Лабораторная работа Автоматизирование делопроизводства. Создание электронной формы документа

Цель работы: приобрести навыки создания и работы с электронными формами документа.

Задание 1: Изучить методические указания и создать электронную форму Заявки на участие в конференции по образцу:

При создании формы применить:

1. Для создания полей использовать элемент «Поле», свойства которого задаются командой «Свойства» в контекстном меню.

2. Установить тип поля:

   1. «Обычный текст» для Фамилия, Имя, Отчество.

   2. «Дата» для Дата оформления заявки, Дата приезда; «Формат дата» выбрать самостоятельно;

3. В поле Город, Год рождения, Должность, Номер секции использовать элемент «Раскрывающийся список», элементы списка указать самостоятельно.

4. Для создание флажка использовать элемент «Флажок».

5. Создать справку для поля по выбору.

6. Установить защиту постоянной части формы.

Задание 2. Изучить методические указания и создать электронную анкету опроса респондентов на свободную тему.

Методические указания

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютеризированных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных. Некоторые из них - анкеты, заявления о приеме на работу - являются примером простого сбора информации; другие, например компьютерные налоговые формы, используются для расчетов. Использование форм значительно сократит время на создание и подготовку таких часто используемых документов, как приказы, регистрационные карточки и пр.

Знакомство с элементами формы

Форма - это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.

Форма - это документ, в котором есть изменяемые и неизменяемые элементы. Неизменяемые элементы (таблицы, абзацы текста, рисунки и др.) задаются разработчиком формы и недоступны для редактирования в процессе заполнения формы. Изменяемые элементы - это пустые области, в которые при заполнении формы надо внести данные. Эти элементы формы называются полями.

Для Word 2007-2013 – вкладка Разработчик. (Файл – Параметры Word – Показывать вкладку «Разработчик» на ленте):

Word 2007:

Word 2013:

Панель инструментов Формы содержит кнопки, предназначенные для вставки полей, создания таблиц и рамок для расположения на странице вопросов и предложений. Здесь же предусмотрены средства защиты формы, позволяющие пользователям вводить данные только в отведенные для этого зоны.

Самый простой способ подготовки формы - использование таблицы. Таблицы позволяют размещать текст в различных частях экрана без необходимости беспокоиться о переносе текста на новую строку. При вводе имен полей и предложений в таблицу ячейки можно разделять, объединять, изменять нужным образом границы, ширину строк и столбцов. Так как форма является электронной, вы можете добавить цвета, затенение и графику для придания ей большей выразительности. Кроме того, можно менять ориентацию текста и поворачивать сами текстовые поля.

Панель инструментов Формы предоставляет возможность использования рамок, благодаря которым можно располагать элементы точно в заданном месте. Может потребоваться заключить небольшие таблицы в рамку, чтобы их было легко размещать на странице. Щелкните по кнопке Добавить рамку , растяните прямоугольник размером с вашу таблицу и вставьте таблицу в рамку (для перемещения таблицы нужно воспользоваться маленьким квадратом с крестиком в левом верхнем углу). Изменить размеры рамки можно перетаскиванием маркеров, расположенных по ее границам (указатель мыши при попадании на эти маркеры принимает вид двунаправленной стрелки). для перемещения рамки выделите ее однократным щелчком мыши и перетащите в новое положение.

Поля формы. В разрабатываемую форму необходимо добавить поля или подстановочные символы, чтобы другие пользователи могли применять их при вводе своей информации.

Существует три типа полей, которые можно создать с помощью кнопок на панели Формы:

• Текстовое поле может иметь любую длину и предназначено для ввода текста;

• указывая свои ответы, пользователь может установить или снять Флажок ;

• в Поле со списком пользователь выбирает один из набора возможных ответов.

Для вставки элемента управления установите указатель там, где предполагается поместить элемент формы, и щелкните по одной из трех кнопок, расположенных в левой части панели инструментов :Текстовое поле, Флажок или Поле со списком. При создании формы полезно оставлять включенной кнопку Затенение полей формы . В этом случае лучше видно, где расположены поля.

После создания элемента управления формы надо определить его параметры. Например, если дважды щелкнуть по полю формы, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля. Эти параметры таковы:

• Тип - обычный текст, число, дата, текущая дата, текущее время или вычисления;

• Текст по умолчанию - если существует вариант ответа, который может выбрать большинство пользователей, пусть он задается по умолчанию. Тогда потребуется вводить только специфические ответы;

• Максимальная длина - число символов, ограничивающее длину записи пользователя. Такое ограничение может отсутствовать (вариант Без ограничений);

• Формат текста - определяет выбор оформления: прописные буквы, строчные, первая прописная, первые прописные.

Можно назначить выполнение макрокоманд при активизации поля и выходе из него, установить закладки или вычислить значение при выходе. Чтобы ограничить доступ пользователей к полям, снимите флажок Разрешить изменения;

• Текст справки - если поясняющий текст задан, он отображается в строке состояния, а при нажатии клавиши [F1] пользователю предоставляются более подробные инструкции. Щелкните по кнопке Текст справки. В открывшемся диалоговом окне Текст справки для поля формы на нужной вкладке установите переключатель Текст справки и введите справочный текст, который появится при активизации данного поля.

Для элементов управления типа Флажок задаются следующие параметры:

• Размер флажка: авто (по формату пояснительной надписи) или точно (в абсолютных единицах);

• Состояние по умолчанию - установлен ли флажок при открытии формы.

