиль для главной формы. Стиль показывается в окне выбора сразу же, как только вы отметите один из них. Щелкните на кнопке Далее.

7. В следующем окне необходимо задать имена форм - главной и подчиненной. Access создал две формы, связанные одна с одной. Но вы можете корректировать их в режиме конструктора независимо одну от другой, а также пользоваться подчиненной формой не зависимо от главной. Дайте главной форме имя Читатели, а подчиненной – Список1. Щелкните на кнопке Готово и вы увидите на экране созданную форму.

На следующем шаге улучшим созданную форму с помощью Конструктора форм.

Добавим теперь в форму Список1 поле, в котором вычисляется общая сумма пени для каждого читателя. Пример такой формы в режиме конструктора приведен на рисунке 25, Конструктором форм добавлено поле “Всего пени”, которое вычисляется, и расположено в области “Примечание формы”.

Рисунок 25. Пример формы Список1 в режимеКонструктора форм

Далее идет подробное описание перечисленных действий.

Откройте подчиненную форму Список1 в режиме конструктора. В области Примечание формы создайте новое поле, которое вычисляется. Дайте ему имя “Всего пени”, и в окне Свойства для графы Данные задайте формулу: =Sum([Пеня]) , по которой будет вычисляться сумма пени. Измените текст перед этим полем, и ваша новая форма готова. Сохраните сделанные изменения и откройте форму для просмотра. Вы увидите в форме записи обо всех выданных книгах и внизу в поле общую сумму пени по всем читателям. Обратите внимание на измененные размеры полей, в которых выводится информация о книгах. Это сделано, чтобы авторы и название книги выводились в несколько строк, чтобы более полно видеть содержание поля.

Улучшим теперь вид формы Читатели. Для этого откройте форму Читатели в режиме конструктора и выполните такие действия:

а) растяните мышью область “Заголовок формы”, прибавьте элемент управления Надпись и напишите текст «Информация о читателях и выданных книгах» (рисунок 26). Измените шрифт и его размер для лучшего вида.

б) переместите поля Кафедра и Телефон вправо, чтобы освободить больше места для подчиненной формы.

в) растяните подчиненную форму на все свободное место.

Рисунок 26. Форма с подчиненной в режиме конструктора

Рисунок 27. Форма Читатели в рабочем режиме