Тема 7 методы корректировки организационных систем. Организационный аудит

В данной теме рассматриваются следующие вопросы: понятие и виды аудита, связь аудита с диагностикой и организационным консультированием.

Аудит в настоящее время получает все большее значение в деятельности организации. Первоначально он получил распространение в области финансов и выступал как финансовый аудит, с которым он чаще всего отождествляется и сейчас. Однако это положение постепенно меняется. Аудит начинает осмысливаться более широко.

Распространенность аудита в деловом мире, в организациях различного типа свидетельствует о большой привлекательности этого метода и отражает эволюцию потребностей организации в лучшем управлении, оптимизации результатов ее деятельности в усложняющемся мире, ставшем «обществом риска».

Аудит помогает организации улучшить информацию о своей деятельности, внешних условиях и факторах успеха. Аудит по мере своего распространения будет касаться весьма широкого круга лиц: руководства организаций, сотрудников, заинтересованных организаций. Мы оказываемся в числе либо аудиторов (в том числе внутренних), либо аудируемых.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита. Наиболее близко раскрывающие суть аудита понятия – это проверка, контроль, регулирование. Следует помнить также, что термин этот означает «слушание».

Аудиты бывают внутренние, внешние (второй или третьей стороной) и совместные. Выделим также типы аудита: финансовый, организационный и операционный. В настоящее время аудит охватывает все стороны деятельности организации. Финансовый аудит охватывает бухгалтерскую отчетность и финансовое состояние. Организационный аудит – это формирование и вынесение объективной оценки деятельности организации, выходящей за рамки финансового аудита. Операционный аудит – это оценка отдельных сторон деятельности организации (например, аудит интеллектуального капитала, человеческих ресурсов, экологический аудит, социальный аудит, аудит системы менеджмента качества, аудит организационной культуры, сертификационный аудит).

В ходе аудита контролируются и оцениваются все стороны деятельности организации: 1) качество предоставляемой информации; 2) эффективность функционирования системы управления; 3) оптимизация ресурсов и соответствие результатов поставленным целям; 4) обоснованность выбора (при наличии альтернатив) и эффективность решений. В ходе аудита как «слушания» проверяемым дается возможность доказать значение своих действий с учетом установленных норм, обязательств и конкретных обстоятельств. Аудит – это интерактивная система, диалог между аудитором и проверяемым, а также побуждение к коммуникации внутри объекта аудита.

Аудит позволяет оценить и улучшить эффективность и безопасность организации, проверить на прочность ее ценности и миссию. Аудит дает возможность выявить причины возникающих в организации проблем, разного рода несоответствий, нарушающих принцип рекурсивности. Например, адекватность политики человеческих ресурсов имеющимся предписаниям и обязательствам, соответствие этой политики глобальным стратегиям и положению организации во внешней среде.

Иначе говоря, аудит предполагает сравнение положения дел в организации с некоторым образцом. В роли такого «образца» могут выступать идеально-типические конструкты (модели совершенства), «образцовая практика», стандарты, в том числе международные, собственные обязательства организации и задаваемые ею самой нормы (когда она стремится превзойти имеющиеся внешние образцы). Аудит соответствия выявляет имеющиеся отклонения от образцов, рекомендует, а иногда и предписывает определенные меры по их устранению. На этом основании возможна организационная диагностика, т. е. обнаружение причин этих отклонений, которые могут вызывать организационные патологии (болезни, как их называл Э. Деминг), и далее организационное консультирование, т. е. совместный поиск возможностей преодоления возникших трудностей и повышения эффективности организации. В крайних случаях таких патологий вводится антикризисное управление.

Аудит, следовательно, тесно связан с такими формами деятельности, как консалтинг (организационное консультирование), обучение, организационное развитие, сертификация. Каждая из них в настоящее время имеет соответствующие институциональные и организационные формы, а также формы МОО. Например, Саратовская фирма ЗАО «УКЦ ИнтерСтандарт» позиционирует себя как организация, занимающаяся консалтингом и сертификацией по ISO 9000:2000. Вопрос о разграничении консалтинга и аудита является спорным и с содержательной, и с формальной стороны. Аудит требует в настоящее время рефлексии его самого как достаточно нового вида деятельности, в том числе формулирование требований, предъявляемых к профессиональной личности аудитора.

Если рассматривать аудит как профессиональную деятельность, то он предполагает наличие высокой квалификации, глубокие и обширные знания творческие способности, безупречные нравственные качества. Необходима углубленная подготовка по технологиям аудита, знания о предметной области, в которой осуществляется аудит, некоторые специальные знания (например, в области информатики), умение осуществлять письменные и устные контакты. Одна из высоких ступеней подготовки аудитора называется не случайно «синьор аудитор».

Деятельность аудитора совершенно несовместима с любым видом рекламы и саморекламы, занятиями бизнесом. Он не имеет морального права получать какие-либо гонорары и вознаграждения, не относящиеся к выполнению его прямых профессиональных задач, и связывать себя обязательствами, которые мешают ему быть независимым. По нравственным принципам профессию аудитора можно поставить на второе место после священника. На Западе профессиональные обязанности и правила поведения аудиторов нашли отражение в специальных кодексах.

Например, Ассоциация независимых экспертов Швеции сформулировала в подобном кодексе несколько правил: 1) проявлять себя достойным доверия, требуемого профессией; 2) выполнять обязанности объективно, независимо от интересов клиента; 3) не заниматься другой деятельностью, которая может подорвать общественное доверие к объективности аудитора (кроме преподавания и консультирования); 4) учитывать законные интересы собственников и государства; 5) не раскрывать третьим лицам информацию, полученную в ходе проверки. Вместе с тем понятно, что успех аудита зависит от достоверности полученной информации, желания и возможностей заказчика.

Одной из важных разновидностей аудита является самооценка. Самооценка – это тщательно проведенная оценка, которая в результате позволяет выработать мнение или заключение относительно результативности и эффективности организации и зрелости системы менеджмента (в том числе и менеджмента качества). Самооценка обычно проводится самим руководителем организации. Ее предназначение заключается в предоставлении основанных на фактах рекомендаций относительно того, куда следует вкладывать ресурсы. Полезным может быть также оценка того, насколько организация продвинулась в сторону поставленных целей и оценка актуальности этих целей.

Самооценка не заменяет ни внутренний аудит, ни механизмы подготовки к участию организации в конкурсах на качество менеджмента (TQM). Полученные в ходе самооценки результаты могут быть использованы для определения зрелости организации.

Различают пять уровней зрелости:

1. Подход не формализован. Отсутствуют доказательства системного подхода, результаты улучшения отсутствуют, они плохие или непредсказуемы.

2. Реагирующий подход. Системный подход, проблемно-ориентированный или основанный на предупреждении, минимум данных о наличии результатов деятельности по улучшению процессов.

3. Стабильный, формализованный системный подход. Системный, основанный на процессах подход, начальная стадия систематических улучшений; имеются данные о соответствии целям и существовании тенденций к улучшению.

4. Особое значение постоянному улучшению. Применяется процесс по улучшению; хорошие результаты и устойчивые тенденции к улучшению.

5. Деятельность на уровне лучших в своем классе. Полностью интегрированный процесс по улучшению; демонстрируются результаты, соответствующие «лучшим» в своем классе, что доказывается результатами бенчмаркинга.

Отметим, все виды аудита, в том числе и операционального, содержат в себе множество специальных правил и технологий, что требует для их проведения специальной подготовки. Организации, желающие пойти по пути постоянной самооценки, а затем и сертификации, должны понимать, что им придется заняться серьезным обучением персонала. Это касается в том числе и, пожалуй, прежде всего руководителей. Знания в области теории организаций являются важной предпосылкой успеха в решении этих задач.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Брукинг Э. Интеллектуальный капитал. СПб., 2001.

2. Деминг Э. Выход из кризиса. Тверь, 1994.

3. Кожухар В.М. Основы теории организации. М., 2004

4. Кроуфорд Ф, Мэтьюс Р.Миф о совершенстве. М.: 2005

5. Пригожин А.И. Методы развития организаций. М., 2003.

6. Рафежо Ж. Оперативный аудит.М., 1996.

7. Стандарт ISO9000:2000.

8. Шагарова Л.Б., Макаров С.А. Экологическое аудирование промышленных производств. М., 1997.