Поле со списком. Если вы нажмете на кнопку Параметры поля формы откроется окно Параметры поля со списком - это список предлагаемых пунктов.

Введите текст в поле Элемент списка и щелкните кнопке Добавить или просто нажмите клавишу [ENTER).

После создания списка можно использовать кнопки Порядок для упорядочивания элементов для удаления элемента из списка выделите его и щелкните по кнопке Удалить.

Когда форма готова к распространению, лучше отключить затенение полей - для этого щелкните по кнопке Затенение полей . Использование затенения скрывает реальную длину поля, что может вызвать у пользователя неверное представление о размерах текстового поля.

Защита формы и ее применение

Защитить свою работу можно нажатием одной кнопки - Защита формы - на панели инструментов Формы.

Когда пользователи открывают защищенную форму, они могут вводить текст в поля, переключать флажки или выбирать значения из списков. Остальная часть документа недоступна для редактирования.

Но если вы решили, что в форму нужно внести какие-то изменения, то просто отожмите кнопку Защита формы и вносите коррективы.

Для выполнения 1 задания. Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.

Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.

Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис.1 можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.

Рис. 1. Постоянная часть формы заявки на участие в конференции

Вставка полей в форму

Форма состоит из постоянной части и полей.

Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.

• Установите курсор в месте вставки.

• Во вкладке Разработчик Поле (рис.2).

Рис. 2.  Добавление поля

• Поле отобразится как серый прямоугольник (рис.3).

Рис. 3.  Поле в документе

Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. 2) или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры текстового поля (рис. 4) установите требуемые параметры.

Рис. 4.  Настройка параметров текстового поля

В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.

В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будет Москва, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).

В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы, Строчные буквы, Первая прописная, Первые прописные).

Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет 5, то это число можно назначить используемым по умолчанию.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата 0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате 0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.

В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить формат dddd, d MMMM yyyy 'г.', то при вводе даты в кратком формате 1.12.08 она будет отображена как суббота, 1 декабря 2008 г.

Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.

Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.

Тип Вычисление использует поле = (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.

Поля со списками

Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.

• Установите курсор в месте вставки.

• Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Поле со списком (см. рис.2).

• Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.

Для настройки параметров поля со списком нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. рис. 3) или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры поля со списком (рис.5) настройте параметры списка.

Рис. 5.  Настройка параметров поля со списком

Для добавления значения введите его в текстовое поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить. Можно добавить любое число элементов списка. Ошибочно добавленный элемент можно удалить: выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить.

Пользуясь кнопками Порядок можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.

Флажок

Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.

• Установите курсор в месте вставки.

• Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Флажок списком (см. рис.2).

• Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.

Для настройки параметров флажка нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. рис. 3) или дважды щелкните по нему мышью.

В окне Параметры флажка (рис.6) настройте параметры флажка.

Рис. 6.  Настройка параметров флажка

Можно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка независимый от размера шрифта.

Можно настроить состояние по умолчанию: снят или установлен.

Создание текста справки к полям

Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки, который будет отображаться в строке состояния окна Word или выходить при нажатии клавиши F1.

Для любых полей справка создается одинаково.

• В окне установки параметров текстового поля (см рис. 4), поля со списком (см. рис. 5) или флажка (см. рис. 6) нажмите кнопку Текст справки.

• Во вкладке Строка состояния окна Текст справки для поля формы (рис. 7) установите переключатель Текст справки и введите текст справки. Аналогично введите текст во вкладке Клавиша F1.

Рис. 7.  Создание текста справки для поля

В качестве текста справки можно использовать также элементы автотекста.

При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши F1 (рис.8).

Рис. 8.  Отображение справки для поля при заполнении формы

Изменение формата содержимого поля формы

В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести при создании формы.

• Выделите поле формы, которое нужно форматировать.

• Установите требуемое оформление с использованием вкладки Главная или мини-панели инструментов.

Защита формы

Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

• Во вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите команду Ограничить форматирование и редактирование (рис. 9).

Рис. 9.  Защита формы

• В области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выберите параметр Ввод данных в поля форм и нажмите кнопку Да, включить защиту (рис. 10).

Рис. 10. Установка защиты формы

• В окне Включить защиту введите пароль для защиты формы в поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля (рис. 11).

Рис. 11. Ввод пароля при защите формы

Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.

Работа с формой

Заполнение формы

При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown переводят курсор к следующему полю, а Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp - к предыдущему. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишу Tab.

Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши.

Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится. Автозамена работает, автотекст - нет.

При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение (рис. 12).

Рис. 12. Выбор значения в поле со списком

Флажок можно установить (снять) щелчком мыши или клавишей Пробел.

Печать данных, введенных в электронную форму

При печати форм можно ограничиться печатью только данных из полей формы и не выводить на печать постоянную часть формы.

• Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.

• В категории Дополнительно диалогового окна Параметры Word в разделе При печати этого документа (рис. 13) установите соответствующий флажок.

Рис. 13. Настройка печати формы

Напечатаны будут только данные, введенные в форму. Если электронная форма была разработана на основе готового бланка, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, можно вставить бланк в принтер и использовать описанную процедуру для заполнения бланка.

Задание 2. Изучить методические указания и создать электронную анкету опроса респондентов на свободную тему.

Например: